Додаткова копія: Про затвердження Інструкції про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за додержанням порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни

СЛУЖБА БЕЗПЕКИ УКРАЇНИ
ЦЕНТРАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ

НАКАЗ

18.08.2017

м. Київ

N 471

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
14 вересня 2017 р. за N 1127/30995

Про затвердження Інструкції про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за додержанням порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни

Відповідно до статті 10, пункту 7 частини першої статті 24 Закону України "Про Службу безпеки України", Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року N 736 (Постанова N 736), з метою удосконалення порядку здійснення органами Служби безпеки України контролю за додержанням порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за додержанням порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Служби безпеки України від 17 серпня 2006 року N 550 "Про затвердження Інструкції про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 вересня 2006 року за N 1046/12920.

3. Начальникам Управління правового забезпечення та Департаменту охорони державної таємниці та ліцензування забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

 

Голова Служби
генерал армії України

В. Грицак

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Центрального управління Служби безпеки України
18 серпня 2017 року N 471

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 вересня 2017 р. за N 1127/30995

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за додержанням порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає порядок організації і здійснення органами Служби безпеки України (далі - СБУ) контролю за додержанням в органах державної влади, інших державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим (далі - об'єкти перевірки) порядку обліку, зберігання і використання (далі - обіг) документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни (далі - службова інформація).

2. Контроль за обігом документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, здійснюється шляхом проведення планових та позапланових перевірок.

3. Планові перевірки стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, проводяться не частіше ніж один раз на три роки.

4. Перевірки проводяться:

Департаментом охорони державної таємниці та ліцензування СБУ (далі - ДОДТЛ) - щодо об'єктів перевірки, які перебувають у сфері здійснення повноважень підрозділів Центрального управління (далі - ЦУ) СБУ;

регіональними органами СБУ - щодо об'єктів перевірки, які перебувають у сфері здійснення повноважень цих регіональних органів.

За рішенням Голови СБУ або особи, що виконує його обов'язки, заступника Голови СБУ згідно з розподілом функціональних обов'язків ДОДТЛ має право здійснювати позапланові перевірки стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, щодо об'єктів перевірки, які перебувають у сфері здійснення повноважень регіонального органу СБУ.

Про факт проведення такої перевірки та її результати ДОДТЛ інформує керівника вищезазначеного регіонального органу.

5. На об'єктах перевірки, які провадять діяльність, пов'язану з державною таємницею, перевірки стану обігу документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, можуть проводитися разом з перевірками стану охорони державної таємниці.

6. Перевірки на об'єктах перевірки проводяться комісіями СБУ (далі - комісії), до складу яких входять голова та члени комісії. Комісії формуються у складі не менше трьох осіб із посадових осіб ДОДТЛ, підрозділів охорони державної таємниці регіональних органів СБУ (далі - ПОДТ), а у разі потреби - співробітників заінтересованих органів (за їх згодою) або підрозділів СБУ.

II. Порядок планування та організації перевірок

1. Перевірки організовуються та здійснюються як на плановій, так і на позаплановій основі.

Графіки перевірок складаються на півроку з урахуванням наявної в ДОДТЛ або ПОДТ інформації щодо стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, на об'єктах перевірки та пропозицій органів (підрозділів) СБУ, у сфері контррозвідувального забезпечення (далі - оперативні підрозділи) яких перебувають об'єкти перевірки, що надаються до 10 числа місяця, який передує плановому періоду.

Графіки перевірок затверджуються до 20 числа місяця, що передує плановому періоду:

у ЦУ СБУ - начальником ДОДТЛ;

у регіональному органі СБУ - начальником регіонального органу СБУ.

2. У графіках перевірок зазначаються відомості про:

об'єкти перевірки, які планується перевіряти;

мету проведення перевірки;

дату проведення останньої перевірки;

дату (місяць) проведення перевірки.

3. ДОДТЛ та ПОДТ до 25 числа місяця, що передує плановому періоду, надсилають до оперативних підрозділів витяги з графіків перевірок.

4. На підставі витягів з графіків перевірок оперативні підрозділи за п'ятнадцять календарних днів до початку проведення планової перевірки інформують ДОДТЛ та ПОДТ про додержання об'єктами перевірки, що перевірятимуться, вимог нормативно-правових актів, що регламентують порядок поводження зі службовою інформацією, про можливі передумови розголошення цієї інформації та/або втрати її матеріальних носіїв, надають пропозиції щодо включення до складу комісії співробітників цих підрозділів.

5. Планові перевірки на об'єктах перевірки проводяться з обов'язковим попереднім повідомленням їх керівників.

Підставою для проведення перевірки є розпорядження ЦУ СБУ або регіонального органу СБУ.

Про проведення планової перевірки керівник об'єкта перевірки повідомляється письмово не менш як за десять робочих днів до її початку.

Повідомлення містить:

найменування об'єкта перевірки, що перевірятиметься;

найменування підрозділу ЦУ СБУ чи регіонального органу СБУ, який проводитиме перевірку;

дату початку перевірки;

період діяльності, який перевірятиметься.

Повідомлення надсилається рекомендованим поштовим відправленням чи телефонограмою, доставляється підрозділами урядового фельд'єгерського зв'язку, підрозділами органів спеціального зв'язку або вручається керівнику об'єкта перевірки (особі, яка виконує його обов'язки) під особистий підпис.

6. Позапланові перевірки об'єктів перевірки проводяться за рішенням начальника ДОДТЛ або начальника регіонального органу СБУ з попереднім повідомленням їх керівників за наявності таких підстав:

отримання інформації про загрозу витоку службової інформації;

необхідність перевірки інформації щодо ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, об'єктами перевірки, отриманої під час проведення контррозвідувальних та оперативно-розшукових заходів;

потреба у здійсненні контролю за усуненням порушень, виявлених під час попередньої перевірки.

7. Перед початком перевірки проводиться підготовча робота, під час якої вивчаються основні функції та особливості діяльності об'єкта перевірки, пов'язані з обігом документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, вивчаються матеріали, отримані від оперативних підрозділів, узагальнюються та аналізуються наявні матеріали щодо стану захисту службової інформації, а також визначаються напрями перевірки.

За результатами підготовчої роботи, а також вивчення отриманих від оперативних підрозділів матеріалів головою комісії складається план проведення перевірки, у якому зазначаються напрями перевірки, розподіляються обов'язки між членами комісії та визначаються строки виконання поставлених перед ними завдань.

План проведення перевірки підписується членами комісії та затверджується:

у ЦУ СБУ - начальником ДОДТЛ або його заступником згідно з розподілом функціональних обов'язків;

у регіональному органі СБУ - начальником регіонального органу СБУ або його заступником згідно з розподілом функціональних обов'язків.

8. Загальний строк проведення перевірки визначається з урахуванням інформації, наданої оперативним підрозділом, та обсягів робіт, необхідних для вивчення фактичного стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, на об'єкті перевірки, але не може перевищувати п'ятнадцяти робочих днів.

У разі складності перевірки її строк може бути продовжений за ініціативою голови комісії за погодженням з посадовою особою, яка затвердила графік проведення перевірки, та з відповідним інформуванням керівника об'єкта перевірки.

Строк проведення перевірки може бути продовжено на десять робочих днів.

III. Порядок проведення перевірки

1. Перевірки проводяться комісіями відповідно до приписів (додаток 1), які підписуються Головою СБУ (особою, яка виконує його обов'язки), його заступником згідно з розподілом функціональних обов'язків або начальником регіонального органу СБУ (особою, яка виконує його обов'язки) та скріплюються гербовими печатками.

2. Перед початком перевірки голова комісії пред'являє керівнику об'єкта перевірки, де проводитиметься перевірка, або особі, що виконує його обов'язки, припис, який залишається в структурному підрозділі з діловодства або документаційного забезпечення цього об'єкта перевірки (далі - служба діловодства), а також представляє членів комісії.

Члени комісії проводять перевірку на підставі документів, що посвідчують їх особу та приналежність до СБУ.

3. Доступ до документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, надається членам комісії за письмовою резолюцією керівника об'єкта перевірки або особи, яка виконує його обов'язки, на приписі про проведення перевірки.

4. Перевірка починається зі співбесіди з керівником об'єкта перевірки, під час якої уточнюються особливості діяльності об'єкта перевірки, пов'язаної з обігом службової інформації, визначається порядок організації і проведення перевірки.

5. Перевірка проводиться в присутності керівника служби діловодства чи його заступника, а на окремих ділянках - працівників служби діловодства, відповідальних за ведення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію. Під час перевірки можуть бути присутніми керівники структурних підрозділів об'єкта перевірки або їх заступники.

6. Члени комісії під час проведення перевірки мають право:

ознайомлюватися з документами, справами та іншими матеріальними носіями службової інформації;

проводити перевірку фактичної наявності матеріальних носіїв службової інформації;

здійснювати огляд приміщень, робочих місць працівників, сховищ, засобів обчислювальної техніки на об'єктах інформаційної діяльності, на яких здійснюється обробка інформації з обмеженим доступом, робочих папок, у яких зберігаються матеріальні носії службової інформації, перевіряти робочі місця працівників, яких допущено до роботи з документами;

проводити бесіди з працівниками об'єкта перевірки, до компетенції яких віднесено роботу з документами та іншими матеріальними носіями інформації, що містять службову інформацію, пропонувати їм надати комісії письмові пояснення з питань, пов'язаних з обігом документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію;

викладати окрему думку щодо загального стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, на об'єкті перевірки, що перевіряється.

7. Члени комісії зобов'язані:

керуватись у своїй роботі законодавством України;

об'єктивно відображати в акті перевірки стан обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, на об'єкті перевірки;

надавати керівнику об'єкта перевірки або уповноваженій ним особі, начальнику служби діловодства консультаційну допомогу щодо забезпечення захисту службової інформації та здійснення контролю за правильним веденням обліку, зберігання та використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію;

виконувати вказівки та рекомендації голови комісії з приводу організації та напрямів перевірки.

IV. Порядок оформлення результатів перевірки

1. За результатами перевірки члени комісії складають довідки з відповідями на питання, що ними вивчалися, та описом виявлених порушень. Зазначені довідки надаються голові комісії.

2. Голова комісії або визначений ним член комісії здійснює узагальнення довідок членів комісії та складає акт перевірки стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни (далі - акт перевірки) (додаток 2).

Акт перевірки складається у строк до п'яти робочих днів після останнього дня перевірки. При обчисленні вказаного строку останній день перевірки до уваги не береться.

Акт перевірки заповнюється чорнильною або кульковою ручкою синього або чорного кольору розбірливим почерком, щоб забезпечити вільне читання внесених відомостей, або виготовляється за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

3. Інформація, що викладається в акті перевірки, має бути достовірною, повною, містити посилання на реєстраційні номери документів, що перевірялися, та містити норми законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом, які було порушено.

Включення до акта перевірки інформації, що не перевірялася, а також надання морально-етичних оцінок діям працівників об'єкта перевірки не допускаються. Окрема думка членів комісії щодо стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, на об'єктах перевірки, що перевірялися, оформлюється довідкою та долучається до акта перевірки.

4. За результатами перевірки комісія в акті перевірки зазначає один з таких висновків:

стан обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, відповідає вимогам законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом - якщо на об'єкті перевірки виконуються вимоги нормативно-правових актів у зазначеній сфері у повному обсязі;

стан обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, здійснюється з окремими порушеннями законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом - якщо на об'єкті перевірки виявлено окремі порушення, що не впливають на забезпечення надійного збереження службової інформації та не створюють умов для її витоку;

стан обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, не відповідає вимогам законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом - якщо на об'єкті перевірки виявлено порушення в організації роботи, що впливають на забезпечення надійного збереження службової інформації, внаслідок чого стався витік або існує реальна загроза витоку такої інформації.

5. В акті перевірки зазначається строк для усунення виявлених порушень і недоліків, а також робиться запис щодо необхідності письмового інформування органу СБУ щодо їх усунення.

Недоліки, що не впливають на забезпечення правильного ведення обліку, зберігання й використання документів та інших матеріальних носіїв службової інформації й були усунуті в ході перевірки, в акті не відображаються.

6. Акт перевірки підписується членами комісії та затверджується особою, яка затверджує графіки перевірок на півроку.

7. З актом перевірки під підпис ознайомлюють керівника об'єкта перевірки, де проводилася перевірка, та/або уповноважену ним особу, керівника служби діловодства, які мають право викласти особисту думку щодо стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, на об'єкті перевірки. Окрема думка зазначених посадових осіб оформлюється додатком до акта перевірки.

До акта перевірки можуть також долучатися акти огляду приміщень, робочих місць працівників, сховищ, засобів обчислювальної техніки на об'єктах інформаційної діяльності, а також пояснення осіб, які вчинили порушення, що відображені в акті перевірки.

Перший примірник акта перевірки разом із супровідним листом надсилається на об'єкт перевірки, де проводилася перевірка, не пізніше п'яти робочих днів з дня його затвердження. Другий примірник акта разом із завіреними копіями додатків залишається в органі СБУ, який здійснив перевірку, третій - надсилається установі вищого рівня, до сфери управління чи відання якої належить об'єкт перевірки, де здійснювалася перевірка (у разі наявності такої установи).

8. У разі відмови керівника об'єкта перевірки, де проводилася перевірка, уповноваженої ним особи, керівника служби діловодства (осіб, які їх заміщують) від ознайомлення та/або підписання акта перевірки на останній його сторінці робиться запис про таку відмову, який засвідчується підписами не менш як двох членів комісії.

9. З метою здійснення контролю за усуненням об'єктами перевірки виявлених під час перевірки порушень може проводитися контрольна перевірка. Контрольна перевірка проводиться за рішенням начальника ДОДТЛ чи начальника регіонального органу СБУ у разі, якщо:

від об'єкта перевірки не надійшло повідомлення про усунення недоліків;

за результатами перевірки комісією зроблено висновок про те, що стан ведення обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, не відповідає вимогам законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом.

10. У разі виявлення під час перевірки ознак злочину чи адміністративного правопорушення голова комісії доповідає про це посадовій особі, яка прийняла рішення про проведення перевірки, з пропозиціями щодо притягнення винних осіб до відповідальності згідно із законодавством.

11. Рішення комісії може бути оскаржене відповідно до вимог законодавства.

 

Начальник Департаменту
охорони державної
таємниці та ліцензування

С. Болдир

 

Додаток 1
до Інструкції про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за додержанням порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни
(пункт 1 розділу III)

ПРИПИС

Комісії у складі:
голова комісії _
                                                                                       (прізвище, ім'я та по батькові)
члени комісії: _
                                                                                      (прізвище, ім'я та по батькові)
                       _
                                                                                      (прізвище, ім'я та по батькові)

доручається відповідно до пункту 7 частини першої статті 24 Закону України "Про Службу безпеки України" здійснити перевірку порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни


                                                                                    (найменування об'єкта перевірки)

____
(посада керівника органу Служби безпеки України)

___________
(підпис)

__________
(ініціали та прізвище)

                                    М. П.

___ __________ 20__ року

 

Додаток 2
до Інструкції про порядок здійснення Службою безпеки України контролю за додержанням порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни
(пункт 2 розділу IV)

 

______
     (гриф обмеження доступу надається після заповнення)

Прим. N ___

                             ЗАТВЕРДЖУЮ
______
  (начальник Департаменту охорони державної таємниці та
    ліцензування або регіонального органу Служби безпеки
                                                України)

___ ________ ______
   (військове звання)         (підпис)         (ініціали та прізвище)

______ 20__ року
 (число)           (місяць)

АКТ
перевірки стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни

від N

_
                                                        (орган Служби безпеки України, який проводив перевірку)

_
                                                                    (назва та місцезнаходження об'єкта перевірки,

_
                                                                 організаційно-правова форма господарювання)

Код згідно з ЄДРПОУ
_
                                       (місцезнаходження підрозділу з діловодства або документаційного забезпечення)
Організаційно-правова форма структурного підрозділу з діловодства або документаційного забезпечення
_
                                                     (управління справами, загальний відділ, канцелярія тощо)
Організаційно-штатна структура підрозділу з діловодства або документаційного забезпечення
_

Загальна інформація про проведення перевірки:

Розпорядження про проведення перевірки
від N
Припис
від N

Тип перевірки:
  планова
  позапланова
  контрольна

Строк проведення перевірки

Початок

Закінчення

  

  

  

  

  

  

число

місяць

рік

число

місяць

рік

Період діяльності, який перевіряється

з

  

  

  

до

  

  

  

число

місяць

рік

число

місяць

рік

Особи, які беруть участь у перевірці:

голова комісії __
                                                                                                          (прізвище, ім'я та по батькові)
члени комісії: __
                                                                                                         (прізвище, ім'я та по батькові)
                       __
                                                                                                        (прізвище, ім'я та по батькові)

Керівник об'єкта перевірки
_
                                                                                                             (посада,
_
                                                                                          прізвище, ім'я та по батькові)

інші особи:
_
                                                                                (посада, прізвище, ім'я та по батькові)
_
                                                                                (посада, прізвище, ім'я та по батькові)

Дані про останню перевірку:

  планова
  позапланова
  контрольна
проводилася з до
Акт перевірки N від
Висновок за результатами перевірки:
  стан обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, відповідає вимогам законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом;
  стан обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, здійснюється з окремими порушеннями законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом;
  стан обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, не відповідає вимогам законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом.
На підставі результатів попередньої перевірки:
  подано пропозиції щодо приведення стану обігу документів, що містять службову інформацію, у відповідність до вимог законодавства;
  складено протоколи про адміністративні правопорушення;
  вжито дисциплінарних заходів;
  порушено кримінальне провадження;
  надано повідомлення про усунення порушень та недоліків.

Загальна кількість працівників згідно зі штатним розписом .

Документообіг

 

20__

20__

20__

Вхідних

 

 

 

Підготовлених

 

 

 

Вхідних з позначкою
"Літер "М";
шифротелеграм;
розпорядчих документів

 

 

 

Підготовлених з позначкою "Літер "М";
шифротелеграм;
розпорядчих документів

 

 

 

Вироби

 

 

 

Закінчені провадженням:
справи;
робочі зошити;
розпорядчі документи;
видання;
магнітні носії інформації;
з позначкою "Літер "М"

 
___
___
___
___
___
___

 
___
___
___
___
___

 
___
___
___
___
___
___

Перелік
питань щодо проведення перевірки

N
з/п

Питання щодо стану обігу документів, які містять службову інформацію

Положення постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 N 736 (Постанова N 736)(пункт)

Відповіді на питання

Розгорнута відповідь
(за потреби)

Так

Ні

Не перевірялося

Загальні питання

1

Наявність інструкції об'єкта перевірки про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію та відомчої інструкції з питань порядку приймання та реєстрації документів з грифом "Для службового користування", у тому числі з позначкою "Літер "М"

пункт 18 (Постанова N 736)

 

 

 

 

2

Наявність акта об'єкта перевірки про створення комісії з питань роботи із службовою інформацією та наявність такої комісії

пункт 2 (Постанова N 736)

 

 

 

 

3

Наявність переліку відомостей, що становлять службову інформацію

пункт 4 (Постанова N 736)

 

 

 

 

4

Наявність протоколів засідань комісії з питань роботи із службовою інформацією

пункт 89 (Постанова N 736)

 

 

 

 

5

Наявність розпорядчого документа керівника об'єкта перевірки на використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації

пункт 14 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування"

6

Дотримання вимоги одноразовості реєстрації документів з грифом "Для службового користування"

пункт 27 (Постанова N 736)

 

 

 

 

7

Дотримання порядку прийому та розкриття кореспонденції з грифом "Для службового користування"

пункт 18 (Постанова N 736)

 

 

 

 

8

Дотримання порядку приймання документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час

пункт 19 (Постанова N 736)

 

 

 

 

9

Дотримання порядку обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"

пункти 21 (Постанова N 736), 25 - 26 (Постанова N 736)

 

 

 

 

10

Дотримання порядку обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"

пункт 34 (Постанова N 736)

 

 

 

 

11

Дотримання порядку оформлення журналів обліку

пункт 28 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Облік видань з грифом "Для службового користування"

12

Облік видань з грифом "Для службового користування"

пункт 32 (Постанова N 736)

 

 

 

 

13

Дотримання порядку додатково надрукованих примірників видань

пункт 33 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Облік електронних носіїв інформації

14

Наявність журналу обліку електронних носіїв інформації

пункт 34 (Постанова N 736)

 

 

 

 

15

Нанесення визначених реквізитів та облікового номера на електронний носій інформації

пункти 35 - 37 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Друкування, розмноження документів

16

Наявність допуску на друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань

пункт 42 (Постанова N 736)

 

 

 

 

17

Дотримання заходів технічного захисту інформації під час розмноження документів з грифом "Для службового користування"

пункт 42 (Постанова N 736)

 

 

 

 

18

Порядок оформлення документів при присвоєнні грифа "Для службового користування" та наявність позначки "Літер "М"

пункти 43 - 44 (Постанова N 736), 46 - 48 (Постанова N 736)

 

 

 

 

19

Наявність розпорядчого документа об'єкта перевірки та дозволу керівника на розмноження документів з грифом "Для службового користування"

пункт 50 (Постанова N 736)

 

 

 

 

20

Дотримання порядку розмноження документів з грифом "Для службового користування", одержаних від сторонніх підприємств, установ, організацій

пункт 52 (Постанова N 736)

 

 

 

 

21

Наявність журналу обліку розмножених документів з грифом "Для службового користування"

пункт 53 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Надсилання документів

22

Дотримання порядку пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших органів, підприємств, установ, організацій у межах України

пункт 54 (Постанова N 736)

 

 

 

 

23

Дотримання порядку конвертування документів, справ, видань з грифом "Для службового користування"

пункти 56 - 57 (Постанова N 736)

 

 

 

 

24

Дотримання порядку конвертування документів, справ, видань з грифом "Для службового користування" з позначкою "Літер "М"

пункт 61 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Формування виконаних документів у справи

25

Наявність зведеної номенклатури справ, схваленої комісією об'єкта перевірки з проведення експертизи цінності документів та погодженої експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву

пункти 63 (Постанова N 736), 100 (Постанова N 736)

 

 

 

 

26

Включення до номенклатури справ усіх довідкових та реєстраційних картотек, журналів реєстрації та обліку документів з грифом "Для службового користування"

пункт 64 (Постанова N 736)

 

 

 

 

27

Дотримання порядку оформлення справ з грифом "Для службового користування"

пункти 66 - 68 (Постанова N 736)

 

 

 

 

28

Наявність у справах внутрішніх описів

пункти 77 (Постанова N 736), 92 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Користування документами

29

Наявність списків, які дають право на доступ працівників об'єкта перевірки до справ з грифом "Для службового користування"

пункт 74 (Постанова N 736)

 

 

 

 

30

Дотримання порядку допуску працівників об'єкта перевірки до матеріальних носіїв, які містять службову інформацію (справ, документів, видань, виробів тощо)

пункт 74 (Постанова N 736)

 

 

 

 

31

Дотримання порядку передачі службової інформації каналами зв'язку

пункт 11 (Постанова N 736)

 

 

 

 

32

Наявність письмових запитів на ознайомлення представників інших органів, підприємств, установ, організацій з документами з грифом "Для службового користування"

пункт 80 (Постанова N 736)

 

 

 

 

33

Дотримання порядку здійснення виписок з документів і видань з грифом "Для службового користування"

пункт 83 (Постанова N 736)

 

 

 

 

34

Дотримання порядку копіювання документів з грифом "Для службового користування" для сторонніх органів, підприємств, установ, організацій

пункт 80 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Перегляд документів з грифом "Для службового користування"

35

Наявність повідомлень органів, підприємств, установ, організацій про зняття грифа обмеження доступу з документів, які їм надсилалися

пункти 87 (Постанова N 736), 90 (Постанова N 736)

 

 

 

 

36

Здійснення відміток на реєстраційних та облікових формах, номенклатурах та описах справ про погашення грифа "Для службового користування"

пункт 91 (Постанова N 736)

 

 

 

 

37

Здійснення перегляду справ з грифом "Для службового користування" з метою можливого зняття цього грифа та дотримання встановлених строків проведення перегляду

пункти 86 - 91 (Постанова N 736)

 

 

 

 

38

Дотримання вимог щодо оформлення результатів рішень експертної комісії про зняття з документів грифа "Для службового користування"

пункти 86 - 87 (Постанова N 736)

 

 

 

 

39

Направлення витягів з протоколів комісії з питань роботи із службовою інформацією або їх засвідчених копій разом із справами до архівного підрозділу або державної архівної установи

пункт 89 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

40

Дотримання порядку знищення справ та документів з грифом "Для службового користування"

пункти 95 - 96 (Постанова N 736)

 

 

 

 

41

Наявність відміток в облікових документах про знищення матеріальних носіїв з грифом "Для службового користування"

пункти 98 - 99 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

42

Дотримання вимог щодо порядку зберігання документів з грифом "Для службового користування"

пункт 101 (Постанова N 736)

 

 

 

 

43

Дотримання порядку передачі документів з грифом "Для службового користування" між співробітниками об'єкта перевірки

пункт 103 (Постанова N 736)

 

 

 

 

44

Наявність відповідних відміток в облікових формах про переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої

пункт 104 (Постанова N 736)

 

 

 

 

45

Дотримання співробітниками об'єкта перевірки порядку доставки документів з грифом "Для службового користування" до інших підприємств, установ, організацій

пункти 105 - 106 (Постанова N 736)

 

 

 

 

46

Проведення перевірок наявності документів з грифом "Для службового користування" після завершення діловодного року та формування справ

пункт 108 (Постанова N 736)

 

 

 

 

47

Наявність актів про результати перевірки наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" та організації роботи з ними за результатами проведення комісією об'єкта перевірки перевірок документів з грифом "Для службового користування"

пункт 110 (Постанова N 736)

 

 

 

 

48

Зафіксовані факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них

пункт 110 (Постанова N 736)

 

 

 

 

49

Наявність повідомлень органів СБУ про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них

пункт 110 (Постанова N 736)

 

 

 

 

50

Внесення за результатами службового розслідування за фактом втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, необхідних записів в облікові форми

пункт 116 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

51

Наявність на об'єкті перевірки підрозділу зовнішніх відносин або спеціально призначеної наказом керівника посадової особи

пункт 119 (Постанова N 736)

 

 

 

 

52

Наявність розроблених програм прийому роботи з іноземцями

пункт 120 (Постанова N 736)

 

 

 

 

53

Наявність та своєчасність письмових інформувань органів СБУ про відвідування об'єкта перевірки іноземцями

пункт 121 (Постанова N 736)

 

 

 

 

54

Проведення комісією з питань роботи із службовою інформацією експертизи матеріальних носіїв інформації, які плануються для передачі іноземній стороні, та наявність відповідних актів

пункт 122 (Постанова N 736)

 

 

 

 

55

Наявність відповідного дозволу керівника на передачу іноземній стороні матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію

пункт 126 (Постанова N 736)

 

 

 

 

56

Наявність на об'єкті перевірки окремо виділених приміщень для прийому іноземців

пункт 127 (Постанова N 736)

 

 

 

 

57

Здійснення перевірок приміщень, у яких здійснюється прийом іноземних делегацій, працівниками підрозділу технічного захисту інформації

пункт 127 (Постанова N 736)

 

 

 

 

58

Ведення журналу обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями

пункт 127 (Постанова N 736)

 

 

 

 

59

Наявність звітів за підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями

пункт 130 (Постанова N 736)

 

 

 

 

Примітки:
1. Так - виконано, дотримано, відповідає.
2. Ні - не виконано, не дотримано, не відповідає.

Опис виявлених порушень

N
з/п

Найменування нормативно-правового акта або нормативно-технічного документа, вимоги якого порушено, із зазначенням статті
(частини, пункту, абзацу)

Детальний опис виявленого порушення, інформація про особу, яка вчинила порушення

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок комісії за результатами перевірки стану обігу документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану у процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни

 

Стан обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, відповідає вимогам законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом.

 

Стан обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, здійснюється з окремими порушеннями законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом.

 

Стан обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, не відповідає вимогам законодавства у сфері захисту інформації з обмеженим доступом.

Вимоги комісії щодо приведення обігу документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, у відповідність до законодавства

_
_
_
_
_
_

Виявлені порушення усунути у термін

 

Письмове повідомлення про усунення виявлених порушень надати до органу Служби безпеки України в термін до

 

Пояснення, зауваження або заперечення щодо проведення перевірки та цього акта

N
з/п

Пояснення, зауваження або заперечення

 

 

 

 

 

 

Керівник об'єкта перевірки

 

 

______
(посада)

______
(підпис)

________
(ініціали та прізвище)

До цього акта додаються такі документи:

1. ___________
                                                                               (назва документа, кількість аркушів)

2. ___________
                                                                              (назва документа, кількість аркушів)

Голова комісії

____
(підпис)

_____
(ініціали та прізвище)

Члени комісії:

____
(підпис)

_____
(ініціали та прізвище)

 

____
(підпис)

_____
(ініціали та прізвище)

Керівник об'єкта перевірки

______
(посада)

______
(підпис)

________
(ініціали та прізвище)

Інші особи, які брали участь у проведенні перевірки:

______
(посада)

______
(підпис)

________
(ініціали та прізвище)

______
(посада)

______
(підпис)

________
(ініціали та прізвище)

Примірник цього акта на ___ сторінках отримано ___.___.______

______
(посада)

______
(підпис)

________
(ініціали та прізвище)

Відмітка про відмову від підписання цього акта керівником об'єкта перевірки або уповноваженою ним особою, іншими особами
_
_
_
_




 
 
Copyright © 2003-2019 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали