Шановні партнери! Всі ціни, інформація про наявність та терміни доставки документів актуальні.


Додаткова копія: Про результати проведення позапланового внутрішнього аудиту ефективності в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства

КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

РІШЕННЯ

від 24 липня 2018 року N 2/4

Про результати проведення позапланового внутрішнього аудиту ефективності в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства

Рішення введено в дію наказом Державної архівної служби України від 22 серпня 2018 року N 57 (Наказ N 57)

Заслухавши і обговоривши доповідь в. о. завідувача сектору внутрішнього аудиту Сіряк В. І. "Про результати проведення позапланового внутрішнього аудиту оцінки діяльності щодо ефективності планування, виконання і досягнення цілей, визначених у бюджетній програмі КПКВК 3609020 "Прикладні розробки у сфері архівної справи та страхового фонду документації", виконання завдань, визначених актами законодавства, а також визначення ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства", колегія зазначає, що відповідальними посадовими особами Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (далі - УНДІАСД або Інститут) не в повній мірі було дотримано вимоги законодавства України, не здійснювався якісний внутрішній контроль за станом планування та використання коштів державного бюджету, що в свою чергу призвело до низки недоліків, які негативно впливають на стан фінансово-бюджетної дисципліни в закладі. Проте через встановлення окремих фактів щодо недоліків та суперечностей в діяльності Інституту, закладу надається умовно-позитивний висновок стосовно його діяльності.

Аудит було проведено на підставі наказу Державної архівної служби України від 23.02.2018 N 7/1 (в редакції наказу від 13.04.2018 N 12/1). Термін проведення аудиту: з 05 березня по 04 травня 2018 року. Період, що охоплювався аудитом: з 01 січня 2016 року до 31 грудня 2017 року.

Цілі внутрішнього аудиту: надання керівництву Державної архівної служби України об'єктивної і незалежної оцінки діяльності Інституту щодо ефективності планування, виконання і досягнення цілей, визначених у бюджетній програмі КПКВК 3609020 "Прикладні розробки у сфері архівної справи та страхового фонду документації" (далі - КПКВК 3609020), виконання завдань, визначених актами законодавства, а також визначення ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань установи".

Посадовими особами Інституту, яким надано право розпоряджатися рахунками та підписувати документи впродовж періоду проведення внутрішнього аудиту були:

З правом першого підпису:

директор - Гаранін О. Я. - з початку перевірки до 13.04.2018;

в. о. директора - Христова Н. М. - з 16.04.2018 до завершення.

3 правом другого підпису: головний бухгалтер - Поліщук В. В. - впродовж періоду перевірки.

УНДІАСД утворено відповідно до статті 4 Закону України "Про наукову і науково-технічну діяльність" (Закон N 848-VIII) та постанови Кабінету Міністрів України від 16.05.94 N 311 "Про створення в м. Києві Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства".

Інститут діє на підставі Статуту, затвердженого наказом Державної архівної служби України від 29.11.2016 N 161 (Наказ N 161). Відповідно до п. 1.2 розділу I Статуту Інститут є державною науковою установою, яка належить до сфери управління Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів).

Основною метою діяльності УНДІАСД є отримання нових наукових знань для досягнення суспільно корисних результатів у сфері архівної справи та діловодства, забезпечення якісної та кваліфікованої роботи працівників архівних установ, впровадження науково-практичних результатів наукової діяльності.

Планування та використання коштів державного бюджету УНДІАСД здійснює за бюджетною програмою 3609020 "Прикладні розробки у сфері архівної справи та страхового фонду документації".

Загальна сума надходжень УНДІАСД у періоді, що підлягав дослідженню, становить 4735,6 тис. грн, в т. ч. по загальному фонду - 4719,5 тис. грн, по спец, фонду - 16,1 тис. гривень.

Взаємні трудові і соціально-економічні відносини між директором Інституту Гараніним О. Я. і найманими працівниками Інституту визначені у Колективному договорі, який схвалено на зборах трудового колективу від 09.11.2012 року. Невід'ємною складовою Колективного договору є додатки, а саме:

- додаток N 1 "Положення про оплату праці співробітників УНДІАСД, затвердженого директором Інституту Гараніним О. Я. 12.11.2012 та погодженим Головою Профспілки УНДІАСД Слизьким А. Ю. 12.11.2012;

- додаток N 2 Положення про преміювання працівників УНДІАСД, затвердженого директором Інституту Гараніним О. Я. 12.11.2012 та погодженим Головою Профспілки УНДІАСД Слизьким А. Ю. 12.11.2012;

- додаток N 3 "Перелік посад працівників УНДІАСД з ненормованим робочим днем та тривалістю їх додаткових відпусток", затвердженого директором Інституту Гараніним О. Я. 12.11.2012 та погодженим Головою Профспілки УНДІАСД Слизьким А. Ю. 12.11.2012;

- додаток N 4, яким визначено види та розмір матеріальної допомоги, що надається за рахунок профспілкових внесків.

Структура фонду оплати праці працівників УНДІАСД наведена в таблиці N 1.

N

Структура ФОП

2016 рік

2017 рік

План

Факт

Питома вага, %

План

Факт

Питома вага, %

1

Посадові оклади штатного персоналу

1308,4

813,7

51,4

1805,9

1023,1

45,5

2

Доплати та надбавки обов'язкового характеру штатного персоналу

275,1

234,5

14,8

442,6

318,2

14,2

3

Надбавки, що носять стимулюючий характер за всіма категоріями працюючих штатного

-

85,0

5,3

-

163,9

7,2

4

Премії штатного персоналу - всього

-

327,6

20,7

-

513,8

22,9

5

Матеріальна допомога штатного персоналу

-

30,9

2,0

-

57,9

2,6

6

Інші види виплат (лікарняні, відпустка та її компенсація, індексація, вихідна допомога до пенсії, декретні л/л, наукове керівництво)

-

91,8

5,8

-

171,6

7,6

 

Разом

1583,5

1583,5

100,0

2248,5

2248,5

100,0

Дані таблиці свідчать, що обов'язкові виплати становлять у 2016 році 66,2 відс. фонду оплати праці (1048,2 тис. грн), за 2017 рік - 59,7 відс. (1341,3 тис. грн). Необов'язкові виплати становлять 28,0 відс. (445,5 тис. грн) та 32,7 відс. (735,6 тис. грн) відповідно. Інші види виплат складають у 2016 році - 5,8 відс. (91,8 тис. грн), у 2017 році - 7,6 відс. (171,6 тис. грн).

Про штатну чисельність працівників УНДІАСД у 2016 - 2017 роках свідчить таблиця N 2.

Період, що перевірявся,
рік

Штатна чисельність
(кількість)

Фактично зайнято посад

Вакантні посади

Всього

З них за сумісництвом

2016

37,0

25,0

7,0

12,0

2017

37,0

26,0

7,0

11,0

Дані таблиці свідчать, що фактично у 2016 році в Інституті на посадах працювали - 67,6 відс. штатної чисельності, з яких 28 відс. - за сумісництвом. У 2017 році на посадах працювали 70,3 відс. всієї штатної чисельності працівників Інституту, з яких 27 відс. - за сумісництвом.

У ході здійснення внутрішнього аудиту проведено низку аудиторських досліджень із застосуванням певних методів, прийомів та процедур, спрямованих на отримання аудиторських доказів, та розглянуто такі питання:

- усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми контрольними заходами;

- стан виконання установою завдань, визначених нормативно-правовими актами законодавства, та внутрішніх розпорядчих документів;

- оцінка ефективності планування, виконання та результатів бюджетної програми;

- оцінка обґрунтованості визначення потреби в бюджетних коштах;

- стан виконання наукових прикладних розробок у сфері архівної справи;

- оцінка результатів наукових прикладних розробок у сфері архівної справи та стан їх впровадження;

- оцінка ефективності планування, виконання та результатів бюджетної програми в частині підготовки наукових кадрів;

- оцінка якості звітування про виконання паспорту бюджетної програми.

Під час проведення аудиту встановлено, що керівництво Інституту не дотримується вимог законодавства України, в результаті чого виявлено низку недоліків, що негативно впливають на стан фінансово-бюджетної дисципліни в Інституті, а саме:

1) неякісне та несвоєчасне виконання запланованих у 2017 році 8 НДР. Фактично Укрдержархівом під час проведення аудиту (станом на 02.05.2018) не було складено жодного акта приймання замовником завершених Інститутом НДР, які планувались до виконання у 2017 році. Порушення виникло через недотримання директором Інституту Гараніним О. Я. вимог ДСТУ 3973;

2) незаключення Укрдержархівом з Інститутом договорів на виконання НДР, а також відсутність визначеної процедури планування, фінансування та контролю виконання науково-дослідних робіт у сфері архівної справи, призвело до недотримання Інститутом своїх зобов'язань щодо якісного завершення НДР та впровадження їх результатів;

3) здійснення некоректних розрахунків до кошторису Інституту:

- встановлено перевищення у розрахунку видатків до кошторису на 2016 рік за КЕКВ 2111 "Оплата праці працівників бюджетних установ" на суму 187,4 тис. грн до визначених у плані використання бюджетних коштів на оплату праці асигнувань на 2016 рік;

4) невключення до проектів бюджетних запитів (проектів кошторисів) протягом 2016 - 2017 років витрат на здійснення робіт з експертизи та редагування 2-х розроблених Інститутом проектів ДСТУ призвело до неефективного витрачання бюджетних коштів в загальній сумі 1200,8 тис. грн:

- протягом 2015 - 2016 років у сумі - 423,7 тис. грн (кошторисна вартість 1 проекта ДСТУ за темою: "Дослідження стану нормативного та науково-методичного забезпечення публікації інформації архівних документів";

протягом 2016 - 2017 років у сумі - 777,1 тис. грн (кошторисна вартість 1 проекта ДСТУ за темою "Проведення наукового аналізу термінології діловодства та архівної справи з метою уточнення складу і змісту базових термінів, з урахуванням змін, що відбулися у нормативно-правовій базі галузі");

5) необгрунтоване планування бюджетних коштів на виконання бюджетної тематики призвело до включення недостовірних даних до бюджетних запитів:

- завищення кількісного показника впроваджених у 2016 році НДР на 1 од. (1 проект ДСТУ);

- завищення показника якості щодо відсотка впроваджених у 2016 році НДР на 12,2 відс. (1 проект ДСТУ);

- завищення показника якості щодо відсотка впроваджених у 2017 році НДР на 12,5 відс. (1 проект ДСТУ);

6) своєчасне невнесення відповідних змін до паспорта бюджетної програми КПКВК 3609020 призвело до безпідставного віднесення на витрати НДР коштів у сумі 7,8 тис. грн без відповідного внесення змін до кошторисної вартості НДР;

7) неякісне складання паспорту бюджетної програми за КПКВК 3609020 призвело до включення недостовірних показників:

продуктивності:

- завищення у 2016 році кількості впроваджених НДР на 2 од.;

- завищення у 2016 році кількості завершених НДР на 1 од.;

якості:

- завищено у 2016 році частку впровадження НДР на 22,2 відс;

- завищення у 2016 році частку завершення НДР на 12,2 відс;

8) неякісне складання звіту про виконання паспорта бюджетної програми за КПКВК 3609020 призвело до включення недостовірних звітних показників:

продуктивності:

- завищення у 2016 році кількості впроваджених НДР на 2 од.;

- завищення у 2016 році кількості завершених НДР на 1 од.;

- завищення у 2017 році кількості завершених та впроваджених НДР на 8 од.;

якості:

- завищено у 2016 році частку впровадження НДР на 22,2 відс;

- завищення у 2016 році частку завершення НДР на 12,2 відс;

- завищення у 2017 році частки завершення та впровадження НДР від загальної кількості запланованих НДР на 88,8 відс;

9) недотримання норм Положення N 830 призвело до заниження собівартості 2 НДР через невключения витрат на здійснення відповідно до ТЗ відряджень, що унеможливлює здійснити оцінку якості і ефективності витрачання бюджетних коштів у сумі 510,0 тис. грн (кошторисна собівартість 2 досліджень мікробіологічного та ентомологічного стану архівосховищ);

10) неналежне відношення керівництва Інституту до виконання проекту ДСТУ 2732:20__(невнесення коригування собівартості НДР, невнесення змін до ТЗ) призвело до зайвого спрямування коштів у сумі 142,9 тис. грн на виконання протягом другого півріччя 2017 року робіт, які фактично не проводились;

11) через неможливість надання оцінки щодо пріоритетності та актуальності дослідження Інститутом теми "Дослідження процесів історичного документотворення в контексті функціонування державних інституцій як фондоутворювачів, в процесі діяльності яких були створені документи Національного архівного фонду (XV - поч. XX ст.)" вбачається можливе виникнення фінансового ризику щодо використання бюджетних коштів протягом 2018 - 2019  на загальну суму 1376,3 тис. грн не за визначеним призначенням КПКВК 3609020;

За результатами проведеного аудиту керівництву Інституту та Голові Укрдержархіву Барановій Т. І. було запропоновано до виконання ряд рекомендаційних заходів.

На виконання листа Укрдержархіву від 22.06.2018 N 09/2828 Інститутом було розроблено План заходів щодо впровадження аудиторських рекомендацій за результатами проведеного аудиту (затверджено 02.07.2018 директором Інституту Гараніним О. Я.), відповідно до якого визначені відповідальні особи за виконання рекомендацій із визначенням відповідних строків.

Враховуючи зазначене та з метою організації в Укрдержархіві належної системи внутрішнього контролю щодо вирішення проблемних питань, виявлених під час аудиту, та подальшого впровадження аудиторських рекомендацій

колегія вирішує:

1. В. о. завідувача сектору внутрішнього аудиту Сіряк В. І. забезпечити:

- розробку Плану заходів Укрдержархіву щодо впровадження аудиторських рекомендацій за результатами проведеного в УНДІАСД позапланового аудиту з 05.03.2018 - 04.05.2018 (далі - План заходів Укрдержархіву).

Термін: до 31.08.2018;

- моніторинг усунення виявлених недоліків у відповідності до затверджених Планів заходів Укрдержархіву та УНДІАСД.

Термін: постійно, до повного виконання.

2. Директору УНДІАСД Гараніну О. Я. інформувати Голову Укрдержархіву Баранову Т. І. про виконання заходів з усунення всіх недоліків.

Термін: щоквартально, до повного виконання.

 

Голова Державної архівної
служби, Голова колегії

Т. І. Баранова

Секретар колегії

Т. В. Галицька




 
 
Copyright © 2003-2019 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали