Додаткова копія: Про деякі питання виявлення та оформлення документів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних держав в Державній архівній службі України

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 18 грудня 2018 року N 86

Про деякі питання виявлення та оформлення документів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних держав в Державній архівній службі України

На виконання Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 21 вересня 2015 року N 1786/5/272 (Наказ N 1786/5/272), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 вересня 2015 року за N 1117/27562, Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 8 квітня 2013 року N 656/5 (Наказ N 656/5), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за N 584/23116, Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 4 червня 2002 року N 113, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за N 535/6823, директивних вказівок Міністерства закордонних справ України щодо дотримання вимог Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року та Віденської конвенції про консульські зносини 1963 року, наказую:

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо виявлення та оформлення документів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних держав в Державній архівній службі України, що додаються.

2. Управлінню міжнародного співробітництва та документального забезпечення Укрдержархіву (Прилепішева Ю. А.):

1) здійснювати постійний контроль за дотриманням працівниками відділу міжнародного співробітництва і протоколу Укрдержархіву, архівними установами вимог цих Методичних рекомендацій;

2) підготувати пропозиції щодо внесення змін до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 21 вересня 2015 року N 1786/5/272 (Наказ N 1786/5/272), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 вересня 2015 року за N 1117/27562;

3) надавати архівним установам необхідну методичну допомогу та проводити консультації з питань застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації документів соціально-правового характеру, що витребуються в архівних установах України для подальшого представлення в компетентні органи іноземних держав та їх оформлення.

3. Керівникам архівних установ рекомендувати застосовувати ці Методичні рекомендації.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Укрдержархіву від 30 жовтня 2018 року N 70 "Про подання до Укрдержархіву документів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних держав" (Порядок N 70).

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Укрдержархіву Бондарчука І. В.

 

Голова

Т. І. Баранова

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Укрдержархіву
18 грудня 2018 року N 86

Методичні рекомендації
щодо виявлення та оформлення документів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних держав в Державній архівній службі України

1. Загальні положення

Методичні рекомендації щодо виявлення та оформлення документів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних держав в Державній архівній службі України (далі - Методичні рекомендації) розроблено відповідно до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства (далі - Інструкція), затвердженої наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 21 вересня 2015 року N 1786/5/272 (Наказ N 1786/5/272), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 вересня 2015 року за N 1117/27562, Правил роботи архівних установ України (далі - Правил), затверджених наказом Міністерства юстиції України від 8 квітня 2013 року N 656/5 (Наказ N 656/5), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за N 584/23116, Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 4 червня 2002 року N 113, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за N 535/6823, з урахуванням положень Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року, Віденської конвенції про консульські зносини 1963 року, Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року, а також роз'яснень, наданих листом Міністерства юстиції від 11 травня 2010 року N 26-26/291 щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін.

Ці Методичні рекомендації визначають процедуру виявлення та оформлення документів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних держав в Державній архівній службі України.

Документи соціально-правового характеру подаються до Укрдержархіву відповідно до вимог Інструкції (Наказ N 1786/5/272) у вигляді архівних довідок (архівних копій або витягів), а також інформацій про відсутність архівних документів або відповідних відомостей.

2. Виявлення та оформлення документів соціально-правового характеру

1) Відділ міжнародного співробітництва і протоколу (далі - Відділ) Управління міжнародного співробітництва та документального забезпечення (далі - Управління) Державної архівної служби України у порядку, встановленому Інструкцією (Наказ N 1786/5/272):

організовує витребування документів соціально-правового характеру за запитами, перелік яких визначено підпунктом 4.2.1 пункту 4.2 глави 4 розділу VI Правил (Наказ N 656/5);

організовує переоформлення архівними установами довідок, наданих за документами галузевих державних архівів;

розглядає документи соціально-правового характеру, надані за документами архівних установ у вигляді архівних довідок (архівних копій або витягів), а також інформацій про відсутність архівних документів або відповідних відомостей, у тому числі виданих архівними установами на запити, що надійшли безпосередньо на їх адресу або у разі особистого звернення;

організовує додаткове виявлення відомостей, що запитуються в інших архівних установах;

перевіряє достовірність інформації, наведеної в документах соціально-правового характеру, відповідність їх оформлення вимогам Інструкції (Наказ N 1786/5/272), автентичність підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, автентичність відбитка гербової печатки архівної установи;

направляє за місцем призначення документи соціально-правового характеру, надані за документами архівних установ;

засвідчує підпис особи, яка підписала документи соціально-правового характеру, видані безпосередньо для подальшої легалізації або засвідчення апостилем.

Витребування документів соціально-правового характеру з України здійснюється у порядку, встановленому Інструкцією (Наказ N 1786/5/272) через посередництво дипломатичних представництв та консульських установ України в країнах перебування шляхом оформлення відповідного запиту в Україну.

До запиту, який отримує Відділ, додається заповнена, на кожний документ окремо, анкета по витребуванню документів з України, відповіді на запитання якої мають містити точну та повну інформацію.

Відповідно до Інструкції (Наказ N 1786/5/272) запити щодо витребування документів соціально-правового характеру з України можуть надходити безпосередньо на адресу Укрдержархіву або відповідної архівної установи, на яку поширюється дія Інструкції, разом з заповненою анкетою встановленого зразка. У разі відсутності анкети запит має містити повну та точну інформацію щодо документу, який запитується.

У випадку відсутності в анкеті або запиті відомостей працівники Відділу вживають додаткових заходів для отримання необхідних даних. Запит, виконання якого за наявними даними є неможливим, повертається з поясненнями причин невиконання.

Про результати розгляду запитів, у тому числі тих, що безпосередньо надійшли до Укрдержархіву та архівних установ, інформують дипломатичні представництва та консульські установи України на підставі документів, отриманих від Укрдержархіву.

Витребування документів соціально-правового характеру з-за кордону за запитами не відноситься до компетенції Укрдержархіву і здійснюється в установленому Інструкцією (Наказ N 1786/5/272) порядку, якщо зазначене не передбачено міжнародними двосторонніми міжвідомчими договорами, укладеними Укрдержархівом з національними архівними службами іноземних держав про співробітництво в архівній сфері.

Працівники відділу забезпечують контроль за виконанням архівними установами запитів, отриманих у порядку, встановленому Інструкцією (Наказ N 1786/5/272).

Строк виконання запиту може бути продовжений, якщо для його виконання Відділ організовує додаткове виявлення відомостей, що запитуються в інших архівних установах або організовує переоформлення архівними установами довідок, наданих за документами галузевих державних архівів відповідно до законодавства.

2) Підпис особи, яка підписала документи соціально-правового характеру, видані безпосередньо у разі особистого звернення відповідно до наказу Укрдержархіву від 15 серпня 2017 року N 53 "Про надання повноважень", засвідчує начальник Управління. У разі його відсутності таке право мають заступник начальника управління - начальник відділу міжнародного співробітництва і протоколу, у разі відсутності начальника управління та заступника начальника управління - начальника відділу - начальник відділу організаційного забезпечення та контролю за виконанням Управління.

Підписи зазначених посадових осіб Укрдержархіву засвідчуються гербовою печаткою Державної архівної служби України.

3) Відділ повинен мати зразки підписів директорів архівних установ та заступників директорів, які мають право у разі відсутності директора підписувати документи соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентних органах іноземних держав, а також зразки відбитків гербових печаток архівних установ, які проставляються на цих документах.

Відомості про зразки підписів директорів та заступників директорів архівних установ та зразки відбитків гербових печаток архівних установ, що проставляються на документах соціально-правового характеру, подаються архівними установами до Відділу двічі на рік - до 1 липня та 1 січня поточного року.

Відомості оформлюються на офіційному бланку архівної установи і засвідчуються підписом директора та гербовою печаткою архівної установи. Відомості містять повну назву посад осіб, що мають право підписувати такі документи, зразок підпису та ініціали та прізвище цих осіб.

Подання відомостей про зміни до таких відомостей подаються архівними установами Відділу в оперативному порядку.

Працівники Відділу використовують у роботі отримані відомості про зразки підписів та відбитків гербових печаток, а також відомості про зміни до таких відомостей не пізніше наступного робочого дня з моменту їх отримання.

4) Працівники Відділу перевіряють справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ соціально-правового характеру, що витребувався для подальшого представлення в компетентні органи іноземних держав, а також справжність відбитку гербової печатки на документі, звіряючи їх з наявними у Відділі відомостями про зразки підписів та відбитків гербових печаток, отриманих від архівних установ.

5) Працівники Відділу перевіряють відповідність оформлення документів соціально-правового характеру, наданих за документами архівних установ, вимогам Інструкції (Наказ N 1786/5/272):

оформлення документів на бланку архівної установи, у якому його найменування та інші реквізити вказані українською та англійською мовами;

оформлення змісту документів державною мовою.

У разі, якщо документи витребуються в рамках Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року, документи соціально-правового характеру оформляються державною та російською мовами;

відповідність змісту документів суті запиту;

відсутність пошкоджень, виправлень та помилок, зайвих елементів у текстах документів;

наявність підстави для оформлення документів;

засвідчення їх підписом директора та гербовою печаткою архівної установи.

У разі відсутності директора архівної установи разом з документами соціально-правового характеру Відділу подається копія наказу, на виконання якого заступник директора архівної установи підписав ці документи.

3. Прийом документів соціально-правового характеру

Прийом документів соціально-правового характеру, які потребують засвідчення в Укрдержархіві, здійснюється працівниками Відділу відповідно до Графіку роботи громадської приймальні Укрдержархіву та центральних державних архівів, затвердженого наказом Укрдержархіву від 16 травня 2017 року N 29 "Про затвердження графіку роботи приймальні громадян Укрдержархіву та центральних державних архівів" (Наказ N 29).

Працівники Відділу ведуть облік документів соціально-правового характеру, отриманих на прийомі, у журнальній формі.

У встановленому Інструкцією (Наказ N 1786/5/272) порядку до Відділу подаються:

оригінали документів соціально-правового характеру у вигляді архівної довідки (архівної копії або витягу), інформації про відсутність архівних документів або відповідних відомостей;

супровідний лист архівної установи, в якому зазначається, кому і для представлення до компетентних органів якої держави видано документи соціально-правового характеру для засвідчення в Укрдержархіві;

копія анкети/заяви про витребування документів соціально-правового характеру, на підставі яких архівною установою виконано запит та надано документи;

засвідчені в установленому порядку копії (сканкопії) архівних документів, що стали підставою для оформлення архівною установою документів соціально-правового характеру;

оригінал документа, оформлений в установленому порядку, що підтверджує повноваження.

Розгляд документів та їх засвідчення в Укрдержархіві відповідно до вимог Інструкції (Наказ N 1786/5/272) здійснюється безкоштовно.

 

Начальник управління
міжнародного співробітництва
та документального забезпечення
Державної архівної служби Українки

Ю. А. Прилепішева




 
 
Copyright © 2003-2019 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали