ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 16 січня 2012 року N 3

Про забезпечення інформаційно-комунікаційного супроводження суспільно значущих заходів та взаємодію з засобами масової інформації і громадськістю

Із змінами і доповненнями, внесеними наказом Державної архівної служби України від 12 березня 2012 року N 34 (Наказ N 34)

З метою належного планування якісної і скоординованої інформаційної діяльності державних архівних установ з висвітлення своєї діяльності в засобах масової інформації та з інформування громадськості наказую:

1. Зобов'язати заступників Голови (Воронін В. М., Музичук О. В.), керівників структурних підрозділів Укрдержархіву, Державного департаменту СФД (Прись Т. П., Богунова Н. К., Баранова О. В., Прилепішева Ю. А., Ярошенко Д. В., Сельченкова С. В., Денисенко О. В., Кузнєцова М. І., Кисельова Л. А., Забенько Ю. І., Стадник В. А., Тюрін О. О., Степаненко В. Л.) забезпечити:

- системне якісне інформування громадськості про діяльність Укрдержархіву, соціально-економічні реформи, інші пріоритетні питання державної політики у сфері архівної справи та системи страхового фонду документації (далі - СФД), проведення роз'яснювальної роботи щодо цілей, змісту, механізмів та очікуваних результатів цієї політики;

- подання відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Прилепішева Ю. А.) інформаційних матеріалів для розміщення на Урядовому веб-порталі, а також матеріалів для підготовки прес-релізів в електронній формі за тиждень до проведення запланованих заходів та розгляду на засіданні Кабінету Міністрів України відповідних проектів нормативно-правових актів (додаток 1);

- щороку до 20 грудня подання пропозицій до річного плану найважливіших заходів у рамках реалізації системних соціально-економічних реформ, інших пріоритетних напрямках діяльності відповідного органу виконавчої влади (додаток 4);

- подання відділу використання інформації департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Ярошенко Д. В.) інформаційних матеріалів для оновлення інформаційного стенду в Головному корпусі споруд центральних державних архівних установ; (Наказ N 34)

- оперативну підготовку у день отримання коментарів та роз'яснень на критичні зауваження у засобах масової інформації на діяльність Укрдержархіву для їх подальшого розміщення на веб-порталі Укрдержархіву та у відповідних ЗМІ. (Наказ N 34)

(пункт 1 доповнено абзацом шостим згідно з наказом Державної архівної служби України від 12.03.2012 р. N 34) (Наказ N 34)

2. Відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Прилепішева Ю. А.) забезпечити:

- дотримання порядку оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність Укрдержархіву відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" (Закон N 2939-VI) та постанови Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 року N 3 "Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади";

- підготовку і розповсюдження у ЗМІ за матеріалами, що надаються профільними структурними підрозділами, відповідних прес-релізів щодо запланованих інформаційних та іміджевих заходів та проектів нормативно-правових актів, підготовлених Укрдержархівом, з викладенням доступною мовою мети та очікуваного результату запровадження даного акту;


- здійснення постійного моніторингу друкованих та електронних ЗМІ, радіо і телебачення, підготовку керівництву Укрдержархіву щотижневих оглядів інформаційного простору, реагування на критичні зауваження і пропозиції ЗМІ упродовж трьох робочих днів від дати отримання зауваження шляхом надання отриманих від структурних підрозділів Укрдержархіву (абзац 6 пункту 1 цього наказу) роз'яснень "джерелу" критики, розміщення їх на веб-порталі Укрдержархіву та інформування Секретаріату Кабінету Міністрів України про вжиті заходи з реагування на критичні зауваження, що надійшли на адресу Укрдержархіву від ЗМІ та громадськості (додаток 5); (Наказ N 34)

(абзац четвертий пункту 2 у редакції наказу Державної архівної служби України від 12.03.2012 р. N 34) (Наказ N 34)

- щоденне, за наявності матеріалів, отриманих на виконання пункту 1 цього наказу, подання до Секретаріату Кабінету Міністрів України у паперовому та електронному вигляді (editor@kmu.gov.ua) інформаційних матеріалів для розміщення на Урядовому веб-порталі: анонси подій, повідомлення, прес-релізи, а також роз'яснення щодо соціально-економічних реформ, інших пріоритетних питань державної політики в архівній справі та діловодстві (додаток 1);

- щотижневе, щочетверга до 14.00, подання у паперовому та електронному вигляді до Секретаріату Кабінету Міністрів України (zvit@kmu.gov.ua, ps@kmu.gov.ua, kozina@kmu.gov.ua) тижневих планів найважливіших заходів, які потребують висвітлення (додаток 2);

- подання до 20 числа місяця, що передує запланованому, у паперовому та електронному вигляді до Секретаріату Кабінету Міністрів (zvit@kmu.gov.ua, ps@kmu.gov.ua, kozina@kmu.gov.ua) місячних планів найважливіших заходів, які потребують висвітлення, а також заходів, у яких передбачена участь громадськості та засобів масової інформації (додаток 3);

- подання щорічно до кінця поточного року Секретаріату Кабінету Міністрів України плану суспільно значущих заходів в архівній сфері, реалізація яких потребує інформаційно-комунікаційного супроводження (додаток 4); (Наказ N 34)

- визначити відповідальною особою за реагування, на критичні зауваження у засобах масової інформації головного спеціаліста відділу міжнародного співробітництва Укрдержархіву (Романович С. В.), який забезпечує їх огляд та передання до структурних підрозділів Укрдержархіву для підготовки відповідних роз'яснень. (Наказ N 34)

(пункт 2 доповнено абзацом дев'ятим згідно з наказом Державної архівної служби України від 12.03.2012 р. N 34) (Наказ N 34)

3. Відділу використання інформації департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Ярошенко Д. В.) забезпечити підтримання та постійне оновлення стенду в Головному корпусі споруд центральних державних архівних установ з інформаційно-роз'яснювальними матеріалами щодо роботи Укрдержархіву, правил та годин прийому громадян, публічних заходів, прийнятих та запланованих рішень.

4. Директору Державного департаменту СФД (Степаненко В. Л.), керівникам державних архівних установ та установ СФД забезпечити:

4.1. надання відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Прилепішева Ю. А.) у паперовому та електронному вигляді на pr@archives.gov.ua або факсом 275-36-55:

4.1.1. щотижнево, щочетверга до 10.00, інформації про проведені та плановані заходи суспільно-громадського значення за участі засобів масової інформації (прес-конференції, брифінги, виступи у ЗМІ, відкриття виставок, публікації статей, презентації видань, інше) (додаток 2).

Інформацію про заходи, що відбулися, необхідно подавати оперативно (день у день);

4.1.2. до 15 числа місяця, що передує запланованому, місячних планів найважливіших заходів, які потребують висвітлення, заходів, у яких передбачена участь громадськості та засобів масової інформації (додаток 3), а також звітних матеріалів;

4.1.3. щороку до 20 грудня надання пропозицій до річного плану суспільно значущих заходів в архівній сфері та системі страхового фонду документації, реалізація яких потребує інформаційно-комунікаційного супроводження (додаток 4);

4.2. Директорам УНДІАСД (Гаранін О. Я.), ЦДАВО (Маковська Н. В.), ЦДІАК (Кісіль І. М.), ЦДКФФА (Топішко Н. О.), ЦДЕА (Ус О. М.), ДНАБ (Порохнюк Г. В.), ДЦЗД (Яценюк А. М):

4.2.1. надання відділу використання інформації департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Ярошенко Д. В.) матеріалів про роботу архівів, правил та годин прийому громадян для оновлення стенду в Головному корпусі споруд центральних державних архівних установ;

4.2.2. постійне підтримання та оновлення інформаційно-роз'яснювальних матеріалів та інформації про плановані публічні заходи, прийняті рішення, що розміщуються на стенді в Головному корпусі споруд центральних державних архівних установ;

4.3. здійснення цілеспрямованої роботи зі ЗМІ, їх постійного моніторингу, реагування на оприлюднені у ЗМІ зауваження і пропозиції, ведення та поповнення реєстрів ЗМІ, з якими здійснюється постійна співпраця, налагодження дієвих зв'язків з громадськістю;

4.4. інформаційне наповнення та підтримку власних веб-сайтів відповідно до вимог, викладених у листі Держкомархіву від 22 лютого 2011 року N 501/06 та наказі Укрдержархіву від 31 жовтня 2011 р. N 85 "З оголошенням рішення колегії Укрдержархіву від 18 жовтня 2011 року "Про стан роботи державних архівних установ щодо створення та супроводу власних веб-сайтів"; їх інтеграцію до веб-порталу Укрдержархіву.

5. Покласти на першого заступника Голови Державної архівної служби Вороніна В. М. персональну відповідальність за:

- своєчасне подання до Кабінету Міністрів України якісної, професійно підготовленої інформації про заходи та події в архівній сфері та системі СФД;

- організацію інформаційного супроводу рішень і заходів у сфері компетенції Укрдержархіву;

- координацію інформаційної складової роботи архівної галузі на рівні Прес-служби Кабінету Міністрів України.

6. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Держкомархіву від 9 березня 2011 р. N 31 "Про забезпечення інформаційно-комунікаційного супроводження суспільно значущих заходів та взаємодію з засобами масової інформації і громадськістю".

7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

Голова Державної
архівної служби

О. П. Гінзбург


 

Додаток 1
до наказу Укрдержархіву
16.01.2012 N 3


СТРУКТУРА
роз'яснення щодо соціально-економічних реформ, інших пріоритетних питань державної політики

1. Пріоритет державної політики.

2. Суть проблеми, яка потребує розв'язання.

3. Інші варіанти розв'язання проблеми та ключові аргументи для обґрунтування державної позиції з цього питання.

4. Очікувані результати виконання рішення для різних верств (груп) суспільства, на які вплине прийняття рішення, його позитивний вплив на галузі економіки та регіонів.

5. Можливі негативні наслідки прийнятого рішення для окремих верств (груп) населення, шляхи їх мінімізації.

6. Сфера відповідальності органів виконавчої влади щодо виконання прийнятого рішення, найменування органів, установ, осіб, від яких залежить успіх його виконання.

7. Механізм реалізації прийнятого рішення, строки та ресурси для його реалізації.

8. Критерії оцінки ефективності рішення.

Роз'яснення викладаються простою мовою.

Наприкінці тексту роз'яснень надається інформація, де їх вже оприлюднено.

 

Додаток 2
до наказу Укрдержархіву
16.01.2012 N 3


План
найважливіших заходів* Державної архівної служби України, Державного департаменту СФД та державних архівних установ, що потребують висвітлення, на 27 лютого - 4 березня 2011 року

Основні теми тижня: інформування про склад і зміст Національного архівного фонду

Понеділок
27 лютого

Вівторок
28 лютого

Середа
29 лютого

Четвер
1 березня

П'ятниця
2 березня

Субота
3 березня

Неділя
4 березня

19.50 - 20.50
м. Київ,
вул. Хрещатик, 26
Радіо "Культура"
Прямий ефір радіопередачі "Вечірні зустрічі"

Спікер(и):
посада (повна назва), прізвище, ініціали (може бути більше однієї особи)

Контактні особи:
прізвище, ініціали; посада (повна назва); контактний телефон, факс (окрім начальника відділу зазначається також спеціаліст, відповідальний за зв'язки зі ЗМІ)

 

 

13.00
прес-центр УКРІНФОРМу
Прес-конференція на тему "Архіви для людей: виклики сучасності"

Спікер(и):
посада (повна назва), прізвище, ініціали (може бути більше однієї особи)

Контактні особи:
прізвище, ініціали; посада (повна назва); контактний телефон, факс (окрім начальника відділу зазначається також спеціаліст, відповідальний за зв'язки зі ЗМІ)

 

 

 


Директор (повна назва установи)

підпис

ініціали, прізвище

Виконавець:

 

 

Начальник відділу (повна назва структурного підрозділу)

підпис

ініціали, прізвище

контактний телефон, електронна адреса


* У плані наводяться конкретні заходи, які здійснюються у межах реалізації системних соціально-економічних реформ або відповідають іншим пріоритетним напрямам діяльності в архівній сфері та системі страхового фонду документації


 

Додаток 3
до наказу Укрдержархіву
16.01.2012 N 3


План* найважливіших заходів Державної архівної служби України, Державного департаменту СФД та державних архівних установ, які потребують висвітлення, а також заходів, у яких передбачена участь громадськості та засобів масової інформації, на березень 2012 року

N

Дата

Місце

Зміст заходу та форма його проведення

Контактна особа

1.

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

3.

 

 

 

 


Директор (повна назва установи)

підпис

ініціали, прізвище

Виконавець:

 

 

Начальник відділу (повна назва структурного підрозділу)

підпис

ініціали, прізвище

контактний телефон, електронна адреса


* У плані наводяться конкретні заходи, які здійснюються у межах реалізації системних соціально-економічних реформ або відповідають іншим пріоритетним напрямам діяльності в архівній сфері та системі страхового фонду документації:

- у розділі 2 плану (звіту) зазначається точна (приблизна) дата проведення інформаційних та іміджевих заходів. Наприклад: "3 березня 2012 р.";

-у розділі 3 плану (звіту) зазначається місце проведення інформаційних та іміджевих заходів. Наприклад: "Прес-центр УКРІНФОРМу (м. Київ, вул. Б. Хмельницького, 8/16)";

- у розділі 4 плану (звіту) зазначається повна назва та тематика інформаційних та іміджевих заходів, спікери. Наприклад: "Прес-конференція на тему "Архіви для людей: виклики сучасності". Спікери: Голова Державної архівної служби О. П. Гінзбург, заступник Голови О. В. Музичук, директор ЦДАВО Н. В. Маковська, директор ПДАГО В. С. Лозицький";

- у розділі 5 плану (звіту) подається інформація про контактних осіб з питань інформаційних та іміджевих заходів. Наприклад: "Прилепішева Юлія Анатоліївна, заступник директора департаменту - начальник відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву, тел./факс (044) 275-36-55, jprilep@archives.gov.ua".


 

Додаток 4
до наказу Укрдержархіву
16.01.2012 N 3


План найважливіших заходів, що проводитимуться у ____ році у рамках реалізації системних соціально-економічних реформ, інших пріоритетних напрямках діяльності Укрдержархіву

N
п/п

Орган виконавчої влади

Захід

Орієнтовна дата проведення

Місце проведення

Учасники*

Пропозиції щодо інформаційного супроводження заходу**

Очікуваний результат проведення заходу***

 

 

 

 

 

 

 

 


Директор (повна назва установи)

підпис

ініціали, прізвище

Виконавець:

 

 

Начальник відділу (повна назва структурного підрозділу)

підпис

ініціали, прізвище

контактний телефон, електронна адреса


* Зазначаються учасники, відповідальні та спікери.

** Зазначаються ЗМІ, у т. ч. електронні, з якими планується співпраця, та її форми (брифінги, прес-конференції, телепередачі, інтерв'ю, проведення консультацій з громадськістю та науковими експертами, ін.).

*** Одне - два речення по суті. Наприклад: "Врахування зауважень і пропозицій громадськості та публічне реагування на них, оприлюднення аналітичної інформації на веб-порталі Укрдержархіву".


 

Додаток 5 (Наказ N 34)


Реагування на критичні зауваження, що надійшли на адресу Укрдержархіву від ЗМІ та громадськості (Наказ N 34)

Огляд N ___ за (Наказ N 34)

Nз/п (Наказ N 34)

Джерело, що оприлюднило критику, та порушена проблема (Наказ N 34)

Детальний зміст інформації (Наказ N 34)

Реагування органу влади на проблему (Наказ N 34)

  (Наказ N 34)

  (Наказ N 34)

(відповідно до направленого Департаментом інформації та комунікацій з громадськістю Секретаріату Кабінету Міністрів України повідомлення) (Наказ N 34)

(із зазначенням інформаційних джерел, на яких було розміщено відповідь, коментар тощо) (Наказ N 34)


(наказ доповнено додатком 5 згідно з наказом Державної архівної служби України від 12.03.2012 р. N 34) (Наказ N 34)




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали