ЗАПОРІЗЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від 13.06.2012 р. N 270

Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації

Керуючись Указом Президента України від 26.07.2005 N 1132/2005 "Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України", постановами Кабінету Міністрів України від 11.12.99 N 2263 "Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації" (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 31.10.2007 N 1270), зі змінами та доповненнями, від 21.08.2000 N 1290 "Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ з контролю апарату місцевої державної адміністрації", зі змінами та доповненнями, від 15.09.2010 N 844 "Про затвердження Порядку проведення перевірки стану виконавської дисципліни в органах виконавчої влади", від 30.11.2011 N 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (Постанова N 1242):

1. Затвердити Положення про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації (далі - Положення), що додається.

2. Зобов'язати керівників структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату, голів районних державних адміністрацій та рекомендувати міським головам міст обласного значення, керівникам територіальних органів центральних органів виконавчої влади у Запорізькій області забезпечити дотримання вимог цього Положення.

3. Керівникам структурних підрозділів облдержадміністрації, головам районних державних адміністрацій протягом місяця привести власні розпорядчі акти у відповідність з цим Положенням.

4. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови облдержадміністрації від 22.02.2010 N 40 "Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації".

5. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації Пелиха Ю. Г.

 

Голова обласної
державної адміністрації

О. М. Пеклушенко


 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження Запорізької обласної державної адміністрації
13.06.2012 N 270


ПОЛОЖЕННЯ
про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації

I. Загальні засади

1. Положення про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації регламентує здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами облдержадміністрації та її апарату, районними державними адміністраціями, територіальними органами центральних органів виконавчої влади у Запорізькій області в частині здійснення ними повноважень місцевих державних адміністрацій та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади завдань, визначених у документах (далі - завдання, визначені у документах, або документи).

Порядок здійснення контролю за розглядом звернень громадян та наданням відповідей щодо запитів на інформацію визначаються окремими розпорядженнями голови облдержадміністрації.

2. Основною метою контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

3. Контролю підлягають зареєстровані в загальному відділі апарату облдержадміністрації (далі - зареєстровані) документи, в яких встановлено конкретні завдання або які містять питання, що потребують вирішення, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю.

4. Обов'язковому контролю підлягає:

виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах і дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах центральних органів виконавчої влади, розпорядженнях голови облдержадміністрації;

розгляд звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад;

надання відповідей на кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпорядження і доручення голови облдержадміністрації, рішення колегії обласної державної адміністрації.

5. Основними завданнями контролю за виконанням документів в обласній державній адміністрації є:

ведення в установленому порядку обліку завдань, визначених у документах;

відслідкування своєчасного надходження інформаційних та інших матеріалів про стан виконання документів;

проведення випереджувального моніторингу строків виконання документів та своєчасне інформування керівництва облдержадміністрації про можливість їх невиконання;

аналіз повноти та якості виконання (фактичного виконання) документів;

аналіз причин порушень виконавської дисципліни та внесення пропозицій щодо їх усунення;

підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів для керівництва облдержадміністрації щодо виконання документів.

6. Для здійснення контролю за виконанням документів та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни в обласній державній адміністрації використовуються такі форми і методи контролю:

постановка на контроль та відслідкування строків виконання всіх конкретних завдань, визначених у документах;

перевірка якості та повноти виконання завдань шляхом вивчення й аналізу інформації, підготовленої на виконання контрольних документів;

аналіз і узагальнення інформації про стан виконання документів у цілому або окремих визначених в них завдань, що надходить від виконавців;

систематичний аналіз статистичних та інших даних, що характеризують стан виконання документів;

проведення періодичних комплексних та цільових перевірок організації і стану виконання документів безпосередньо на місцях;

розгляд стану виконання документів (виконавської дисципліни), заслуховування звітів посадових осіб з питань організації виконання документів на засіданнях колегії облдержадміністрації, нарадах у керівництва обласної державної адміністрації;

постійний моніторинг, аналіз інформації про стан виконавської дисципліни.

7. Відповідальність за організацію виконання та контролю за виконанням завдань, визначених у документах, в обласній державній адміністрації несуть голова, перший заступник, заступники голови, заступник голови - керівник апарату облдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків) та керівники її структурних підрозділів.

8. Безпосередній контроль за виконанням документів в обласній державній адміністрації забезпечують загальний відділ та сектор контролю апарату облдержадміністрації (далі - загальний відділ та сектор контролю відповідно), які здійснюють:

загальний відділ - облік завдань, визначених у документах, і контроль за строками їх виконання;

сектор контролю - контроль за фактичним виконанням завдань, визначених у документах, а також аналіз причин несвоєчасного або неякісного виконання і внесення пропозицій щодо їх усунення.

9. У структурних підрозділах облдержадміністрації безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа (підрозділ), відповідальна за діловодство.

II. Здійснення контролю за виконанням документів

10. Організація роботи з документами здійснюється в порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства, яка розроблена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 N 1242 (Постанова N 1242) (далі - Інструкція з діловодства).

11. Контроль за виконанням документів включає:

взяття документів на контроль;

визначення форм і методів контролю;

перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців;

контроль за станом виконання;

зняття документів з контролю;

направлення виконаних документів до справи;

облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів;

інформування керівництва облдержадміністрації про хід та результати виконання документів.

12. Після реєстрації документи подаються на розгляд керівництву облдержадміністрації. Шляхом написання резолюції визначаються виконавці, завдання та строки виконання.

Після цього загальний відділ здійснює контроль за строками виконання завдань та наданням інформації про виконання.

13. Контроль за фактичним виконанням завдань, визначених у документах, здійснюється сектором контролю шляхом:

періодичного (за дорученням керівництва облдержадміністрації) збору, аналізу і узагальнення інформації про стан виконання документів у цілому або окремих встановлених в них завдань;

вивчення та аналізу матеріалів про хід виконання документів;

проведення перевірок організації і стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

аналізу повноти і якості виконання завдань, визначених у документах, під час візування інформації про хід їх виконання.

14. Для забезпечення аналізу причин несвоєчасного або неякісного виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення здійснюється:

моніторинг виконавської дисципліни (порядок здійснення моніторингу виконавської дисципліни в обласній державній адміністрації визначається відповідним розпорядженням голови облдержадміністрації);

підготовка матеріалів та внесення пропозицій щодо розгляду питань виконавської дисципліни на засіданнях колегії облдержадміністрації, нарадах у керівництва обласної державної адміністрації;

підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів з питань контролю та виконавської дисципліни для керівництва облдержадміністрації.

15. Перший заступник, заступники голови, заступник голови - керівник апарату (далі - заступники голови) обласної державної адміністрації, керівники й фахівці структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату особисто контролюють хід виконання документів, перевіряють стан справ на місцях у межах своєї компетенції.

У разі виявлення можливого несвоєчасного чи неповного виконання завдань, визначених документом, посадова особа негайно інформує про це свого безпосереднього керівника.

За результатами розгляду інформації про можливий зрив виконання документа голова облдержадміністрації або його заступник (відповідно до розподілу обов'язків) дає доручення виконавцям вжити відповідних заходів з метою усунення причин, що перешкоджають виконанню.

У разі виявлення недбалого ставлення до організації виконання завдань, визначених у документі, вносяться пропозиції щодо притягнення винних до дисциплінарної відповідальності.

16. Для забезпечення контролю за виконанням завдань, визначених у документах:

на контрольних документах загальним відділом обов'язково ставиться відмітка про взяття документа на контроль;

резолюція керівництва повинна містити: прізвище та ініціали відповідального виконавця (виконавців), завдання щодо виконання документа, строк виконання, підпис керівника, дату розгляду документа; на документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата;

на документи вищих органів влади формується відповідна справа, яка знаходиться у загальному відділі та в якій накопичуються другі примірники надісланих до вищих органів влади інформацій щодо виконання завдань, визначених у документах;

за дорученням керівництва облдержадміністрації здійснюється візування сектором контролю другого примірника інформації про хід виконання документа.

17. Для уточнення послідовності здійснення контролю за строками виконання завдань, визначених у документах, у разі потреби, розробляється план контролю за строками виконання, в якому зазначаються:

пункти (підпункти, абзаци) документа, в яких визначені завдання, що підлягають контролю;

строки виконання завдань, які підлягають контролю;

відповідальні виконавці, що забезпечують організацію виконання завдань;

установа, яку необхідно інформувати про виконання, або короткий зміст завдання.

Цей план, у разі необхідності, затверджується заступником голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).

18. Інформація на виконання завдань, визначених у документах, має містити чітку, конкретну, повну й лише по суті справи відповідь щодо виконання всіх визначених завдань (конкретно по кожному пункту) і повинна бути оформлена відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

19. Для забезпечення контролю повноти і якості підготовки інформації на виконання завдань, визначених у документах:

1) Перед подачею інформації на підпис керівництву облдержадміністрації відповідальні за виконання документа посадові особи обов'язково візують другий примірник інформації, який залишається в облдержадміністрації.

У разі, коли інформація готується за підписом голови облдержадміністрації, другий примірник інформації обов'язково візують: відповідальний виконавець, керівник відповідального за виконання документа підрозділу, заступник голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).

Всі інформації, які підписуються або візуються заступниками голови облдержадміністрації, обов'язково візують помічники заступників голови.

Інформації на виконання актів прокурорського реагування (протести, приписи, подання) підлягають обов'язковому візуванню в юридичному відділі апарату облдержадміністрації.

2) Інформації про виконання документів, які надсилаються керівництву обласної державної адміністрації, обов'язково підписують керівники структурних підрозділів облдержадміністрації, голови райдержадміністрацій, керівники територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, а у разі їх відсутності - особи, що їх заміщують.

3) Документи, що надсилаються Президенту України, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністру України, депутатам, підписує голова облдержадміністрації; центральним органам виконавчої влади - заступники голови облдержадміністрації (за погодженням з головою облдержадміністрації).

Доповідні записки, довідки, документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписуватися керівником відповідального за виконання документа підрозділу, якщо вирішувані питання не виходять за межі його компетенції.

20. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки голова облдержадміністрації, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або загальний відділ відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

21. З метою завершення контролю за додержанням строків виконання завдань, визначених у документах, відповідальний підрозділ обов'язково повідомляє загальний відділ про їх виконання.

22. На знятих з контролю документах загальним відділом проставляється відмітка "До справи", яка свідчить, що роботу над документом завершено. Зняті з контролю документи зберігаються у загальному відділі до моменту їх передачі в архів.

23. Загальний відділ:

щокварталу інформує виконавців про зняті з контролю розпорядження голови облдержадміністрації та, у разі необхідності, готує звернення до органів вищого рівня щодо надсилання облдержадміністрації переліків документів, які зняті з контролю (з метою подальшого направлення їх виконавцям);

періодично готує для керівництва облдержадміністрації інформації з питань роботи з документами в облдержадміністрації.

24. Загальний відділ та сектор контролю одержують інформацію, а в разі потреби - відповідні документи, необхідні для здійснення ними контролю за виконанням документів, від структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконкомів міських рад міст обласного значення, територіальних органів центральних органів виконавчої влади.

III. Особливості здійснення контролю за виконанням розпоряджень голови обласної державної адміністрації

25. З метою забезпечення організації виконання завдань, визначених у документах вищих органів влади, безпосередньо на території області, у разі необхідності, структурний підрозділ облдержадміністрації, її апарату або територіальний орган центрального органу виконавчої влади у Запорізькій області (далі - підрозділ), відповідальний за виконання документа, готує проект відповідного розпорядження голови обласної державної адміністрації.

26. Завдання, передбачені у розпорядженні голови облдержадміністрації, повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший строк визначеної мети та визначати, як правило, виконавців і строки виконання завдань.

У розпорядженні, в разі потреби, передбачаються проміжні та остаточні строки інформування обласної державної адміністрації про хід виконання встановлених завдань.

27. Відповідальність за організацію виконання розпорядження несе підрозділ, який безпосередньо готував проект розпорядження, якщо у самому розпорядженні не визначені інші відповідальні виконавці.

28. Контроль за виконанням розпорядження голови обласної державної адміністрації здійснює та особа, на яку покладено контроль.

29. Для здійснення контролю за виконанням завдань, визначених у розпорядженнях голови облдержадміністрації, загальним відділом формується "Контрольна папка" згідно з додатком.

"Контрольна папка" передається заступнику голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків) для написання резолюції та направлення її підрозділу, який несе відповідальність за організацію виконання розпорядження.

"Контрольна папка" зберігається в підрозділі, що безпосередньо відповідає за організацію виконання розпорядження (до зняття з контролю та передачі в загальний відділ).

30. Один примірник розпорядження голови облдержадміністрації направляється загальному відділу для здійснення контролю за додержанням строків виконання завдань, другий примірник - сектору контролю для здійснення контролю за фактичним виконанням завдань, визначених у цьому розпорядженні.

31. Розпорядження виконується в установлені в ньому строки. У разі їх відсутності відповідальний виконавець складає план організації виконання розпорядження, який підписується керівником підрозділу і затверджується відповідним заступником голови облдержадміністрації.

Копія плану подається до загального відділу в строк, визначений заступником голови облдержадміністрації, який не перевищує 10 днів від дати написання ним резолюції.

32. План організації виконання розпорядження голови облдержадміністрації визначає:

додаткові організаційні заходи щодо виконання розпорядження (у разі необхідності);

строки інформування керівництва облдержадміністрації (підготовки інформації про хід виконання розпорядження);

остаточний строк виконання розпорядження.

33. Інформація про хід виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації, яке знаходиться на контролі:

може бути проміжна або підсумкова (проміжна готується щомісяця, щокварталу, щопівроку тощо; підсумкова - для зняття розпорядження з контролю або продовження його виконання);

має містити відомості про хід виконання розпорядження (конкретно по кожному пункту) та стан справ після реалізації всіх визначених у розпорядженні завдань, пропозиції щодо подальшої роботи;

готується відповідно до завдань, визначених у розпорядженні, голові облдержадміністрації за підписом заступника голови облдержадміністрації; заступнику голови облдержадміністрації - за підписом керівника підрозділу, відповідального за організацію виконання розпорядження.

34. Підсумкова інформація про хід виконання розпорядження голови облдержадміністрації (із пропозицією зняти розпорядження з контролю як виконане або продовжити його виконання) разом з матеріалами "Контрольної папки" передається на підпис відповідному заступнику голови облдержадміністрації.

Підсумкову інформацію про хід виконання розпорядження голови облдержадміністрації обов'язково візують відповідальний виконавець, керівник підрозділу та помічник відповідного заступника голови облдержадміністрації.

Перед подачею на підпис заступнику голови облдержадміністрації відповідальний виконавець подає підсумкову інформацію на візування до сектору контролю, який шляхом вивчення та аналізу цієї інформації здійснює контроль за фактичним виконанням завдань, визначених у кожному пункті розпорядження.

35. Після розгляду заступником голови облдержадміністрації матеріали "Контрольної папки" передаються голові облдержадміністрації, який приймає рішення про зняття розпорядження з контролю або продовжує строк його виконання.

У разі продовження строку виконання відповідальний підрозділ повідомляє про це іншим співвиконавцям та під керівництвом заступника голови облдержадміністрації продовжує виконання розпорядження.

36. Розпорядження голови облдержадміністрації, яке визначає організацію та діяльність місцевих органів виконавчої влади (склад комісії/робочої групи, Положення, Порядок тощо), у разі втрати актуальності або необхідності внесення змін знімається з контролю на підставі виданого розпорядження голови обласної державної адміністрації, яке визначає втрату його чинності.

IV. Здійснення контролю за додержанням строків виконання документів

37. Строки виконання завдань встановлюються чинним законодавством, самим документом або резолюцією керівництва облдержадміністрації.

Письмове інформування про виконання завдань, визначених у документах, здійснюється у разі, якщо така вимога передбачена у цих документах.

38. Акти Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації виконуються у строки, встановлені цими документами. Якщо строк не визначено, виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності.

Для інших документів, у разі коли строк їх виконання не визначений, встановлюється строк і порядок виконання, виходячи з цілей та складності завдання, або документ виконується протягом 30 календарних днів від дати реєстрації, про що повідомляється співвиконавцям.

Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк (не більше 10 днів).

Телеграми, в яких порушуються питання, які потребують термінового вирішення, виконуються у строк до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

Документи з позначкою "Негайно" виконуються у день отримання облдержадміністрацією або у строки, що вказані в документі.

39. Для забезпечення своєчасного виконання документів з надто короткими строками вживаються заходи невідкладного виконання документів:

загальний відділ відразу після отримання та реєстрації цих документів подає їх керівництву облдержадміністрації для написання резолюції;

керівництво облдержадміністрації першочергово розглядає, визначає строк і порядок виконання документів;

після розгляду керівництвом облдержадміністрації документи невідкладно передаються безпосереднім виконавцям;

загальний відділ здійснює погодинний моніторинг в останній день строку виконання цих документів.

40. З метою недопущення порушень строків виконання документів загальний відділ:

проставляє строк виконання на 5 календарних днів раніше від встановленого;

здійснює завчасне та систематичне надання виконавцям письмових нагадувань-попереджень про наближення строків виконання документів.

41. Проекти розпорядчих документів або інформації про виконання документів стосовно актів Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до облдержадміністрації, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений у документі.

42. Відповідно до статей 15, 16 Закону України "Про статус народного депутата України" на депутатський запит офіційна письмова відповідь надається Голові Верховної Ради України та народному депутату України у 15-денний строк з дня його одержання або інший, встановлений Верховною Радою України, строк; на депутатське звернення відповідь надається народному депутату України протягом 10 днів із моменту його реєстрації.

Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, голова облдержадміністрації письмово повідомляє про це Голову Верховної Ради України та народного депутата України й пропонує інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця з моменту реєстрації запиту.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України у визначений строк, його повідомляють про це листом з викладенням причин продовження строку розгляду, який не може перевищувати 30 днів з моменту реєстрації.

Розгляд звернень депутатів місцевих рад відбувається протягом 10 днів, запитів - у встановлений радою строк.

43. Згідно із Законом України "Про прокуратуру" визначені строки виконання та інформування на документи органів прокуратури (з дня реєстрації):

вимога - невідкладно;

припис - негайно;

постанова - у 10-денний строк;

протест - у 10-денний строк;

подання - не пізніше як у місячний строк.

44. Строк виконання документа може бути змінений лише посадовою особою, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка її заміщує. Виконання документів може бути достроково припинено або відмінено лише органом влади вищого рівня, посадовою особою, що його видала одноособово, а також на вимогу суду.

45. У разі, коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, керівник підрозділу (відповідальний за виконання) до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування визначає новий строк, про що повідомляє посадовій особі, яка встановила строк виконання завдання.

Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

46. З метою забезпечення своєчасного отримання органами вищого рівня інформації про виконання завдань, визначених у документах, вживаються такі заходи:

у разі потреби, в останній день строку виконання здійснюється нагадування-попередження виконавців у телефонному режимі;

якщо інформація за погодженням з керівництвом облдержадміністрації направляється пізніше від встановленого загальним відділом випереджувального строку, обов'язково використовується електронна пошта або факс (відповідна відмітка робиться на другому примірнику інформації, який залишається у загальному відділі).

V. Організація та проведення перевірок стану виконавської дисципліни

47. Перевірка стану виконавської дисципліни (далі - перевірка) є формою контролю, за допомогою якої встановлюється реальний стан справ щодо виконання в структурних підрозділах облдержадміністрації та її апарату, районних державних адміністраціях, органах місцевого самоврядування, територіальних органах центральних органів виконавчої влади у Запорізькій області (далі - орган/підрозділ) завдань, визначених у документах.

48. Перевірка передбачає отримання інформації та обстеження на місці.

49. Перевірки поділяються на:

цільові - вивчення стану виконання окремих документів або стану виконавської дисципліни за окремими напрямами діяльності органу/підрозділу;

комплексні - вивчення стану виконавської дисципліни в цілому за всіма напрямами діяльності органу/підрозділу.

50. Основна мета перевірок:

забезпечення високої ефективності та дотримання строків виконання завдань, визначених у документах;

надання необхідної допомоги керівникам органів/підрозділів;

підготовка рекомендацій для поліпшення стану виконавської дисципліни.

51. Перевірки проводяться:

на підставі затверджених в установленому порядку планів роботи, а також позапланово - за дорученням керівництва облдержадміністрації;

з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення таємної інформації, що стала відома під час її проведення.

52. При підготовці до проведення перевірки передбачається вивчення нормативно-правової бази, оперативної та іншої інформації.

53. Не пізніше, ніж за один день до початку перевірки орган/підрозділ попереджається про її проведення листом за підписом посадової особи, за дорученням якої проводиться перевірка, або відповідним розпорядженням голови облдержадміністрації; додається або направляється окремо перелік питань, які будуть вивчатися.

54. Для виконання покладених завдань особи, що проводять перевірку, мають право:

вимагати припинення дій, які перешкоджають проведенню перевірки;

ознайомлюватися з необхідними документами, у разі потреби знімати з них копії та додавати їх до матеріалів перевірки;

отримувати від посадових осіб та працівників органу/підрозділу, в якому проводиться перевірка, усні та письмові пояснення;

перевіряти повноту усунення порушень, виявлених попередніми перевірками.

55. Під час проведення перевірки не допускається втручання в діяльність органу/підрозділу, а також перешкоджання виконанню його працівниками своїх службових обов'язків.

56. Строк проведення перевірки не повинен перевищувати 10 робочих днів. Продовження цього строку допускається за погодженням із посадовою особою, за дорученням якої проводиться перевірка, але не більше, ніж на 10 днів.

57. Результати перевірки в структурних підрозділах облдержадміністрації та її апарату, райдержадміністраціях, територіальних органах центральних органів виконавчої влади відображаються у довідці, що складається та підписується посадовою особою, яка здійснила перевірку, та візується її безпосереднім керівником.

За результатами перевірки діяльності органів місцевого самоврядування оформляється акт за підписом осіб, які проводили перевірку.

Довідка (акт) повинна містити аналіз визначеного для вивчення питання, перевірені та документально підтверджені факти, об'єктивну оцінку (висновок) стану справ і результатів діяльності. У разі виявлення негативних фактів мають бути викладені причини та заходи, які вживаються для їх усунення, а також пропозиції щодо виправлення становища.

58. Для проведення перевірки може утворюватися робоча група або комісія (далі - робоча група) та призначатися її керівник:

1) Склад робочої групи та її керівник затверджуються головою облдержадміністрації.

2) Рішення про утворення робочої групи приймається не пізніше ніж за п'ять робочих днів до початку перевірки. За рішенням керівника у складі робочої групи можуть утворюватися підгрупи.

3) До складу робочої групи включаються працівники структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату, представники місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, наукові та інші працівники за погодженням з їх керівниками.

4) У разі необхідності до початку перевірки керівник робочої групи затверджує план її проведення, в якому визначається послідовність і конкретні строки вивчення, узагальнення та підготовки матеріалів за результатами перевірки.

5) План проведення перевірки разом з відомостями про склад робочої групи не пізніше ніж за один день до її початку надсилається органу/підрозділу, в якому буде проводитися перевірка.

6) У разі потреби члени робочої групи складають особисті плани проведення перевірки, в яких визначається перелік питань для вивчення. Особисті плани проведення перевірки затверджуються керівником робочої групи. Члени робочої групи проводять перевірку згідно із затвердженим планом.

7) За результатами перевірки складається звіт (довідка або акт), який підписується керівником та членами робочої групи. Член робочої групи, який не згодний з висновками робочої групи, може викласти свою окрему думку в письмовій формі, що додається до звіту.

59. Керівник органу/підрозділу, в якому проводиться перевірка, може вносити письмово пропозиції та обґрунтовані пояснення стосовно наведених у довідці (акті) фактів і висновків.

60. Про результати проведеної перевірки надається інформація посадовій особі, за дорученням якої проводилася перевірка, після чого довідка (акт) надається керівникові відповідного органу/підрозділу для ознайомлення та вжиття в разі необхідності заходів для усунення виявлених недоліків.

Необхідність здійснення додаткових заходів визначається посадовою особою, за дорученням якої проводилася перевірка.

61. орган (підрозділ), в якому проводилася перевірка, інформує в установлені строки про проведену роботу з усунення виявлених недоліків та вжиті заходи для притягнення до відповідальності працівників, винних у допущених порушеннях.

62. За рішенням голови облдержадміністрації результати вивчення стану виконавської дисципліни можуть бути винесені для розгляду на засіданні колегії облдержадміністрації. У цьому разі підготовка матеріалів здійснюється в порядку, встановленому Регламентом облдержадміністрації.

63. Рішення щодо оприлюднення матеріалів перевірки в засобах масової інформації приймає голова облдержадміністрації.

Особливості проведення комплексних перевірок

64. Комплексні перевірки здійснюються з метою поглибленого вивчення стану виконання вимог законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови облдержадміністрації за всіма напрямами діяльності органів/підрозділів.

65. Комплексні перевірки діяльності виконавчих органів однієї міської ради міста обласного значення проводяться не частіше, ніж раз на два роки, а інших органів/підрозділів - не частіше, ніж раз на рік, на підставі затверджених в установленому порядку планів роботи.

66. Період проведення комплексної перевірки визначається відповідним розпорядженням голови облдержадміністрації.

З метою визначення органів/підрозділів, в яких буде здійснено комплексні перевірки, щороку до 01 грудня сектором контролю збираються та узагальнюються пропозиції керівництва облдержадміністрації, структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату.

Готується проект відповідного розпорядження голови облдержадміністрації, яким затверджується графік проведення комплексних перевірок та перелік структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату, територіальних органів центральних органів виконавчої влади у Запорізькій області, які залучаються до проведення комплексних перевірок у наступному році.

У разі доручення керівництва облдержадміністрації щодо позапланової комплексної перевірки сектором контролю готується проект розпорядження голови облдержадміністрації про її проведення, в якому визначається послідовність і конкретні строки вивчення, узагальнення та підготовки матеріалів за результатами перевірки.

67. Структурним підрозділам облдержадміністрації та її апарату, територіальним органам центральних органів виконавчої влади у Запорізькій області, які залучаються до проведення комплексної перевірки, та органу/підрозділу, в якому буде здійснено комплексну перевірку, надсилається відповідне розпорядження голови облдержадміністрації не пізніше, ніж за один день до початку перевірки.

68. Структурні підрозділи облдержадміністрації та її апарату, територіальні органи центральних органів виконавчої влади у Запорізькій області, які залучаються до проведення комплексної перевірки, забезпечують протягом визначеного періоду проведення перевірок за відповідними напрямами діяльності.

Кожна посадова особа, яка здійснила перевірку за відповідним напрямом діяльності, надає згідно з визначеними строками довідку (акт) до сектору контролю.

69. Сектором контролю за результатами комплексної перевірки готується узагальнена довідка (акт) та проект розпорядження голови обласної державної адміністрації.

70. Узагальнена довідка (акт) та розпорядження голови облдержадміністрації за результатами комплексної перевірки надсилаються відповідному органу/підрозділу для ознайомлення, вжиття заходів щодо усунення виявлених недоліків та інформування про результати проведеної роботи у визначений в розпорядженні строк.

71. Орган/підрозділ, в якому здійснено комплексну перевірку, у двотижневий строк готує план заходів щодо усунення недоліків, виявлених під час комплексної перевірки.

Виконання цих заходів тримається на контролі керівником органу/підрозділу до остаточного усунення недоліків.

 

Заступник голови - керівник
апарату облдержадміністрації

Ю. Г. Пелих


 

Додаток
до Положення
(пункт 29)


КОНТРОЛЬНА ПАПКА
розпорядження голови обласної державної адміністрації

1. Складові "Контрольної папки":

обкладинка "Контрольної папки", на якій зазначено: номер, дата та назва, на кого покладено контроль, строк виконання;

копія розпорядження;

план організації виконання розпорядження (у разі його необхідності);

інформація співвиконавців або, у разі значної кількості співвиконавців, аркуш контролю, в якому робиться відмітка про отримання інформації від усіх співвиконавців розпорядження;

інформація про хід виконання розпорядження голови облдержадміністрації - проміжна (готується щомісяця, щокварталу, щопівроку тощо) або підсумкова (готується у разі зняття розпорядження з контролю або продовження його виконання);

додаткові матеріали, що свідчать про хід виконання розпорядження голови облдержадміністрації (у разі необхідності).

2. Підрозділ, що відповідає за організацію виконання розпорядження, забезпечує:

складання плану організації виконання розпорядження (форма 1) та затвердження його у заступника голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків);

підготовку в разі необхідності додаткових запитів щодо надання інформації на виконання розпорядження;

проставлення в аркуші контролю (форма 2) строку виконання завдання та відмітки про отримання інформації від всіх співвиконавців розпорядження;

збір та аналіз інформації від всіх співвиконавців;

підготовку інформацій (проміжних або підсумкових) про хід виконання розпорядження (форма 3).

3. Резолюція голови облдержадміністрації ("Зняти з контролю" або інше) покладається на першому аркуші інформації про хід виконання розпорядження.

4. У разі накопичення в "Контрольній папці" значної кількості матеріалів, що свідчать про хід виконання розпорядження, може бути складений перелік цих документів та здійснена їх систематизація в окремих тематичних папках.

 

Заступник голови - керівник
апарату облдержадміністрації

Ю. Г. Пелих


 

Форма 1

ЗАПОРІЗЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник голови облдержадміністрації

____
             (підпис)

______
       (ініціали, прізвище)

"____" _______ 20__ р.


ПЛАН
організації виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації

"___" 20__ р. N ___
______
______
______
______

NN
з/п

Зміст заходу

Відповідальний за виконання
(керівництво підрозділу)

Строк виконання

Відмітка про виконання
(дата, підпис відповідального; реквізити документа - у разі необхідності)

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Остаточний строк виконання: ____

 

Керівник підрозділу

___________
(підпис)

__
(ініціали, прізвище)


 

Форма 2

АРКУШ КОНТРОЛЮ
розпорядження голови облдержадміністрації
від ___________ N ____

_
_

NN
з/п

Перелік співвиконавців

Строк виконання - ___________

Відмітка про отримання
(дата отримання або інша позначка)

Примітка
(дата, N отриманого документа, повнота виконання тощо)*

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



* - зазначається у разі необхідності.

 

Керівник підрозділу

___________
(підпис)

__
(ініціали, прізвище)


 

Форма 3

Резолюція:
 
 
 
 
 
 
 


 

 

Голові облдержадміністрації
(заступнику голови облдержадміністрації)

                            (прізвище, ініціали)


ІНФОРМАЦІЯ

(_________)
(проміжна або підсумкова)

ЗАГОЛОВОК: про хід виконання розпорядження голови облдержадміністрації
                          від ____ N ___ "__________"
                                                                                                   (назва розпорядження голови облдержадміністрації)

ЗМІСТ ПИТАННЯ:

 

 

ПРОПОЗИЦІЇ:

 

ДОДАТКИ:
(у разі необхідності)

Заступник голови
облдержадміністрації
(керівник підрозділу)

 
 
____
(підпис)

 
 
_
(ініціали, прізвище)





 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали