Додаткова копія: Про підсумки комплексної перевірки діяльності Державного архіву Львівської області

КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

РІШЕННЯ

від 24 липня 2018 року N 2/2

Про підсумки комплексної перевірки діяльності Державного архіву Львівської області

Рішення введено в діюнаказом Державної архівної служби Українивід 8 жовтня 2018 року N 65 (Наказ N 65)

Розглянувши результати комплексної перевірки діяльності Державного архіву Львівської області (далі - держархів), колегія зазначає, що держархів не в повній мірі виконує покладені на нього завдання, однак вживає заходів, спрямованих на поліпшення стану архівної справи в області.

У держархіві розроблено основні нормативні документи, які регламентують його роботу: положення про держархів області, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників. Визначено розподіл обов'язків між директором і його заступниками. Підготовлено та введено в дію положення про колегію та інші дорадчі органи.

Водночас положення про структурні підрозділи, посадові інструкції та розподіл обов'язків між директором та його заступниками підлягають перегляду та приведенню у відповідність до чинного законодавства.

Гранична чисельність працівників держархіву, затверджена розпорядженням Голови Львівської обласної державної адміністрації, станом на 01.01.2015 року - становить 67 одиниць (з них - 35 державних службовців), на 01.01.2017 року - 47 одиниць (з них 27 державних службовців).

Чисельність працівників держархіву не відповідає Нормативам чисельності основного персоналу державних архівів, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 13.01.2014 N 4.

Скорочення штатних одиниць держархіву збільшує навантаження на працівників, що негативно впливає на виконання завдань та обов'язків, покладених на них державою.

Неодноразові звернення до Львівської обласної державної адміністрації щодо збільшення граничної чисельності працівників залишились без розгляду.

Відповідно до ст. 35 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" архівні установи мають право виконувати роботи на платній основі. Перелік платних послуг, що можуть надавати архіви, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 07.05.98 N 639.

Ціни на платні послуги затверджені наказом Державного архіву Львівської області від 17.08.2015 N 43 (Наказ N 43) (у редакції наказу держархіву від 06.05.2016 N 44 (Наказ N 44)), зареєстрованим Головним територіальним управлінням юстиції у Львівській області 11.05.2016 за N 10/1732 (далі - ціна на платні послуги).

Надходження коштів за надання платних послуг протягом 2015 - 2017 років та 5 місяців 2018 року: 2015 рік - 87494,28 грн, 2016 рік - 2780940,38 грн, 2017 рік - 2131977,36 грн, за п'ять місяців 2018 року - 607098,69 грн.

Станом на 18.04.2018 на спеціальному реєстраційному рахунку держархіву (довідка від 18.04.2018 N 31) залишок складає 4721629,43 грн, водночас матеріально-технічний стан держархіву незадовільний.

У держархіві відсутні документи, що регламентують зміст та організацію виконання процесів діловодства, діловодства із зверненнями громадян, щодо запитів на інформацію, у зв'язку із чим дані напрямки роботи держархіву здійснюються не в повному обсязі.

У держархіві на підставі положень, затверджених директором архіву, діють такі колегіальні і дорадчі органи: колегія, експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК), науково-методична рада (далі - НМР).

Засідання колегій у період з 05.03.2015 по червень 2018 року держархівом не проводились.

Протягом періоду, що підлягав перевірці, відбулося 56 засідань науково-методичної ради, на яких розглянуто 56 питань, з них про схвалення тематичних виставок - 49.

Роботу ЕПК організовано відповідно до затверджених річних планів роботи. У 2015 році проведено 12 засідань ЕПК, у 2016 році - 14 засідань ЕПК, у 2017 році - 12 засідань ЕПК. Усі вони оформлені протоколами, які підписані головою та секретарем ЕПК, затверджені директором держархіву.

Незважаючи на значну роботу, що проводиться в держархіві з питань формування, обліку, зберігання та використання документів НАФ, мають місце проблеми та окремі недоліки.

За останні 10 років робота щодо включення або виключення зі списків юридичних осіб - джерел комплектування держархіву, не проводилася, зміни у списках відповідними довідками не оформлювалися.

Низьким є рівень науково-технічного опрацювання документів юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівних відділів міських рад.

Потребують вдосконалення організація та документування результатів експертизи цінності документів, а також списки юридичних осіб - джерел комплектування архівних відділів (секторів) райдержадміністрацій та міських рад.

Перевіряння наявності і фізичного, санітарно-гігієнічного та технічного стану справ перед передаванням документів на архівне зберігання не проводиться.

Із загальної кількості джерел формування НАФ лише 21 % установ, які перебувають у зоні комплектування держархіву, повністю описали документи постійного зберігання та мають схвалені і погоджені ЕПК описи справ, що свідчить про низький рівень роботи із джерелами формування держархіву.

Здійснюється недостатній контроль за станом діловодства та архівної справи в установах - джерелах формування НАФ.

Так, протягом 2015 - 2017 років було проведено 1 комплексну, 28 тематичних і 24 контрольних перевірок, результати яких оформлено довідками.

Понад встановлені законодавством строки зберігання в архівних підрозділах установ Львівської області знаходиться 91104 справи постійного зберігання, з них 48331 - в обласних установах.

Держархів відповідно до завдань здійснює організаційно-методичне та наукове керівництво 20 архівними відділами районних державних адміністрацій, 9 архівними відділами міських рад Львівської області.

За участю представників держархіву у складі комісії, призначеної розпорядженням голови Стрийської міської ради Львівської області від 11.07.2016 N 78, було проведено експертизу приміщення, з метою розміщення архівного відділу Стрийської міської ради та приміщення, в якому на той час був розміщений архівний відділ.

Обстеження проводилося відповідно до Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.03.2015 N 296/5 (Положення N 296/5), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04.03.2015 за N 250/26695.

За підсумками обстеження була підготовлена доповідна записка та лист на ім'я голови Стрийської міської ради Львівської області про виявлені недоліки та надано рекомендації щодо їх усунення. Як наслідок, двері архівосховищ було замінено на металеві, проведено ремонт кабінету відділу: замінено підлогу, вікна, двері.

У Львівській області створено 286 трудових архівів, з них 11 - при міських радах, 3 - при районних радах, 272 - при сільських та селищних радах, лише 4 трудові архіви мають статус юридичної особи.

Незважаючи на створену у Львівській області мережу трудових архівів, архівні відділи райдержадміністрацій та міських рад продовжують комплектуватися документами з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій.

Приміщення Державного архіву Львівської області розміщені у чотирьох будівлях, з яких охоронною сигналізацією обладнано лише дві будівлі держархіву, тоді як підключена до центрального пульту і знаходиться у робочому стані охоронна сигналізація тільки на одній з чотирьох будівель держархіву.

Усі будівлі обладнано системами зовнішнього відеоспостереження, яке перебуває у робочому стані.

Системою пожежної сигналізації обладнано усі чотири будівлі, але підключена до центрального пульту та у робочому стані пожежна сигналізація лише у двох будівлях держархіву.

Кількість сховищ у будівлях держархіву станом на 01.01.2018 становить 16, з них 15 сховищ обладнані системами пожежної та охоронної сигналізації, однак у робочому стані знаходяться сигналізації лише у 8 з них.

Охорона приміщень архіву здійснюється силами цілодобових чергувань працівників держархіву.

Порядок доступу до приміщень і на територію Державного архіву Львівської області затверджений наказом держархіву від 23 грудня 2014 року N 82.

Сховища та інші приміщення архіву оснащено первинними засобами пожежогасіння, які проходили технічне обслуговування та перезарядку у травні 2018 року.

Журнали обліку показників температурно-вологісного режиму ведуться у сховищах, розташованих у двох будівлях; в інших сховищах прилади вимірювань температурно-вологісних відсутні.

Фізичний стан документів в більшості випадках задовільний, однак під час проведення у 2017 році мікробіологічного та ентомологічного обстеження архівосховищ виявлено численне зараження архівних документів, роботи щодо дезінфекції, дезінсекції та дератизації сховищ протягом 2015 - 2017 років не проводились у зв'язку із відсутністю достатнього фінансування.

З метою забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду здійснюються заходи щодо підтримання будівель та систем їх життєзабезпечення в належному стані. У 2016 році проведено випробувальні роботи та електровимірювання.

Крім цього, у 2016 році розроблені робочі проекти: "Капітальний ремонт заміни вікон та зовнішніх дверей у приміщенні Державного архіву Львівської області по вул. Буйка, 4", "Енергозбереження для будівлі Держархіву області по вул. Буйка, 4" та проект на реставраційні роботи по заміні системи опалення в держархіві по вул. Підвальній, 13, однак через відсутність фінансування ці проекти не реалізовані.

Керівництво держархіву протягом 2016 - 2017 років зверталося до Львівської обласної державної адміністрації з проханням щодо збільшення кошторисних призначень по спеціальному фонду (лист від 28.03.2016 N 121/01-47, лист від 15.06.2017 N 280/01-47, лист від 02.11.2017 N 518/01-47, лист від 23.04.2018 N 167/01-47), з метою проведення низки заходів (придбання полиць для архівосховищ, поточний ремонт вікон та дверей приміщень держархіву, послуги про встановлення пожежної сигналізації в одній із будівель держархіву, ремонт та модернізація системи відеоспостереження, поточний ремонт системи каналізації, придбання цифрового фотоапарату та сканера, заміна системи опалення тощо), спрямованих на забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

Станом на 01.06.2018 року Львівською обласною державною адміністрацією збільшено кошторисні призначення по спеціальному фонду лише на заміну системи опалення та поточний ремонт вікон та дверей приміщень держархіву. Інші порушені держархівом питання залишились без розгляду.

Недостатня взаємодія держархіву з Львівською обласною державною адміністрацією не сприяє ефективному виконанню основних завдань держархівом.

На виконання плану заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009 - 2019 роки, затвердженої наказом Держкомархіву від 10 листопада 2009 р. N 190 (далі - Програма перевіряння), згідно з планом-графіком Державним архівом Львівської області протягом 2015 виконано на 141 % у кількості фондів та 106 % у кількості справ.

У 2016 році держархівом роботу за Програмою перевіряння не заплановано, хоча такі роботи проводилися.

У 2017 році план заходів за Програмою перевіряння держархів перевиконав у 8,8 разів за кількістю справ.

Загалом, станом на 08.05.2018 перевірено 2049636 од. зб., 4095 фондів, 8048 описів, що складає 83 % від облікової кількості справ. Виявлено відсутніх 1656 од. зб. із 463 фондів. Кількість знайдених у результаті перевіряння наявності - 546 од. зб.

У держархіві не розроблено регламент (інструкція) ведення обліку документів.

Дуже повільними темпами ведеться реєстр описів на фонди радянського періоду.

У списках фондів дорадянського та радянського періодів відсутні підсумкові записи, що не дає можливості встановити кількість облікованих архівних фондів у цілому по архіву.

Реєстри описів на фонди дорадянського періоду та фонди колишнього партійного архіву відсутні.

Паспорти архівосховищ не складаються.

Умови зберігання облікових документів частково задовільні.

Аркуші фондів картки фондів зберігаються у металевих шафах, у той же час шафи, де зберігаються перші примірники описів та справи фондів, не зачиняються на ключ та не опечатуються.

Протягом 2015 - 2017 років держархів виконав найбільшу кількість запитів серед державних архівів областей.

Починаючи з 2015 року, значно збільшилась кількість запитів громадян щодо документального підтвердження переселення етнічних поляків з території України в Польщу та українців з Польщі в Україну у період 1944 - 1946 рр.

За 2015 рік працівниками Держархіву Львівської області виконано 24718 запитів соціально-правового характеру, що на 115 % більше, ніж у 2014 році і у 4 рази вище планового показника.

З метою своєчасного виконання запитів щодо переселення громадян у 2016 році наказом держархіву від 26.01.2016 за N 6 "Про затвердження робочої групи" визначено 21 особу.

За звітний період держархівом виконано: тематичних запитів: у 2015 р. - 422, у 2016 р. - 24566, у 2017 р. - 9366; запитів соціально-правового характеру: у 2015 р. - 24718, у 2016 р. - 4970, у 2017 р. - 4577.

Незважаючи на значну кількість запитів, виконання запитів юридичних та фізичних осіб здійснюється у строки, встановлені законодавством, однак під час перевірки встановлено непоодинокі випадки, коли виконання запитів здійснюється з порушенням строків.

У держархіві функціонують два читальних зали, які не оснащено комп'ютерною технікою, технічним обладнанням для читання мікрокопій, для прослуховування і перегляду аудіовізуальних документів, документів в електронній формі.

У читальному залі держархіву у звітному період працювало: у 2015 р. - 522 користувачі (отримали для роботи 12727 справ), у 2016 р. - 550 користувачів (11088 справ), у 2017 - 472 користувачі (9806 справ).

На кожного відвідувача заводиться особова справа, в якій зберігаються документи: лист установи, організації або заява-анкета користувача про допуск до роботи з документами, замовлення на видачу описів, справ, бланк замовлення на копіювання документів, копії архівних довідок, які видаються користувачеві.

Основні категорії дослідників, які працюють у читальному залі, становлять: науковці, студенти, представники установ та організацій.

Незважаючи на великий обсяг роботи щодо виконання запитів юридичних та фізичних осіб, держархів підготував довідник "Державний архів Львівської області: анотований реєстр описів. Фонди періоду окупації України нацистською Німеччиною (1941 - 1945 рр.)".

Також триває робота над підготовкою довідника: "Державний архів Львівської області: анотований реєстр описів. Фонди дорадянського періоду".

Держархівом розпочата робота над публікаціями: "Українські священнослужителі 20 століття" та "Жіночий рух в Галичині початку XX століття".

Роботу над підготовкою видання "Довідник змін в адміністративно-територіальному устрої та перейменувань населених пунктів Львівської області у 1939 - 1941 та 1944 - 1989 роках. Ч. 2" перенесено з 2017 року на 2018 рік.

Враховуючи підсумки комплексної перевірки діяльності держархіву, колегія вирішила:

1. За результатами перевірки діяльності Державного архіву Львівської області визнано задовільною, але такою, що потребує покращення.

2. Державній архівній службі України:

2.1. Відділу взаємодії із державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення підготувати та надіслати до Львівської обласної державної адміністрації лист щодо вирішення питання збільшення штатної чисельності працівників та збільшення фінансування Державного архіву Львівської області за рахунок коштів Державного бюджету України.

2.2. Сектору правової експертизи та юридичного забезпечення діяльності Укрдержархіву провести аналіз чинного законодавства та подати пропозиції щодо підготовки проектів нормативно-правових актів за напрямками діяльності до 15 грудня 2018 року.

2.3. Передбачити проведення контрольної перевірки діяльності Державного архіву Львівської області у 4 кварталі 2019 року.

3. Директору Державного архіву Львівської області:

3.1. Результати перевірки розглянути на засіданні колегії Державного архіву Львівської області.

3.2. Розробити та затвердити до 15 листопада 2018 року план заходів щодо усунення наявних недоліків у діяльності держархіву та подати його Укрдержархіву.

 

Голова колегії,
Голова Державної архівної служби

Т. І. Баранова

Секретар колегії

Т. В. Галицька




 
 
Copyright © 2003-2019 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали