МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 1 червня 2012 року N 499

Про деякі питання проведення внутрішнього аудиту в системі МВС

Відповідно до Закону України "Про центральні органи виконавчої влади" (Закон N 3166-VI), Указу Президента України від 6 квітня 2011 року N 383/2011 "Про затвердження Положення про Міністерство внутрішніх справ України" (Положення N 383/2011), ст. 26 Бюджетного кодексу України, на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року N 1001 "Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади" (Постанова N 1001), з метою забезпечення функціонування структурних підрозділів внутрішнього аудиту органів внутрішніх справ та визначення єдиних підходів до організації і проведення внутрішнього аудиту в системі МВС України наказую:

1. Затвердити Тимчасовий порядок проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства внутрішніх справ, що додається.

2. Начальникам головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на транспорті, Департаменту Державної служби охорони при МВС України, Головного управління внутрішніх військ:

2.1. Забезпечити організаційну незалежність та безпосереднє керівництво підрозділами внутрішнього аудиту.

2.2. Забезпечити розгляд на засіданнях колегій не рідше одного разу на півріччя результатів роботи внутрішнього аудиту та стан урахування об'єктами аудиту наданих пропозицій і усунення виявлених порушень та недоліків.

2.3. Забезпечити добір і підготовку кваліфікованих кадрів для підрозділів внутрішнього аудиту та систематичне підвищення їх кваліфікації, уживати заходів для забезпечення оптимальної чисельності підрозділів внутрішнього аудиту.

2.4. Обмежити використання працівників підрозділів внутрішнього аудиту для виконання завдань, не пов'язаних зі здійсненням ними внутрішнього аудиту.

2.5. Забезпечувати належне ведення та подання до Департаменту внутрішнього аудиту МВС, територіальних органів Державної фінансової інспекції України звітності за результатами діяльності підрозділів внутрішнього аудиту.

3. Керівникам структурних підрозділів Міністерства внутрішніх справ, начальникам головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на транспорті, Департаменту Державної служби охорони при МВС України, Головного управління внутрішніх військ, ректорам вищих навчальних закладів МВС, начальникам медичних установ МВС та керівникам державних установ і підприємств, що входять до сфери управління Міністерства внутрішніх справ:

3.1. Своєчасно розглядати рекомендації та вимоги за результатами проведеного внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу, уживати необхідних заходів за встановленими фактами зловживань, розкрадань, безгосподарності та інших порушень фінансової дисципліни.

3.2. Створювати належні умови для проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу і не допускати обставин, які перешкоджають проведенню працівниками підрозділу внутрішнього аудиту їх обов'язків, втручання в їх діяльність.

4. Керівникам структурних підрозділів ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, Департаменту Державної служби охорони при МВС України, Головного управління внутрішніх військ погоджувати з підрозділами внутрішнього аудиту проекти розпорядчих документів про використання бюджетних коштів, інших фінансових ресурсів та державного майна.

5. Розділ 7 "Порядок здійснення наступного фінансового контролю в Міністерстві внутрішніх справ України" Положення про Порядок здійснення внутрішнього фінансового контролю в Міністерстві внутрішніх справ України, затвердженого наказом МВС України від 10.06.2008 N 267 "Про організацію внутрішнього фінансового контролю", виключити.

6. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Лекаря С. І.

7. Наказ надіслати за належністю.

 

Міністр
генерал внутрішньої служби України

В. Ю. Захарченко


 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ МВС
01.06.2012 N 499


Тимчасовий порядок
проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства внутрішніх справ України

I. Загальні положення

1.1. Цей Тимчасовий порядок (далі - Порядок) розроблено на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року N 1001 "Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади" (Постанова N 1001) та відповідно до Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04.10.2011 N 1247 (Наказ N 1247).

1.2. Порядок визначає механізм проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства внутрішніх справ України (далі - МВС).

Внутрішнім аудитом є діяльність підрозділу внутрішнього аудиту в бюджетній установі, спрямована на вдосконалення системи управління, запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності бюджетної установи та підвідомчих їй бюджетних установ, поліпшення внутрішнього контролю.

1.3. Внутрішній аудит у системі МВС здійснюється відповідними підрозділами внутрішнього аудиту.

Головним підрозділом з проведення внутрішнього аудиту в системі МВС є Департамент внутрішнього аудиту МВС України (далі - Департамент або ДВА).

На місцях внутрішній аудит у системі МВС здійснюють підрозділи внутрішнього аудиту Головного управління внутрішніх військ МВС, Департаменту Державної служби охорони при МВС, головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на транспорті, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС.

1.4. Терміни, що їх ужито в цьому Порядку, мають такі значення:

внутрішній контроль - комплекс заходів, що застосовуються керівником для забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності бюджетної установи та її підвідомчих установ;

об'єкт аудиту, підконтрольний об'єкт - бюджетна установа та підвідомчі їй бюджетні установи, суб'єкти господарювання, уключаючи їх структурні та відокремлені підрозділи, які не є юридичними особами, щодо яких підрозділ внутрішнього аудиту має повноваження та підстави для проведення внутрішнього аудиту, контрольних заходів;

контрольний захід - це сукупність способів і методичних прийомів внутрішнього аудиту та фінансового контролю (у вигляді перевірок, розслідувань), які застосовуються підрозділами внутрішнього аудиту;

аудиторський звіт - службовий документ, який складається керівником групи або службовими особами підрозділу внутрішнього аудиту у встановленому порядку, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю об'єкта аудиту, аудиторський висновок за окремий бюджетний період;

перевірка - виїзний інспекційний контрольний захід з обстеження і вивчення питань фінансово-господарської діяльності підконтрольного об'єкта, результати якого оформлюються актом або довідкою;

розслідування - процес, який уключає збір і аналіз інформації про фінансове правопорушення, установлення причин його виникнення, підготовку висновків із зазначенням причин та винних осіб і розроблення рекомендацій щодо запобіганню їх у майбутньому;

зустрічна звірка - метод документального підтвердження в суб'єктів господарювання, які мали правові відносини з об'єктом аудиту, виду, обсягу і якості операцій та розрахунків, що здійснювалися між ними, для з'ясування їх реальності та повноти відображення в обліку об'єкта;

позаплановий контрольний захід - внутрішній аудит або інший контрольний захід, що не включений до відповідних планів з внутрішнього аудиту і здійснюються за дорученнями ініціаторів цих заходів;

керівник органу - міністр, керівник територіального органу міністерства, іншого органу управління, підпорядкованого центральному органу виконавчої влади, урядовому чи територіальному органу, територіального органу такого органу управління;

аудиторська група - службові особи підрозділу внутрішнього аудиту, працівник або група у складі двох і більше працівників, що наділені відповідними повноваженнями і в межах компетенції служби проводять внутрішній аудит, контрольні заходи об'єкта аудиту;

керівник аудиторської групи - службова особа підрозділу внутрішнього аудиту, визначена відповідальною за здійснення проведення внутрішнього аудиту, контрольного заходу;

правоохоронні органи - органи прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки, Військової служби правопорядку в Збройних Силах України, митні органи, органи охорони державного кордону, органи державної податкової служби, інші органи, які здійснюють правозастосовні або правоохоронні функції.

II. Напрямки проведення внутрішнього аудиту

2.1. Сфера застосування внутрішнього аудиту охоплює такі напрями діяльності:

оцінка діяльності об'єкта аудиту щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань об'єктом аудиту (аудит ефективності);

оцінка діяльності об'єкта аудиту щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку (фінансовий аудит);

оцінка діяльності об'єкта аудиту щодо дотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном (аудит відповідності).

2.2. У разі негативного висновку за результатами фінансового аудиту чи аудиту відповідності за рішенням керівника органу може бути призначено проведення аудиту ефективності.

III. Планування діяльності з внутрішнього аудиту

3.1. Планування діяльності з внутрішнього аудиту - це процес, що здійснюється підрозділом внутрішнього аудиту та включає комплекс дій, спрямованих на формування, погодження і затвердження піврічних планів проведення внутрішнього аудиту.

3.2. Піврічні плани проведення внутрішнього аудиту формуються на підставі оцінки ризиків у діяльності об'єкта аудиту та визначають теми внутрішніх аудитів.

3.3. При плануванні проведення внутрішнього аудиту працівником підрозділу внутрішнього аудиту береться до уваги система управління ризиками, що застосовується в установі.

У разі відсутності в установі системи управління ризиками працівником підрозділу внутрішнього аудиту застосовується власне судження про ризики в діяльності об'єкта аудиту після консультацій, проведених з керівництвом органу та посадовими особами об'єкта аудиту, які безпосередньо відповідають за функції, процеси, що охоплюються внутрішнім аудитом (далі - відповідальні за діяльність).

3.4. Оцінка ризиків передбачає визначення ймовірності настання подій та розміру їх наслідків, які негативно впливатимуть на:

виконання завдань і досягнення цілей установою, визначених у стратегічних та річних планах об'єкта аудиту;

ефективність планування, виконання та результату виконання бюджетних програм;

якість надання адміністративних послуг та здійснення контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених для об'єкта аудиту актами законодавства;

стан збереження активів та інформації;

стан управління державним майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності.

3.5. Періодичність та інші критерії відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів визначаються підрозділом внутрішнього аудиту та затверджуються керівником органу. Внутрішній фінансовий аудит та аудит відповідності об'єктів аудиту проводяться, як правило, з періодичністю не рідше 1 разу на 3 роки.

3.6. Піврічний план діяльності з внутрішнього аудиту повинен містити:

напрям внутрішнього аудиту;

тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта аудиту, в якому проводиться внутрішній аудит, та період діяльності, за який він проводиться (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

період проведення (півріччя, у якому планується початок та завершення) внутрішнього аудиту;

3.7. До плану не включаються внутрішні аудити за тією самою темою (з тих самих питань), за якою було проведено внутрішній аудит підрозділом внутрішнього аудиту або виїзний контрольний захід Держфінінспекцією, її територіальними органами чи іншими контролюючими органами, та з моменту проведення яких пройшло менше ніж один календарний рік.

3.8. Під час розроблення бюджетних запитів, проектів кошторисів, фінансових планів і штатних розписів керівник підрозділу внутрішнього аудиту готує та подає керівнику органу пропозиції з обґрунтованими розрахунками потреби в ресурсах для забезпечення виконання підрозділом внутрішнього аудиту планів роботи.

Для ефективного використання трудових ресурсів керівник підрозділу внутрішнього аудиту визначає необхідні обсяги часу на проведення всіх внутрішніх аудитів та завантаженість працівників підрозділу внутрішнього аудиту для проведення внутрішніх аудитів, які затверджуються керівником органу.

3.9. Після погодження піврічного плану діяльності з внутрішнього аудиту з Держфінінспекцією, її територіальними органами керівник підрозділу внутрішнього аудиту подає його на розгляд і затвердження керівнику органу з інформацією про ресурси, необхідні для їх виконання, у тому числі повідомляє про істотні зміни в планах, які мали місце впродовж звітного періоду.

У разі обмеження підрозділу внутрішнього аудиту в ресурсах керівник підрозділу внутрішнього аудиту письмово інформує про це керівника органу із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.

3.10. Затвердження керівником органу піврічних планів з внутрішнього аудиту здійснюється, як правило, не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку наступного півріччя.

Зміни до піврічних планів вносяться в порядку їх затвердження не пізніше ніж за 15 календарних днів до завершення року чи півріччя відповідно.

3.11. Піврічні плани складаються з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових контрольних заходів, який розраховується залежно від специфіки діяльності об'єкта аудиту, але не більше 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.

3.12. Дія цього Порядку не поширюється на повторні внутрішні аудити, що проводяться органом для перевірки фактів, викладених у скарзі на дії працівників підрозділу внутрішнього аудиту, що надійшла до органу, а також для перевірки ефективності впровадження аудиторських рекомендацій.

3.13. Керівник органу для своєчасного реагування на проблеми, що виникають під час виконання покладених законодавством на такий орган завдань, може прийняти рішення про проведення позапланового внутрішнього аудиту, контрольного заходу. Рішення про проведення планового та позапланового внутрішнього аудиту, контрольних заходів оформляється розпорядчим актом.

3.14. Законні звернення органів державної влади (у тому числі правоохоронних органів), в яких не вказується термін проведення внутрішнього аудиту (контрольного заходу), уключаються до планів діяльності з внутрішнього аудиту на наступне півріччя.

3.15. До планів роботи підрозділів внутрішнього аудиту не включаються проведення перевірок та розслідувань, здійснення яких можливе лише за рішенням керівника органу в позаплановому порядку.

IV. Ведення бази даних

4.1. Підрозділом внутрішнього аудиту органу складається та ведеться база, яка містить дані щодо об'єктів внутрішнього аудиту.

4.2. База даних повинна містити таку інформацію:

найменування об'єкта аудиту, в якому проводився внутрішній аудит;

код за ЄДРПОУ;

місцезнаходження об'єкта аудиту;

дату попереднього внутрішнього аудиту;

відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту;

іншу інформацію, необхідну для оцінки ризиків об'єктів внутрішнього аудиту.

4.3. Департамент внутрішнього аудиту МВС забезпечує формування зведеної бази даних об'єктів внутрішнього аудиту, що включає базу даних підрозділу внутрішнього аудиту, утвореного в апараті МВС, та бази даних підрозділів внутрішнього аудиту, утворених у територіальних органах, бюджетних установах, які належать до сфери управління МВС.

4.4. Зведена база даних передбачає наявність даних про всі об'єкти внутрішнього аудиту, закріплені за підрозділами внутрішнього аудиту, утвореними в системі МВС.

V. Організація внутрішніх аудитів, інших контрольних заходів

5.1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту.

5.2. Цілі внутрішнього аудиту, контрольного заходу формуються працівником підрозділу внутрішнього аудиту та визначають його очікувані результати.

5.3. Організація внутрішнього аудиту, контрольного заходу передбачає розподіл трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.

5.4. Керівник підрозділу внутрішнього аудиту визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру й ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням у термінах і трудових ресурсах. Внутрішній аудит, інший контрольний захід, як правило, здійснюється не менше ніж двома працівниками підрозділу.

5.5. Для досягнення цілей та забезпечення належної якості внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу призначається керівник аудиторської групи. Якщо внутрішній аудит, інший контрольний захід проводиться одним працівником підрозділу, він вважається керівником аудиторської групи.

Керівник аудиторської групи:

розподіляє завдання і обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби корегує їх;

контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу;

уживає в межах повноважень заходів для забезпечення об'єктивності і незалежності членів аудиторської групи;

інформує керівника підрозділу внутрішнього аудиту про фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність членів аудиторської групи;

оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту цілі, обсягу, термінам і розподілу трудових ресурсів та за потреби вживає необхідних заходів;

інформує керівника підрозділу внутрішнього аудиту про необхідність участі у внутрішньому аудиті, іншому контрольному заході залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз'яснень та іншої допомоги, уключаючи технічну;

розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту.

Працівники підрозділу внутрішнього аудиту забезпечують об'єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи - загальну якість результатів роботи аудиторської групи.

5.6. При плануванні внутрішнього аудиту працівники підрозділу внутрішнього аудиту вивчають питання, пов'язані з об'єктом внутрішнього аудиту:

завдання і цілі об'єкту аудита, визначені в стратегічних та річних планах;

бюджетні програми;

адміністративні послуги;

використання установою інформаційних технологій (ІТ);

середовище контролю, а саме визначення заходів, що вживаються керівництвом органу для створення і надійного функціонування внутрішнього контролю (накази, розпорядження, посадові інструкції, правила чи регламенти тощо), визначення ступеня додержання правил, установлених керівництвом органу (чи виконуються фактично накази, розпорядження, посадові інструкції, правила чи регламенти тощо), для попередження, виявлення та виправлення помилок, попередження та виявлення фактів обману (крадіжок, приписок, шахрайства тощо) та досягнення установою визначеної мети;

інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності об'єкта аудиту.

5.7. Детальне вивчення об'єкта аудиту здійснюється шляхом запитів та аналізу отриманої інформації щодо:

нормативно-правових актів, документів, які регламентують діяльність об'єкта аудиту;

організаційної структури та системи управління установою;

паспортів бюджетних програм;

системи бухгалтерського обліку, фінансової і бюджетної звітності за суттєвістю;

матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стан усунення виявлених порушень за їх результатами;

звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об'єкта аудиту;

інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту систем чи напрямків діяльності, інформації, у тому числі одержаної під час консультацій з керівництвом органу та її персоналом.

5.8. За результатами планування внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу складається його програма.

Програма внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу визначає:

напрям внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

цілі внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

підставу для проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

об'єкт внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

період, що охоплюється внутрішнім аудитом, іншим контрольним заходом;

термін проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (часові, географічні та інші);

ризикові сфери діяльності, операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю об'єкта аудиту тощо;

обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним фактором ризику;

послідовність і терміни виконання робіт;

склад аудиторської групи;

планові трудові витрати.

Програма складається в письмовому вигляді, підписується керівником підрозділу внутрішнього аудиту та затверджується керівником органу до початку її виконання.

5.9. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу здійснюється в порядку її затвердження.

5.10. Внутрішні аудити, контрольні заходи проводяться за розпорядчим документом керівника органу, який складається на паперових носіях та містить такі обов'язкові реквізити:

найменування органу;

назву виду розпорядчого документа;

дату і номер;

посаду, прізвище, ім'я і по батькові керівника аудиторської групи, працівників (працівника) підрозділу внутрішнього аудиту або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

підставу для проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу (пункт плану, доручення керівництва тощо);

напрям внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

тему внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

найменування та місцезнаходження об'єкту аудиту, в якій планується проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу та період діяльності, який ним охоплюється (крім аудиту ефективності);

дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

посаду, прізвище, ім'я і по батькові керівника органу та його підпис.

5.11. Строк проведення аудиту ефективності становить до 45 робочих днів, а строки проведення фінансового аудиту, аудиту відповідності та контрольних заходів (перевірок, розслідувань) - до 30 робочих днів. Ці строки можуть бути продовжені на термін до 15 робочих днів на підставі розпорядчого документа.

Строки проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу не включають строки, пов'язані з його організацією.

5.12. Залучення експерта іншого підрозділу органу внутрішніх справ або іншого органу влади до проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу здійснюється за письмовим погодженням з керівником підрозділу або органу, в якому працює цей експерт.

VI. Проведення внутрішнього аудиту

6.1. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками підрозділу внутрішнього аудиту із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.

6.2. Працівники підрозділу внутрішнього аудиту самостійно визначають методи, методичні прийоми та процедури, які застосовуються під час внутрішнього аудиту, залежно від його об'єкта та відповідно до вимог внутрішніх документів з питань проведення внутрішнього аудиту.

6.3. Під аудиторським доказом розуміється зібрана та задокументована надійна та компетентна інформація, яку використовує працівник підрозділу внутрішнього аудиту з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту.

6.4. Джерелами аудиторських доказів є:

дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про операції, системи та процеси;

облікові регістри;

фінансова, бюджетна, статистична, податкова та інші види звітності;

звіти про виконання паспортів бюджетних програм;

інвентаризаційні матеріали (описи, порівняльні відомості);

розрахунки, декларації, кошториси, калькуляції, договори, контракти, накази, розпорядження;

матеріали контрольних заходів;

дані, отримані за результатами експертних перевірок, лабораторних аналізів, контрольних замірів, проведених за участю працівників підрозділу внутрішнього аудиту;

інші документи та матеріали, необхідні для проведення внутрішнього аудиту.

6.5. Достовірність офіційної документації та інформації, наданої працівникам підрозділу внутрішнього аудиту для внутрішнього аудиту, забезпечується посадовими особами об'єкта аудиту, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.

6.6. З метою документального підтвердження виду, обсягу операцій та розрахунків з об'єктом аудиту, з'ясування їх реальності та повноти відображення в обліку, підрозділами внутрішнього аудиту можуть проводитися зустрічні звірки в суб'єктів господарювання, що мали безпосереднє або опосередковане відношення до господарських операцій, проведених об'єктом аудиту.

За результатами зустрічної звірки складається у двох примірниках довідка, один примірник якої видається суб'єкту господарювання, у тому ж порядку, що і аудиторський звіт. Другий примірник довідки зберігається разом з робочими документами внутрішнього аудиту.

VII. Проведення перевірок та розслідувань

7.1. Контрольні заходи (перевірка, розслідування) проводяться безпосередньо на об'єкті аудиту за його юридичною чи фактичною адресою, або в місці, визначеному ініціатором виїзного контрольного заходу.

7.2. Контрольний захід (перевірка) проводиться щодо дотримання об'єктом контролю вимог законів та інших нормативно-правових актів та шляхом:

а) документальної перевірки, що передбачає контроль за дотриманням установчих, фінансових, бухгалтерських (первинних і зведених) документів, статистичної та фінансової звітності, господарських договорів, розпорядчих та інших документів об'єкта контролю, пов'язаних з плануванням і провадженням фінансово-господарської діяльності, веденням бухгалтерського обліку, складенням фінансової звітності (далі - документи об'єкта контролю). У разі ведення бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів зберігання і оброблення інформації на вимогу службової особи підрозділу внутрішнього аудиту керівник підконтрольного об'єкта повинен забезпечити оформлення відповідних документів на паперовому носії. Надання документів об'єкта контролю службовим особам забезпечується керівником об'єкта чи його заступником;

б) фактичної перевірки, що передбачає контроль за наявністю грошових сум, цінних паперів, бланків суворої звітності, оборотних і необоротних активів, інших матеріальних і нематеріальних цінностей шляхом проведення інвентаризації, обстеження та контрольного обміру виконаних робіт, правильністю застосування норм витрат сировини і матеріалів та інших аналогічних дій за участю відповідних спеціалістів. Службові особи підрозділу внутрішнього аудиту мають право вимагати від керівників об'єкта контролю організацію та проведення фактичної перевірки в їх присутності та за участю матеріально-відповідальних осіб, а в разі перевірки обсягу виконаних робіт - також представників суб'єкта господарювання - виконавців робіт.

7.3. За результатами перевірки складається: у разі виявлення порушень - акт, за відсутності порушень - довідка.

7.4. Розслідування проводиться за встановленими фактами порушень законодавства з метою додаткового з'ясування причин і умов учинення порушень законодавства та їх наслідків. При розслідуваннях проводяться співбесіди, беруться письмові пояснення в осіб, які володіють інформацією, що стосується розслідування, а також застосовуються документальні, аналітично-розрахункові та фактичні методи контролю. У ході розслідування службові особи підрозділу внутрішнього аудиту не здійснюють оперативно-розшукову діяльність та не виконують інших функцій, віднесених до повноважень правоохоронних органів, якщо інше не встановлено законодавством.

Службові розслідування за фактами правопорушень з питань використання бюджетних коштів та державного майна проводяться відповідно до законодавства, їх результати оформлюються висновком.

7.5. Під час перевірки та розслідування досліджуються оригінали або належним чином оформлені копії первинних бухгалтерських документів, даних обліку і звітності, документів розпорядчого характеру та інших документів, які стосуються фінансово-господарської і адміністративної діяльності об'єкта контролю, а також електронні документи, складені відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис".

Відповідальність за достовірність інформації та документації, наданої посадовим особам підрозділу для дослідження під час проведення контрольного заходу, несуть посадові особи підконтрольного об'єкта, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.

7.6. Для дослідження питань, передбачених програмою перевірки та розслідування, службові особи підрозділу внутрішнього аудиту, за наявності відповідного допуску до державної таємниці, мають право отримувати на підконтрольному об'єкті перелік відомостей, що становлять державну таємницю.

7.7. У ході перевірки або розслідування службові особи підрозділу внутрішнього аудиту повинні:

зібрати, проаналізувати, оцінити та документально оформити інформацію (докази) в обсягах, що забезпечують досягнення мети контрольного заходу;

застосовувати такі методи контролю, які мають забезпечити дотримання встановлених термінів проведення контрольного заходу, розкриття його теми (виконання програми) та належну якість (економність, ефективність, результативність), відповідність законодавству, повноту і достовірність офіційної документації.

7.8. При виявленні фактів порушень вимог законів, нормативно-правових актів, незаконного і нецільового витрачання коштів та інших порушень фінансової дисципліни або зловживань службові особи підрозділу внутрішнього аудиту повинні отримати письмові пояснення від службових та інших причетних до цього осіб, стисло навести суть у документі, складеному за результатами контрольного заходу, а також установити розмір шкоди і заподіяних збитків, причини і обставини їх виникнення, осіб з вини яких вони допущені. Розмір збитків визначається згідно із законодавством.

У разі відмови службових та інших осіб, причетних до виявлених порушень, від надання письмових пояснень службовими особами підрозділу внутрішнього аудиту цей факт фіксується в документі, складеному за результатами контрольного заходу.

7.9. З метою документального підтвердження виду, обсягу операцій та розрахунків з підконтрольним об'єктом, з'ясування їх реальності та повноти відображення в обліку підрозділами внутрішнього аудиту можуть проводитися зустрічні звірки в суб'єктів господарювання, що мали безпосереднє або опосередковане відношення до господарських операцій, проведених підконтрольним об'єктом.

VIII. Документування ходу та результатів внутрішнього аудиту

8.1. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів - робочих та офіційних.

8.2. Робочі документи - це записи (форми, таблиці), за допомогою яких працівник підрозділу внутрішнього аудиту фіксує проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час його проведення.

До робочої документації вноситься інформація, яка підтверджує висновки, викладені в аудиторському звіті.

8.3. При оформленні робочих документів слід дотримуватися таких вимог:

на першій сторінці кожного робочого документа вказуються ціль, об'єкт аудиту, період та дата проведення внутрішнього аудиту;

кожному робочому документу дається назва, наприклад: "Аудит основних засобів", "Аудит порядку і проведення інвентаризації";

для прискорення пошуку кожному документові присвоюється код (шифр) та посилання на пункт програми внутрішнього аудиту;

на кожному документі проставляється прізвище та ініціали працівника підрозділу внутрішнього аудиту, який його підготував.

8.4. Робочі документи включають:

інформацію про організаційну структуру установи;

необхідні витяги або копії документів;

галузеву інформацію та нормативну документацію, яка регулює діяльність установи;

документацію про вивчення та оцінку систем бухгалтерського обліку;

документацію про оцінку системи внутрішнього контролю установи;

аналіз важливих показників та тенденцій у діяльності установи за період, який досліджувався;

документацію, яка відображає час проведення аудиторських процедур та отриманий результат за кожною з них;

список працівників підрозділу внутрішнього аудиту, які виконували аудиторські процедури, та час їх роботи;

висновки, зроблені працівником підрозділу внутрішнього аудиту, щодо різних аспектів аудиту.

8.5. Після закінчення внутрішнього аудиту робочі документи підлягають обов'язковому збереженню у справах підрозділу внутрішнього аудиту згідно з п. 12.2 зазначеного Порядку.

8.6. Офіційним документом є аудиторський звіт - документ, складений за результатами внутрішнього аудиту, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо вдосконалення діяльності установи залежно від характеру виявлених проблем.

8.7. Аудиторський звіт складається з вступної, аналітичної та підсумкової частин.

8.8. У вступній частині зазначаються такі дані:

напрям внутрішнього аудиту, плановий чи позаплановий внутрішній аудит;

цілі внутрішнього аудиту;

підстава для проведення внутрішнього аудиту із зазначенням реквізитів розпорядчого документа;

посади, прізвища, імена і по батькові членів аудиторської групи та дати їх участі в проведенні внутрішнього аудиту (або посада, прізвище, ім'я і по батькові керівника аудиторської групи з посиланням на додаток - список членів аудиторської групи з відповідною інформацією);

резюме (стислий виклад основних висновків та рекомендацій);

опис об'єкта внутрішнього аудиту;

дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;

період, за який проводиться внутрішній аудит.

8.9. В аналітичній частині зазначаються результати внутрішнього аудиту в розрізі кожного програмного питання із зазначенням використаних працівником підрозділу внутрішнього аудиту методів, прийомів та процедур.

8.10. Підсумкова частина включає аудиторський висновок.

Аудиторський висновок містить обґрунтовані підсумки за результатами внутрішнього аудиту відповідно до його теми та цілей.

8.11. Перед складанням аудиторського висновку остаточно оцінюється аргументованість тверджень і доказів.

8.12. Аудиторський висновок може бути:

безумовно позитивним;

умовно-позитивним;

негативним.

8.13. Безумовно позитивний висновок складається, якщо виконано такі умови:

отримано необхідну інформацію та пояснення і вони є достатньою базою для відображення реального стану справ в установі;

підтверджено ефективність функціонування системи внутрішнього контролю та/або залежно від теми, цілей та об'єкта внутрішнього аудиту підтверджено:

виконання завдань і досягнення цілей установи, визначених у стратегічних та річних планах;

ефективність виконання бюджетних програм;

достатню якість надання адміністративних послуг та належну якість виконання контрольно-наглядових функцій, інших завдань, визначених для установи актами законодавства України;

належний стан збереження активів та інформації;

належний стан управління державним майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності з урахуванням суттєвості отриманої інформації (даних).

8.14. У позитивних висновках використовуються такі стверджувальні вислови, як "відповідає вимогам", "дає достовірне і дійсне уявлення", "достовірно відображає", "відображає реальний стан..." тощо.

8.15. Умовно-позитивний висновок надається в разі, коли виконані наведені вище умови, проте у зв'язку з неможливістю дослідження окремих фактів працівник підрозділу внутрішнього аудиту не може висловити свою думку щодо вказаних моментів. Водночас такі факти (події) мають обмежений вплив на стан справ у цілому і не впливають на діяльність установи в цілому.

Складання умовно-позитивного висновку є наслідком встановлення працівником підрозділу внутрішнього аудиту окремих (поодиноких) фактів, які не дають достатньої впевненості працівнику підрозділу внутрішнього аудиту для складання безумовно-позитивного висновку.

8.16. Негативний висновок складається у випадках, коли під час внутрішнього аудиту встановлені суттєві порушення. При цьому висновок має чітко відображати зміст цих порушень і в ньому наводяться підтвердження, якими керувався працівник підрозділу внутрішнього аудиту під час підготовки негативного висновку.

8.17. Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні містити конструктивні пропозиції про удосконалення тих аспектів діяльності установи, щодо яких проводився внутрішній аудит.

Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні бути спрямованими на усунення всіх установлених недоліків, порушень, відхилень та мати на меті вдосконалення діяльності установи.

Рекомендації мають бути адекватними, чітко формулюватися та мати відповідний алгоритм їх застосування.

Рекомендації підписуються керівником аудиторської групи та її членами.

Рекомендації подаються разом з аудиторським звітом.

8.18. Аудиторський звіт складається в одному примірнику, підписується керівником аудиторської групи та її членами.

Проект аудиторського звіту з рекомендаціями передається керівником аудиторської групи для ознайомлення відповідальним за діяльність у спільно узгоджені строки.

Після ознайомлення проект аудиторського звіту та рекомендації обговорюються аудиторською групою та відповідальними за діяльність у спільно визначену ними дату.

8.19. На аркуші аудиторського звіту під підписами аудиторської групи навпроти слова "ознайомлений" відповідальним за діяльність ставиться підпис, що засвідчує його ознайомлення із аудиторським звітом, із зазначенням посади, прізвища та ініціалів.

У разі відмови відповідального за діяльність від поставлення підпису навпроти слова "ознайомлений" робиться про це запис.

8.20. У разі якщо за результатами обговорення відповідальний за діяльність не погоджується з висновками аудиторського звіту та рекомендаціями, протягом 5 робочих днів він надає керівнику аудиторської групи обґрунтовані коментарі за своїм підписом.

8.21. Керівник аудиторської групи розглядає такі коментарі, готує письмовий висновок щодо їх обґрунтованості та подає їх на затвердження керівнику підрозділу внутрішнього аудиту.

8.22. За результатами розгляду аудиторського звіту та рекомендацій, а також відповідального за діяльність, керівником підрозділу внутрішнього аудиту приймається рішення про проведення додаткового внутрішнього аудиту або прийняття аудиторських рекомендацій.

8.23. Якщо в аудиторському звіті міститься істотна помилка або недолік, керівник підрозділу внутрішнього аудиту повинен довести виправлену інформацію до відома всіх осіб, які його одержали.

IX. Оформлення результатів перевірок та розслідувань

9.1. Службові особи підрозділу внутрішнього аудиту повинні документально оформляти інформацію, необхідну для обґрунтування висновків і результатів перевірки, розслідування та зустрічної звірки.

9.2. Документація, пов'язана з виконанням перевірок і розслідувань, поділяється на робочу (неофіційну), офіційну та супровідну.

Робочою (неофіційна) документацією є допоміжні записи, в яких службова особа підрозділу (залучений фахівець) фіксує отриману під час контрольного заходу інформацію. Після завершення контрольного заходу неофіційна документація знищується службовою особою підрозділу (залученим

фахівцем), яка її склала, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання.

Офіційна документація - документація, що складається за результатами кожного контрольного заходу і зустрічних звірок.

Невід'ємною складовою офіційної документації є супровідна документація (додатки) - засвідчені належним чином копії документів або витяги з них, зведені реєстри, розрахунки, письмові пояснення, довідки та інші дані, що підтверджують інформацію і висновки, зафіксовані в офіційній документації, листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, іншими юридичними і фізичними особами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу; інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу. Текст офіційного документа повинен містити посилання на додатки.

9.3. Результати перевірок, розслідувань, зустрічних звірок та, якщо це встановлено розпорядчими документами, результати виконання окремих питань програми оформляються офіційною документацією (проміжною офіційною документацією в разі проведення спільного контрольного заходу).

9.4. Офіційна документація повинна містити такі обов'язкові реквізити: назва органу; назва документа (для перевірки, розслідування - акт, довідка, висновок; для зустрічної звірки - довідка зустрічної звірки); дата, номер і місце його складання; підписи. Додатки до офіційної документації нумеруються, про що зазначається в тексті такої документації.

9.5. Офіційна документація має складатися на паперових носіях та мати таку структуру:

- вступну частину, в якій повністю зазначаються такі дані: мета і підстава для проведення контрольного заходу чи зустрічної звірки із зазначенням реквізитів офіційного розпорядчого документа; посади, прізвища, ім'я і по батькові членів групи та дати їх фактичної участі в проведенні контрольного заходу чи зустрічної звірки (або посада, прізвище, ім'я і по батькові керівника групи з посиланням на додаток - список членів групи з відповідною інформацією); тема контрольного заходу/зустрічної звірки; назва підконтрольного суб'єкта, його юридична та фактична адреси, загальні відомості про нього; дати початку і закінчення контрольного заходу/зустрічної звірки; період діяльності підконтрольного суб'єкта, який охоплено контрольним заходом/зустрічною звіркою; посади, прізвища, ім'я і по батькові керівників, головних бухгалтерів, інших посадових осіб, які відповідали за діяльність підконтрольного суб'єкта чи суб'єкта зустрічної звірки в період, який охоплено контролем/звіркою;

- констатуючу частину, в якій викладаються результати контрольного заходу або зустрічної звірки в розрізі кожного питання програми із зазначенням перевірених господарських і фінансових операцій, документів та способу (вибірковим, суцільним), а також висновок про наявність або відсутність порушень законодавства. Констатуюча частина може бути розділена на тематичні розділи (питання програми);

- підписи.

9.6. Невід'ємною частиною офіційної документації є вимоги про усунення підконтрольним об'єктом виявлених контрольним заходом (перевіркою) порушень, які підписуються керівником органу та є обов'язковими до виконання підконтрольним об'єктом.

9.7. Унесення до офіційної документації даних, отриманих з матеріалів інших контрольних заходів, здійснюється з обов'язковим посиланням на джерело інформації.

9.8. При фіксуванні факту порушення обов'язково зазначається:

- назва та реквізити акта законодавства, норми якого порушено, із зазначенням конкретного пункту, статті, розділу;

- назви та реквізити документів підконтрольного суб'єкта, що підтверджують порушення законодавства, з посиланням на відповідний додаток до офіційної документації або з інформацією про ненадання завірених копій таких документів;

- винні в порушенні законодавства особи (прізвище, ім'я, по батькові, посада), які відповідно до законодавства чи розпорядчих документів були відповідальними за здійснення операцій, проведених з порушенням законодавства;

- конкретна дата чи період, в якому допущено порушення законодавства;

- сума операцій (якщо операція має сумовий вираз), проведених з порушенням законодавства, у розрізі років; розмір збитків, у разі встановленого законодавством порядку їх розрахунку, із зазначенням суб'єкта, якому їх завдано (об'єкт контролю, відповідний бюджет, фізична особа тощо);

- короткий зміст пояснень посадових осіб стосовно допущених порушень законодавства (з посиланням на конкретний додаток) та їх оцінку або інформація про ненадання відповідних пояснень;

- відображення здійснених з порушенням законодавства фінансово-господарських операцій у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності об'єкта контролю;

- інформація про вжиті підконтрольним суб'єктом заходи з усунення виявлених порушень.

9.9. При документуванні встановленого порушення обов'язково в хронологічному порядку поетапно відображаються всі обставини його вчинення: від здійснення правочину (прийняття управлінського рішення, укладання договорів тощо) до проведення конкретної господарської операції та її наслідків.

9.10. Офіційна документація повинна бути об'єктивною і обґрунтованою, чіткою, вичерпною, системною та доступною.

Не допускається включення до офіційної та супровідної документації інформації, яка не стосується діяльності підконтрольного об'єкта, або інформації, одержаної не за результатами контрольних заходів, у тому числі з матеріалів правоохоронних органів.

9.11. Службові особи підрозділу внутрішнього аудиту повинні формулювати висновки і результати перевірок, розслідувань лише на основі аналізу і оцінки інформації, отриманої під час контрольного заходу.

Не допускається включення до офіційної документації власного тлумачення працівником групи того чи іншого факту без чіткого посилання на норму законодавства.

9.12. За результатами проведення перевірки, розслідування з окремих питань програми службовими особами підрозділу внутрішнього аудиту та залученими спеціалістами, що проводили контрольний захід у складі групи, може за рішенням керівника групи складатися окремий офіційний документ (довідка, доповідна записка).

В офіційній документації, що складається керівником групи, відображаються результати роботи всіх членів групи чи результати спільних контрольних заходів.

9.13. Офіційна документація про результати перевірки, розслідування складається у двох примірниках: перший - для підрозділу внутрішнього аудиту, другий - для підконтрольного об'єкта.

У разі необхідності складається третій примірник - для передачі правоохоронним органам у випадках, передбачених законодавством.

9.14. Офіційна документація, складена за результатами контрольних заходів та зустрічних звірок, підписується керівником групи, для унеможливлення підроблення, примірники візуються на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці кількості сторінок.

9.15. Перший і третій (у разі його складання) примірники офіційної документації, складеної за результатами перевірки, розслідування, вручаються керівнику або особі, відповідальній за фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю, а при їх відсутності іншим службовим особам, які мають право підпису фінансових документів, для ознайомлення і підписання у строк не пізніше ніж 5 робочих днів після закінчення контрольного заходу чи зустрічної звірки одним з таких способів:

а) особисто під розписку;

б) через канцелярію (діловодну службу) з відміткою на іншому примірнику офіційної документації про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції об'єкта контролю чи суб'єкта зустрічної звірки та підписом працівника, який здійснив реєстрацію;

в) рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням.

Датою передачі цієї офіційної документації вважається:

- для пункту а) - дата отримання розписки службової особи об'єкта контролю чи суб'єкта зустрічної звірки;

- для пунктів б) та в) - дата вхідної реєстрації на об'єкті контролю чи суб'єкті зустрічної звірки.

9.16. Керівник та особа, відповідальна за його фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю (при необхідності службова особа, визначена керівником об'єкта контролю, інші його службові особи), зобов'язані ознайомитися з офіційною документацією, складеною за результатами перевірки, розслідування, та в разі погодження з викладеними в ній фактами підписати отримані примірники. При наявності заперечень (зауважень) щодо змісту офіційної документації, складеної за результатами перевірки, розслідування, керівник та особа, відповідальна за його фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю (при необхідності службова особа, визначена керівником об'єкта контролю, інші його службові особи), підписують його із застереженнями про це перед своїми підписами.

Підписані примірники офіційної документації об'єкт контролю зобов'язаний повернути підрозділу внутрішнього аудиту або керівнику групи у строк не пізніше одного робочого дня після його отримання. У разі ненадходження або надходження непідписаних примірників до підрозділу внутрішнього аудиту або керівнику групи протягом зазначеного строку, службові особи підрозділу внутрішнього аудиту засвідчують це актом про відмову від підпису, що складається у відповідній кількості до примірників офіційної документації та візується своїми підписами. Непідписані примірники офіційної документації, складеної за результатами перевірки, розслідування долучаються до матеріалів контрольного заходу.

Після складання акта про відмову від підпису підрозділ внутрішнього аудиту має право здійснити відповідні дії щодо реалізації результатів контрольного заходу з обов'язковим інформуванням про факт відмови від підписання офіційної документації, складеної за результатами контрольного заходу керівнику, який призначив його проведення.

9.17. Офіційна документація, складена за результатами камеральних контрольних заходів, підписується керівником групи та направляється для ознайомлення до підконтрольного суб'єкта.

9.18. За результатами спільного контрольного заходу складається проміжна офіційна документація (проміжний акт, довідка).

Один примірник проміжної офіційної документації, складеної службовою особою підрозділу внутрішнього аудиту в рамках проведення спільного контрольного заходу, надається керівнику спільного контрольного заходу під розписку або направляється відповідному органу в офіційному порядку із супровідною документацією для узагальнення та включення інформації до єдиного (зведеного) офіційного документа за його результатами.

9.19. У разі наявності заперечень (зауважень) до офіційної документації посадові особи об'єкта контролю чи суб'єкта зустрічної звірки, після завершення терміну ознайомлення, підписують його із запереченнями і не пізніше ніж через 5 робочих днів надають свої письмові заперечення (зауваження, письмові пояснення) підрозділу. Якщо протягом цього строку заперечення (зауваження) щодо акта не надійдуть, то підрозділ має право вжити відповідних заходів для реалізації результатів ревізії. Рішення про розгляд заперечень (зауважень), що надійшли з порушенням установленого строку, може приймати керівник, який призначив проведення контрольного заходу.

Підрозділ внутрішнього аудиту аналізує правильність обґрунтувань, викладених у запереченнях (зауваженнях), та надає об'єкту контролю письмовий висновок на заперечення за підписом керівника органу (іншої посадової особи, якій такі повноваження делеговані розпорядчим документом органу) не пізніше ніж через 15 робочих днів від дня їх отримання. Цей термін може бути продовжений за рішенням керівника органу на 5 робочих днів.

З метою уточнення викладених у запереченнях (зауваженнях) фактів службові особи підрозділу внутрішнього аудиту мають право вимагати від об'єкту контролю необхідні для перевірки документи та додаткові пояснення.

Заперечення до офіційної документації та висновки на них є його невід'ємною частиною.

X. Моніторинг урахування рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту та вимог за результатами контрольного заходу

10.1. Керівник підрозділу внутрішнього аудиту забезпечує організацію здійснення моніторингу впровадження рекомендацій (установлює вимоги у внутрішніх документах з питань проведення внутрішнього аудиту, інших контрольних заходів) для того, щоб впевнитися в тому, що відповідальні за діяльність розпочали ефективні дії, спрямовані на їх виконання, або керівник органу взяв на себе ризик невиконання таких рекомендацій, вимог.

10.2. Здійснення моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій, вимог за результатами контрольних заходів передбачає здійснення заходів працівниками підрозділу внутрішнього аудиту щодо отримання інформації від відповідальних за діяльність про реалізацію аудиторських рекомендацій та вимог.

10.3. Стан виправлення недоліків та/або усунення порушень і їх наслідків обов'язково досліджується під час чергового обстеження об'єкта аудиту.

10.4. Підрозділи внутрішнього аудиту ведуть облік наданих об'єкту аудиту рекомендацій, вимог та здійснюють постійний моніторинг і оцінку стану їх врахування керівництвом органу.

XI. Звітування про діяльність підрозділу внутрішнього аудиту

11.1. Керівник підрозділу внутрішнього аудиту раз на півріччя в терміни, визначені керівником органу, у письмовій формі звітує перед ним про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту.

11.2. Звіт про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту повинен включати:

стан виконання плану діяльності з внутрішнього аудиту та/або причини його невиконання;

інформацію про позапланові внутрішні аудити, інші контрольні заходи;

резюме кожного завершеного планового та позапланового внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

суттєві проблемні питання, у тому числі виявлені за результатами виконання аудиторських завдань у попередні періоди, що потребували негайного вжиття заходів, яких ужито не було;

результати впровадження рекомендацій, вимог;

обмеження, що виникали під час проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу;

інформацію про наявність та стан виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, інших контрольних заходів.

11.3. Керівник підрозділу внутрішнього аудиту забезпечує підготовку зведеного звіту про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту, керівництво яким він здійснює, та територіальних підрозділів внутрішнього аудиту.

11.4. Звіт про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту або зведений звіт про результати діяльності територіальних підрозділів внутрішнього аудиту подається керівником органу до Держфінінспекції двічі на рік (до 20 січня та до 20 липня).

Керівник територіального органу забезпечує подання звіту про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту керівникові МВС в установлений ним строк.

Датою подання звіту або зведеного звіту вважається дата його реєстрації в Держфінінспекції.

11.5. Результати внутрішнього аудиту 1 раз на півріччя розглядаються на засіданні колегії органу.

Підрозділ внутрішнього аудиту в межах повноважень здійснює моніторинг стану виконання прийнятих на засіданні колегій рішень із зазначених питань.

11.6. Керівник підрозділу внутрішнього аудиту забезпечує своєчасну підготовку звітності про результати діяльності підрозділу для подання його керівником органу до Держфінінспекції за встановленою нею формою. Датою подання звітності вважається дата її реєстрації в Держфінінспекції.

XII. Формування та зберігання справ внутрішнього аудиту

12.1. Матеріали справи - сукупність документів, зібраних та складених у процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту, інших контрольних заходів та моніторингу впровадження рекомендацій, вимог.

12.2. Порядок формування справ внутрішнього аудиту, їх зберігання, використання, знищення та передачі в разі звільнення керівника підрозділу внутрішнього аудиту розробляється керівником підрозділу внутрішнього аудиту з урахуванням вимог законодавства та затверджується розпорядчим документом органу.

12.3. Справи формуються з присвоєнням номера та обов'язковою реєстрацією в журналі обліку аудиторських звітів і складаються з розпорядчих документів на проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу його програми, офіційної та робочої документації з додатками, відомостей про заходи, ужиті за результатами внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу, та іншої інформації, пов'язаної з упровадженням рекомендацій, вимог.

12.4. Керівник підрозділу внутрішнього аудиту відповідає за збереження, передачу до архіву і знищення справ внутрішніх аудитів, інших контрольних заходів.

12.5. У разі звільнення керівника підрозділу внутрішнього аудиту справи передаються за актом іншій посадовій особі підрозділу або комісії, призначеній керівником установи.

XIII. Взаємодія підрозділу внутрішнього аудиту з органами державної влади

13.1. Взаємодія з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та правоохоронним органами здійснюється підрозділом внутрішнього аудиту в межах його повноважень відповідно до законодавства.

13.2. У разі виявлення підрозділом внутрішнього аудиту під час проведення внутрішнього аудиту, іншого контрольного заходу фактів нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину, керівник підрозділу внутрішнього аудиту письмово інформує керівника установи про необхідність інформування правоохоронних органів про такі факти або передачі їм матеріалів внутрішнього аудиту.

13.3. За рішенням керівника органу керівник підрозділу внутрішнього аудиту або іншого структурного підрозділу установи, якщо це визначено розпорядчим документом установи, забезпечує інформування та/або передачу матеріалів такого аудиту, контрольного заходу до правоохоронних органів відповідно до законодавства.

 

Т. в. о. директора Департаменту
внутрішнього аудиту МВС України

О. В. Грибовський





 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали