Шановні партнери! Всі ціни, інформація про наявність та терміни доставки документів актуальні.


Додаткова копія: Про підсумки діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ і спеціальних установ СФД у 2018 році та їх завдання на 2019 рік

КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

РІШЕННЯ

від 26 лютого 2019 року N 1/1

Про підсумки діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ і спеціальних установ СФД у 2018 році та їх завдання на 2019 рік

Рішення введено в діюнаказом Державної архівної служби України від 26 квітня 2019 року N 42 (Наказ N 42)

Розглянувши питання діяльності Державної архівної служби, державних архівних установ і спеціальних установ СФД у 2018 році та їх завдання на 2019, колегія відзначає, що Укрдержархівом, установами, що належать до сфери його управління, архівними установами в регіонах у цілому забезпечено реалізацію державної політики у сфері архівної справи та страхового фонду документації.

У 2018 році Укрдержархівом розроблено 21 проект нормативно-правових актів: 5 законопроектів, 1 проект постанови і 3 проекти розпоряджень Кабінету Міністрів України та 12 проектів наказів Міністерства юстиції України з питань архівної справи, діловодства і страхового фонду документації. З них прийнято 3 нормативно-правових актів та 4 нормативно-правових акти, проекти яких були підготовлені у минулі роки. Опрацьовано 36 проектів нормативно-правових актів, що надійшли на погодження від міністерств та інших центральних органів виконавчої влади.

Упродовж 2018 року відбулося: три засідання колегії; сім засідань Центральної експертно-перевірної комісії; п'ять засідань Нормативно-методичної комісії; п'ять засідань Науково-технічної ради; три засідання Науково-видавничої ради; три засідання громадської ради (у т. ч. два спільних - з науково-експертною радою), установчі збори для формування нового складу громадської ради.

Підписано Угоду про співробітництво між Державною архівною службою України та Національним архівом Естонії.

Отримано дозвіл на використання назви та логотипу ЮНЕСКО "Пам'ять світу" для комплексу документів НАФ "Документальна спадщина, пов'язана з аварією на Чорнобильській АЕС", включених до Міжнародного реєстру програми ЮНЕСКО "Пам'ять світу".

У 2018 році організовано участь делегацій українських архівістів на чолі з Головою Державної архівної служби України у консультаціях з керівництвом Генеральної дирекції державних архівів Республіки Польща (мм. Варшава, Люблін, Республіка Польща); з керівництвом Національного архіву Грузії (м. Тбілісі, Грузія), з керівництвом Національного архіву Литви (мм. Вільнюс, Каунас, Литовська Республіка).

Протягом 2018 року вдалося вирішити частину питань матеріально-технічного забезпечення архівних установ.

Завершено будівництво спеціальної будівлі для Державного архіву Тернопільської області. Поліпшено умови зберігання документів НАФ шляхом заміни або надання додаткових приміщень ЦДЕА, держархівам Луганської, Черкаської областей, а також 41 архівному відділу райдержадміністрацій і міських рад загальною площею 2358 кв. м.

У 65 архівних установах відремонтовано 7,3 тис. кв. м площ.

Встановлено охоронну сигналізацію у 13 архівних установах, пожежну сигналізацію - у 22 архівних установах.

Збільшено протяжність стелажних полиць у 94 архівних установах на 7,2 тис. погонних метра.

Відреставровано 185,8 тис. арк. та відремонтовано 948,8 тис. арк., перевірено наявність та стан збереженості 2,7 млн од. зб.

У 2018 році оцифровано 38 тис. од. зб. і од. обл., 16 тис. описів.

Здійснено заходи щодо поповнення Національного архівного фонду цінними для суспільства документами. На постійне зберігання надійшло 408427 од. зб. документів постійного зберігання, з них 392031 од. зб. управлінської документації, 3276 од. зб. документів особового походження, 5751 од. зб. науково-технічної документації, 7369 од. зб. кіно-, фото-, фоно-, відеодокументів.

Експертно-перевірними комісіями державних архівів схвалено описи управлінської документації кількістю 589489 од. зб.; погоджено описи з кадрових питань (особового складу) - 548256 од. зб.; номенклатури справ 7576 установ - джерел формування НАФ та установ, у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

У 2018 році на договірних засадах архівними установами проведено науково-технічне опрацювання 184784 од. зб. усіх видів документів.

Актуальним питанням є визначення порядку приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ, архівних відділів та міських рад.

Проводилась робота щодо створення веб-сервісу, який є складовою частиною відомчої інформаційно-телекомунікаційної системи "Архівні фонди України". На базі ЦДЕА створено сховище для централізованого електронного фонду користування документами НАФ та сховище для зберігання електронних документів НАФ загальним обсягом 100 Тб. Завершується розробка першого модуля відомчої інформаційно-телекомунікаційної системи ЕЛАРСИС.

Ключовим напрямом діяльності архівних установ у звітному періоді було наближення діяльності архівних установ до потреб громадянського суспільства, запровадження сучасних інформаційних технологій, переведення в електронну форму довідкового апарату архівів та архівних документів.

На адресу Укрдержархіву надійшло 1507 звернень.

Укрдержархівом розглянуто понад 600 звернень іноземних громадян. Прийнято на особистому прийомі 63 громадянина, розглянуто та засвідчено 158 архівних довідок для подальшого їх подання на консульську легалізацію (проставлення апостиля) Департаменту консульської МЗС України.

Проведено перевірку наданих Міністерством юстиції Республіки Румунія близько 600 архівних довідок державних архівів на предмет їх достовірності.

З метою соціального захисту громадян за звітний період архівні установи виконали понад 421 тисячу запитів, у тому числі: тематичних - 56358, біографічних - 34631, генеалогічних - 2871, майнових - 60160, соціально-правового характеру - 267225.

На особистому прийомі керівництвом та працівниками столів довідок архівних установ прийнято майже 176,5 тис. звернень.

Читальні зали відвідало понад 29 тис. користувачів, яким видано понад 451 тис. од. зб.

Архівні установи підготували 220 радіо- та 265 телепередач, на сторінках періодичної преси опубліковано 1205 публікацій, підготовлено 1865 виставок архівних документів.

У 2018 році на офіційному веб-порталі Укрдержархіву опубліковано 4 online виставки (близько 450 документів), на веб-сайтах архівних установ - 514 online виставок (понад 8 тис. документів).

Відповідно до тематичних планів науково-дослідних робіт Укрдержархіву проводилася робота над 25 науково-дослідними роботами, роботу над 9 з яких завершено у 2018 році.

Прийнято розпорядження Кабінету Міністрів України від 22.08.2018 N 576-рцт "Про внесення змін до Державної програми формування страхового фонду документації на продукцію оборонного і мобілізаційного призначення на 2005 - 2020 роки". За 2018 рік за Державною програмою до СФД закладена документація на 5 виробів загальним обсягом 223,0 тис. аркушів формату A4.

Протягом 2018 року затверджено 9 галузевих програм створення СФД (доповнень до програм). Отримано 9 переліків об'єктів, документація на які підлягає закладанню до СФД. Затверджено 11 регіональних програм та заходів зі створення СФД, з яких: 7 обласних, 2 міські та 2 районні програми.

До страхового фонду документації України закладено документацію на 815 виробів та об'єктів, до бази даних Державного реєстру потенційно небезпечних об'єктів внесено відомості про 681 потенційно небезпечний об'єкт, оновлено (актуалізовано) дані про 1617 об'єктів, вилучено з Реєстру 49 ПНО.

Перевірено 19 суб'єктів державної системи СФД щодо дотримання законодавства про страховий фонд документації.

Видано 653 акти закладення технічної та проектної (робочої) документації до страхового фонду документації України та оформлено 2298 Свідоцтв про реєстрацію ПНО.

За звітний період регіональними центрами СФД передано по загальному фонду - 223,0 тис. арк. ф. A4, по спеціальному фонду - 590,1 тис. арк. ф. A4.

Штатна чисельність працівників Укрдержархіву, державних архівних установ і спеціальних установ СФД становить 3792 штатних одиниць, серед яких посад державних службовців - 1882. Облікова чисельність працівників на кінець 2018 року становить 3466 осіб, підвищили кваліфікацію у 2018 році 763 працівника.

Незважаючи на деякі позитивні зрушення, в діяльності архівних установ та спеціальних установ СФД залишається багато невирішених проблем.

Через відсутність фінансування не проводилося будівництво, реконструкція та облаштування комплексу споруд центральних державних архівів України у місті Києві.

Не вдалося вирішити питання щодо переміщення 7 держархівів центрального та обласного підпорядкування, що розміщуються в культових будівлях ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, держархіви Вінницької, Львівської, Одеської, Чернігівської областей.

Ситуація з розміщенням ЦДАМЛМ досягла критичної межі у зв'язку із закінченням договору оренди нерухомого майна та безкомпромісною позицією заінтересованих органів щодо недоцільності його продовження.

Не вирішено питання щодо переміщення фондів Держархіву Одеської області з аварійної колишньої будівлі синагоги, яка за рішенням Одеської обласної ради передана у власність єврейській громаді.

Виникли проблеми з продовженням договору оренди приміщення, яке займає ЦДАЗУ.

Збереженість архівних документів в архівних установах у зоні проведення ООС та прикордонних до зони ООС територіях не може бути гарантована.

Архівосховища більшості державних архівів є переповненими. Зростає кількість аварійних архівних будівель, що може спричинити виникнення надзвичайних ситуацій.

Порушуються нормативно встановлені режими зберігання документів, у тому числі температурно-вологісний, близько 4,3 млн. одиниць зберігання документів НАФ перебувають у незадовільному стані.

Архівні приміщення не забезпечені належним чином охоронними та протипожежними системами.

Гострою залишається проблема забезпечення архівних установ позавідомчою охороною.

Обсяги створення архівними установами страхового фонду є не достатніми.

Незадовільними лишаються темпи створення фонду користування документами НАФ на електронних носіях.

Залишається невирішеною низка питань у сфері формування НАФ. Станом на 1 січня 2019 року юридичними особами - джерелами формування НАФ описано лише 67 % документів НАФ, що може спричинити втрату документів НАФ та уповільнити перехід на електронний документообіг.

В архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування державних архівних установ, Інституту архівознавства Національної бібліотеки України ім. Вернадського, галузевих державних архівах, архівних відділах міських рад понад встановлені роки зберігаються майже 2 мільйони 579 тисяч од. зб. документів Національного архівного фонду. Цей показник на 11 % збільшився порівняно з минулим роком.

Через відсутність вільних площ майже не комплектувалися державні архіви Закарпатської, Харківської, Чернівецької областей, м. Києва.

Серед архівних довідок, отриманих від Міністерства юстиції Республіки Румунія, лише 40 % є достовірними.

Неефективна організація роботи користування документами НАФ у читальних залах архівних установ.

Порушуються норми Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" при реорганізації архівних установ в регіонах.

Темпи створення та стан справ щодо забезпечення надійного зберігання документів СФД не відповідають потребам економіки і суспільства.

Не здійснюються заходи щодо модернізації матеріально-технічної бази спеціальних установ СФД.

З огляду на зазначене стан архівної справи та страхового фонду документації вимагає змін у стратегії розвитку, а також визначення пріоритетів діяльності Укрдержархіву у 2019 році, які повинні бути спрямовані, зокрема, на:

цифровізацію всіх процесів архівної справи та діловодства;

організацію формування Національного архівного фонду;

забезпечення зберігання Національного архівного фонду як складової всесвітньої культурної спадщини;

вшанування визначних подій та видатних учасників для України;

забезпечення реалізації державної політики у сфері створення та ефективного функціонування державної системи страхового фонду документації.

Заслухавши та обговоривши доповідь Голови Укрдержархіву, колегія відзначає, що Укрдержархівом за 2018 рік було здійснено ряд заходів щодо реалізації основних напрямків розвитку архівної справи, в той же час темпи проведення реформ у галузі в 2018 році були недостатніми, актуальні проблеми не знайшли свого вирішення.

Враховуючи зазначене та з метою подолання проблем архівної справи, страхового фонду документації та забезпечення подальшого їх розвитку, колегія вирішує:

1. Визнати діяльність архівних установ, наукових установ та спеціальних установ СФД у 2018 році задовільною.

2. Керівництву Укрдержархіву, керівникам його структурних підрозділів забезпечити:

- виконання пріоритетних завдань Державної архівної служби України на 2019 рік;

Термін: протягом 2019 року.

- виконання Плану заходів з реалізації Концепції розвитку електронного урядування в Україні, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 22.08.2018 N 617-р (План N 617-р);

Термін: протягом 2019 року.

- виконання Плану заходів з реалізації Стратегії реформування державного управління України на період до 2021 роки, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24.06.2016 N 474-р (План N 474-р);

Термін: протягом 2019 року.

- підготовку та затвердження в установленому порядку Антикорупційної програми Укрдержархіву на 2019 рік;

Термін: березень 2019 року.

- реалізацію заходів, спрямованих на організацію роботи з питань запобігання і протидії корупції в установах, що належать до сфери управління Укрдержархіву;

Термін: протягом 2019 року.

- співпрацю з обласними, Київською міською державними адміністраціями щодо зміцнення матеріально-технічної бази державних архівів областей, м. Києва, у тому числі розширення їх площ;

Термін: протягом 2019 року.

- підготовку Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020 - 2030 роки;

Термін: протягом 2019 року.

- доопрацювання та подання в установленому порядку проекту наказу Міністерства юстиції України "Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання";

Термін: липень 2019 року.

- підготовку пропозицій про внесення змін до Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 4 червня 2002 року N 113, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за N 535/6823;

Термін: грудень 2019 року.

- впровадження системи електронного документообігу "АСКОД" в апараті Державної архівної служби України;

Термін: протягом 2019 року.

3. Керівникам державних архівних установ, науково-дослідних установ забезпечити:

- виконання планів розвитку архівної справи на 2019 рік, тематичних планів науково-дослідних робіт на 2019 рік, Плану науково-публікаційної роботи державних архівних установ на 2019 рік;

Термін: протягом 2019 року.

- вжиття заходів, спрямованих на запобігання і виявлення корупції;

Термін: протягом 2019 року.

- виконання Плану дій щодо реалізації Стратегії національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2017 - 2020 роки, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18.10.2017 N 743-р;

Термін: протягом 2019 року.

- створення належних умов зберігання електронних документів НАФ та державних електронних інформаційних ресурсів;

Термін: протягом 2019 року.

- реалізацію пілотного проекту зі створення відомчої інформаційно-телекомунікаційної системи приймання-передавання електронних документів НАФ на постійне зберігання від Секретаріату Кабінету Міністрів України до ЦДЕА через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади із застосуванням нових форматів електронного документа та кваліфікованого електронного підпису чи печатки;

Термін: протягом 2019 року.

- приймання документів, у т. ч. ініціативного документування подій, пов'язаних із виборами Президента України, народних депутатів України у 2019 році;

Термін: протягом 2019 року.

- приймання на постійне зберігання документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування понад встановлені роки;

Термін: протягом 2019 року.

- контроль за станом діловодства та впровадженням електронного документообігу на підприємствах, установах, організаціях;

Термін: протягом 2019 року.

- своєчасне описування документів на підприємствах, в установах, організаціях із метою їх збереженості та якісного формування Національного архівного фонду;

Термін: протягом 2019 року.

- надійну експлуатацію архівних будівель і приміщень, систем їх життєзабезпечення, дотримання режимів зберігання архівних документів;

Термін: протягом 2019 року.

- виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009 - 2019 роки та підготовку пропозицій до проекту Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020 - 2030 роки;

Термін: протягом 2019 року.

- оцифрування документів НАФ, що найбільш затребувані користувачами, та переведення в електронний вигляд описів на документи НАФ;

Термін: протягом 2019 року.

- ініціювання підготовки регіональних програм розвитку архівної справи;

Термін: протягом 2019 року.

- організацію тематичних виставок, участь у проведенні "круглих столів", науково-практичних конференцій, тематичних теле- і радіопередачах, висвітлення в засобах масової інформації та в мережі Інтернет відомостей про документи НАФ, що відображають історичні події, пов'язані з 100-річчям подій Української революції 1917 - 1921 років та пам'ятними датами та ювілеями у 2019 році;

Термін: протягом 2019 року.

- контроль за забезпеченням реалізації прав та інтересів громадян під час користування документами НАФ відповідно до чинного законодавства;

Термін: протягом 2019 року.

- перегляд грифів секретності архівних документів та забезпечити доступ до архівних документів, що не становлять державної таємниці;

Термін: протягом 2019 року.

- надання он-лайн доступу до електронних документів та цифрових копій документів НАФ

Термін: протягом 2019 року.

- підвищення та вдосконалення професійних знань, умінь та навичок, для забезпечення відповідного рівня професійної компетентності працівників щодо сучасних підходів до виконання своїх посадових обов'язків;

Термін: протягом 2019 року.

4. Директору Департаменту страхового фонду документації Укрдержархіву Меленцю А. В. забезпечити:

- супровід проекту Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації дозвільних процедур у сфері страхового фонду документації";

Термін: до прийняття.

- супровід проекту Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України з питань здійснення заходів державного нагляду (контролю) за додержанням вимог законодавства у сфері страхового фонду документації";

Термін: до прийняття.

- проведення заходів з міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади щодо здійснення методичного керівництва з питань розроблення у 2019 році галузевих, обласних (регіональних) програм (доповнень до програм) створення СФД;

Термін: протягом 2019 року.

5. Директорам регіональних центрів СФД забезпечити:

- виконання позицій Державної програми за номенклатурою виробів та обсягами документації, відповідно до планів виготовлення та передачі на зберігання документів страхового фонду на 2019 рік (за умови фінансування);

Термін: протягом 2019 року.

- виконання планів робіт регіональних центрів СФД на 2019 рік;

Термін: протягом 2019 року.

- активізацію роботи з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування щодо розробки та затвердження обласних (регіональних) програм створення СФД;

Термін: протягом 2019 року.

6. Директору НДІ мікрографії забезпечити:

- додержання термінів подання та належної якості звітних матеріалів за темами Тематичного плану на 2019 рік;

Термін: протягом 2019 року.

7. Контроль за виконання цього рішення покласти на заступників Голови відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

 

Голова Державної архівної служби,
Голова колегії

Т. І. Баранова

Секретар колегії

Т. В. Галицька




 
 
Copyright © 2003-2019 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали