ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 5 травня 2011 року N 40

Про затвердження Інструкції з діловодства в Держенергоефективності України

З метою встановлення правил та порядку документування управлінської діяльності в Системі електронного діловодства (СЕД) Держенергоефективності України, посилення відповідальності за організацію діловодних процесів та підвищення рівня виконавської дисципліни наказую:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Державному агентстві з енергоефективності та енергозбереження України, що додається.

2. Заступникам Голови та керівникам структурних підрозділів Держенергоефективності України забезпечити дотримання положень Інструкції з діловодства працівниками апарату.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ НАЕР від 31.07.2009 N 93-09 "Про затвердження Інструкції з діловодства".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Григоровського В. В.

 

Голова

М. Пашкевич

 

Додаток

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у Державному агентстві з енергоефективності та енергозбереження України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в Держенергоефективності України встановлює загальні правила документування управлінської діяльності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів Агентства.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в Агентстві розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Архівна установа надає Агентству організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, затверджують обов'язкові для виконання нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівництва Держенергоефективності України усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

1.5. Відповідно до обсягів документообігу, технічного оснащення Держенергоефективності України, територіального розташування та кількості структурних підрозділів застосовується централізація діловодства.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства у Держенергоефективності України несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції та інструкцій з діловодства Держенергоефективності України покладається на Відділ кадрів та діловодного забезпечення (далі - Канцелярія).

1.7. Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснюється Головою Агентства. Керівник зобов'язаний:

- здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів Постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до Держенергоефективності України;

- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

- не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління Держенергоефективності України, різних відомостей, звітів, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами документів, які не викликані необхідністю;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті Держенергоефективності України;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення діловодної служби сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби для підвищення кваліфікації;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті Держенергоефективності України та в структурах, що належать до сфери його управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та Примірною інструкцією.

1.8. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.

2. Документування управлінської діяльності Держенергоефективності України

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. В Держенергоефективності України визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Агентства здійснюється шляхом видання наказів організаційно-розпорядчого характеру, які підписуються Головою Держенергоефективності України.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні організаційно-розпорядчі документи.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Агентства від органів вищого рівня, при потребі, доводяться до структур, що належать до сфери його управління. Держенергоефективності України має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління, разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Для погодження Протоколів одразу після закінчення обговорень в Держенергоефективності України розробляються універсальні бланки, які заповнює секретар і підписують всі присутні наприкінці засідання.

2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління Держенергоефективності України шляхом надсилання їм копій рішень.

Всі рішення, прийняті в межах одного засідання Колегії, затверджуються єдиним наказом. Відповідальність за підготовку вищезазначеного наказу, а також контроль за виконанням рішень і доручень покладається на секретаря Колегії.

2.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, факсу або за допомогою системи електронного діловодства (далі СЕД).

2.10. Агентство під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

3.1. Приймання документів

3.1.1. Всі документи, що надходять до Держенергоефективності України та підлягають реєстрації, приймаються централізовано в Канцелярії, а у разі надходження документів у неробочий час - у приймальні Голови.

3.1.2. У Канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Всі документи, що надійшли до Держенергоефективності України, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється Канцелярією Держенергоефективності України.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Держенергоефективності України або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про Держенергоефективності України та його структурних підрозділів, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, іншими нормативними документами.

3.2.5. Голові Держенергоефективності України відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, доручення КМУ, запити та звернення народних депутатів України з грифом "Невідкладно".

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрації підлягають машинописні, рукописні документи і створені за допомогою ПК.

3.3.2. Місце реєстрації документів визначено цією Інструкцією (лівий нижній кут, або де є вільне місце), до якої додається затверджений Головою Держенергоефективності України перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою (додаток 1).

3.3.3. Централізованій реєстрації підлягають документи, що потребують обліку і виконання. Ті документи, які надходять для використання з довідковою, звітною метою, а також без супровідних документів (планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) приймаються у відповідних структурних підрозділах Агентства.

3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в Агентстві лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника; про відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії Держенергоефективності, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

3.3.7. Для реєстрації документів застосовується система електронного документообігу Держенергоефективності України (СЕД) з визначеними формами заповнення та індексами.

3.3.8. Всі документи, створені в Держенергоефективності України або отримані від інших установ (вхідні, вихідні, накази, службові та доповідні записки, окремі доручення керівництва і т. ін.), реєструються виключно в СЕД. Запис здійснюється в реєстраційно-контрольні картки, побудовані на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст: резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів визначається Держенергоефективності України.

СЕД забезпечує працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей. Як правило, пошук інформації проводиться на обладнаних СЕД місцях. Користувач має можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і адресу місця знаходження документа на даний час.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів в Держенергоефективності України повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Агентства. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

встановлюється такі види бланків: бланки для листів (подовжений, кутовий) і бланки для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 2 - 5).

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля відповідно до п. 6 ДСТУ 4163-2003:

ліве - 30 міліметрів;

верхнє - не менш як 20 міліметрів;

праве - не менш як 10 міліметрів;

нижнє - не менш як 20 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючу, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України - за рішенням керівника органу виконавчої влади на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків та керівника структурного підрозділу;

- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Держенергоефективності України.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службовий документ повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 6): найменування установи - автора документа, код Держенергоефективності України, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 2011 року слід писати: 13.01.2011.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.97. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1997 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата реєстрації проставляється в лівій нижній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата і реєстраційний номер проставляється ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних у Держенергоефективності України документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності та кореспондентів.

4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як в Держенергоефективності України (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником Держенергоефективності України невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Директор Департаменту
нормативно-правового забезпечення

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту в нижньому правому куті документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Держенергоефективності України.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Директор Департаменту
нормативно-правового забезпечення

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Проекти нормативно-правових актів обов'язково перевіряються працівниками юридичної служби Агентства на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова Держенергоефективності України

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Держенергоефективності України

Дата, N

4.5.7. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади

Найменування посади

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Дата

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставляння печатки.

4.6.2. Документи підписуються Головою Держенергоефективності України, його заступниками, відповідно до їх повноважень та розподілу обов'язків та керівниками структурних підрозділів, відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Наприклад:

Голова

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Держенергоефективності України, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені діловодною службою примірники.

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

Голова

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні.

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова комісії

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Секретар комісії

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставлянням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 8).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Держенергоефективності України.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Держенергоефективності України
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата

4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держенергоефективності України
від 20.11.2010 N 15

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 9).

Печатка, яка відтворює найменування установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство юстиції України

Управління справами
Головному спеціалісту
(Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Голові Державного комітету архівів України

(Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" повинна входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад;

Редакція журналу "Архіви України"
вул. Солом'янська, 24
МСП, м. Київ
252110

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:

(Прізвище, ініціали)

Київське шосе, 67, кв. 4
м. Миколаїв-25, 327025

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається тільки у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Загальний контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється Канцелярією Держенергоефективності України. Контроль за виконанням всіх документів всередині структурних підрозділів покладається на керівників та визначених ними діловодів відповідних підрозділів.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації в установі вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

Датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

4.9.2. Під час проходження документа в Держенергоефективності України обов'язково робляться такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи);

- дата надходження документа, індекс документа;

- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

До справи N 06/24

Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 05.03.97
(Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

4.9.3. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко
277 12 64

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Агентство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників Агентства може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється машинописним способом або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії машинописним способом текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом
Начальник Відділу кадрів та діловодного забезпечення (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата

4.10.3. На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток
до наказу Держенергоефективності України
20.04.2011 N 15

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2, тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт На II квартал 1997 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 1997 р. на 2 арк. в 1 прим.;

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток:

Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.97 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами

4.12.1. У структурних підрозділах друкуються тільки службові документи.

4.12.2. Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО
1,5
Заступник Міністра
1
юстиції України
2
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
1,5
Дата

4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.8. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 - від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження документів може здійснюватись безпосередньо працівниками за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів

4.14.1. Засідання колегіальних органів провадяться відповідно до затверджених планів їх роботи та при потребі.

У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

- доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

- проект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект наказу;

- довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

4.14.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.

4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів Держенергоефективності України.

4.14.6. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.14.7. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

4.17.8. Контроль за виконанням рішень колегіального органу покладається на секретаря.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи установи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівника Держенергоефективності або його заступника зазначає, куди, чиїм коштом, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівникові установи, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (при потребі) (додаток 10).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії Держенергоефективності України.

4.16. Оформлення внутрішніх службових документів.

4.16.1. Службові записки та Доповідні записки на виконання доручень керівництва, інших нагальних питань оформлюються за підписом керівника структурного підрозділу (Департаменту, Управління, окремого Відділу) заступнику за напрямком або за погодженням відповідного заступника на Голову Агентства для надання відповідних вказівок іншим структурним підрозділам Держенергоефективності України.

4.16.2. Службові, доповідні записки адресовані заступникам Голови та Голові Держенергоефективності України відповідно оформлені (підписані і завізовані) реєструються в Канцелярії Держенергоефективності України. Неналежно оформлені документи повертаються виконавцям без розгляду.

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

5.1. Вихідні документи обробляються і надсилаються у вигляді поштових відправлень централізовано в день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- відповідність наданої кількості примірників кількості адресатів.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

5.7. Термінова доставка вихідної кореспонденції здійснюється працівниками структурних підрозділів відповідальних за виконання таких документів.

5.8. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

5.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Держенергоефективності України, яке є автором цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює заступник голови Держенергоефективності України відповідно до розподілу обов'язків.

Загальний контроль за своєчасним виконанням документів вищих органів влади покладається на Канцелярію Держенергоефективності України.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням всіх документів здійснюють працівники, відповідальні за діловодство.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 11).

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

У разі коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, керівник відповідальної за виконання установи визначає можливий новий строк, про що повідомляє до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування органу чи посадовій особі, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям.

6.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, керівник особисто (відразу після реєстрації документа).

6.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України Держенергоефективності України разом з проектом листа відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів в структурних підрозділах включає такі види робіт:

- постановку документів (доручень) на контроль;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні Колегії;

- зняття документів з контролю.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК) в СЕД Держенергоефективності України. Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві.

6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці в автоматизованій системі СЕД Держенергоефективності України у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Примітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

6.3.5. В Канцелярії Держенергоефективності України періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів - виконавців електронні переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

6.3.6. В Держенергоефективності України контроль за виконанням документів провадиться за допомогою СЕД.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.8. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

6.3.9. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються керівниками структурних підрозділів і доповідаються керівництву (додатки 12, 13).

7. Складання номенклатури і формування справ

7.1. Складання номенклатури справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. В Держенергоефективності України складається індивідуальна номенклатура справ.

7.1.4. Індивідуальна номенклатура справ Держенергоефективності України складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у цьому підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з Канцелярією Держенергоефективності України (додаток 14).

7.1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.7. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.1.8. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі та керівник структурного підрозділу.

7.1.11. Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК):

- перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі;

- другий примірник - передається в Канцелярію Держенергоефективності України;

- третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

7.1.12. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться Канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ Держенергоефективності України.

7.1.13. Організації, які належать до сфери управління Держенергоефективності України, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ установи.

7.1.14. Під час розроблення єдиної номенклатури справ Держенергоефективності України, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення про Агентство та положення про його структурні підрозділи; штатний розпис; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання на наступний рік.

7.1.15. Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її внутрішньої побудови.

В Держенергоефективності України використовується структурний принцип побудови зведеної номенклатури справ.

7.1.16. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ Агентства включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи.

До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

7.1.17. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.18. Зведена номенклатура справ установи після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК Держенергоефективності України і експертно-перевірною комісією (ЕПК) ЦДАВО України, після чого затверджується Головою Держенергоефективності України (додаток 15).

7.1.19. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ установи протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.

7.1.20. У кінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ установи.

7.1.21. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

- перший - зберігається у справі в Канцелярії;

- другий - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

- третій - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

7.1.22. Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується Головою Держенергоефективності України.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

- в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

7.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами.

Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється Канцелярією Агентства.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) до Агентства зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. Відповідальність за збереження справ у структурних підрозділах і забезпечення схоронності документів і справ несуть керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.

7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх схоронність.

7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

7.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу Голови Держенергоефективності України. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з письмового дозволу Голови Агентства з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8. Підготовка справ до зберігання та використання

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в Канцелярію Держенергоефективності України для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть зберігатися у структурних підрозділах Агентства.

8.2. Підготовка документів до передачі в Канцелярію включає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передачу справ до Канцелярії і забезпечення схоронності документів.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів в Держенергоефективності України створена постійно діюча експертна комісія (ЕК).

8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Вилучення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву (додаток 16).

8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками Канцелярії до структурного підрозділу що займається господарським справами Держенергоефективності України для передачі підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.8. Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

8.10. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

8.11. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 17).

8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

8.13. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".

8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.15. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.

8.16. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).

8.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

8.19. Описи справ складаються за встановленою формою (додаток 18).

8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі Канцелярії Держенергоефективності України.

8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотримання таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Наприклад: описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу N 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2007 році, будуть мати номери: 5 П-07; 5 Т-07; 5 О/С-07;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. Також у розділі за __________ рік N _________".

8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником Канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

8.24. Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в Канцелярію Держенергоефективності України, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Агентства, за яким справи передаються на зберігання до ЦДАВО України.

8.26. Зведений опис справ постійного строку зберігання Держенергоефективності України складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому схваленню ЕПК ЦДАВО України через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до ЦДАВО України надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після схвалення залишається у державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до схвалених описів установа зобов'язана передавати справи до ЦДАВО України в установлені строки.

8.27. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не схвалюються.

8.28. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи (якщо є) передаються в канцелярію Агентства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2004 рік передаються в Канцелярію у 2007 році). Справи тимчасового строку зберігання не передаються в Канцелярію.

Передача справ в Канцелярію здійснюється за графіком погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Головою Держенергоефективності України.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, Канцелярія оформляє видачу справ у тимчасове користування.

8.29. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником Канцелярії лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в Канцелярію за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису керівник Канцелярії розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в Канцелярії Держенергоефективності України.

8.30. Справи передаються до Канцелярії зв'язаними належним чином.

8.31. Схоронність документів в установі забезпечується наявністю відповідального за архів Держенергоефективності України згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

9. Функції діловодної служби (Канцелярії Держенергоефективності України)

9.1. Робота Канцелярії регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про Держенергоефективності України і Інструкції з діловодства та затверджується Головою.

9.2. Діяльність працівників Канцелярії регламентується посадовими інструкціями, які розробляються начальником Відділу кадрів та діловодного забезпечення на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються Головою Держенергоефективності України.

9.3. Основним завданням Канцелярії є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Держенергоефективності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, системи електронного діловодства (СЕД) та скорочення кількості документів.

9.4. Відповідно до основного завдання Канцелярія:

- розробляє інструкції з діловодства в Держенергоефективності та Зведену номенклатуру справ;

- уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- здійснює контроль за оформленням документів та за їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів;

- приймає, реєструє, забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Держенергоефективності України та організацій, що належать до сфери її управління, а також готує документи для передачі на державне зберігання;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами та в СЕД в структурних підрозділах Держенергоефективності України;

- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи;

- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі.

9.5. Канцелярію очолює начальник Відділу кадрів та діловодного забезпечення, який призначається на посаду і звільняється з посади Головою Держенергоефективності України.

9.6. Керівник Канцелярії за характером діяльності взаємодіє:

- з керівниками структурних підрозділів Держенергоефективності та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

- з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

- із службами господарського обслуговування - з питань забезпечення працівників Канцелярії засобами оргтехніки, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.

9.8. Керівник Канцелярії в межах своєї компетенції, взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

9.9. Керівник Канцелярії:

- контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

- доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

- вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в Держенергоефективності України та організаціях, що належать до сфери її управління;

- підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

Керівник Канцелярії має право:

- вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

9.10. На керівника Канцелярії покладається персональна відповідальність за:

- забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;

- виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб Канцелярії;

10. Механізація і автоматизація діловодних процесів

10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів здійснюється на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів і забезпечується СЕД Держенергоефективності України.

10.3. СЕД впроваджується на всіх етапах діловодного процесу.

10.4. СЕД сумісна і передбачає можливість об'єднання в єдину систему.

10.5. Склад програмного забезпечення і засоби, що використовується в Агентстві, здійснюється відповідно до чинних нормативно-правових актів.

10.6. Комплекс технічних засобів забезпечує збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.

10.7. Голова Держенергоефективності України несе відповідальність за ефективність використання СЕД в роботі з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.

 

Додаток 1

Перелік
документів, що не підлягають реєстрації в Канцелярії Держенергоефективності України

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Норми витрати матеріалів.

9. Поздоровні листи і запрошення.

10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

11. Наукові звіти за темами.

12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

13. Форми статистичної звітності.

14. Службові та доповідні записки між структурними підрозділами Агентства.


* Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 10, 11, 12, 13, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Агентства.

 

Додаток 2

  

ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО
З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ
(Держенергоефективності України)

01601, м. Київ, провулок Музейний, 12; тел. 590-59-60, 590-59-74, факс 590-59-61, 590-59-75

 

Додаток 3

  

ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО
З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ
(Держенергоефективності України)

пров. Музейний, 12, м. Київ, 01601,
тел. (044) 590-59-60; 590-59-74
факс (044) 590-59-61, 590-59-75

 

 

ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО
З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ
(Держенергоефективності України)

пров. Музейний, 12, м. Київ, 01601,
тел.: (044) 590-59-60;
ф/т: (044) 590-59-61, 590-59-75

  

STATE AGENCY ON ENERGY
EFFICINCY AND ENERGY
SAVING OF UKRAINE
(SAEE)

12, Muzeynyi lane, Kyiv, 01601
tel.: (+38044) 590-59-60;
tel./fax: (+38044) 590-59-61, 590-59-75

 

Додаток 4

 

ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ
(Держенергоефективності України)

НАКАЗ

___________

м. Київ

N ________

Приклад зворотного боку останнього аркуша наказу Держенергоефективності України

ПОГОДЖЕНО:

 

 

Перший заступник Голови
(або заступник Голови за напрямком)

(підпис)

(П. І. П.)

Директор Департаменту
нормативно-правового забезпечення

(підпис)

(П. І. П.)

Директор Департаменту (інше)

(підпис)

(П. І. П.)

Начальник Управління бюджетної
політики та бухгалтерського обліку

(підпис)

(П. І. П.)

Начальник Відділу адміністративно-господарського забезпечення

(підпис)

(П. І. П.)

Виконавець - посадова особа на рівні начальника відділу і вище (оформлюється маленькими літерами розмір шрифту 10 друкарських пунктів та проставляється в лівому нижньому куті після реквізиту "погодження").

Наприклад:

Начальник Відділу кадрів та діловодного забезпечення

(підпис)

(П. І. П.)

 

Додаток 5

ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ
(Держенергоефективності України)

ВІДПУСКНА ЗАПИСКА N ____

"Дозволяю"

Голова Держенергоефективності України

__________ Пашкевич М. О.

"___" __________ 20__ р.

Має чинність наказу

Голові Держенергоефективності України
Пашкевичу М. О.

від ___________
         (посада, підрозділ, прізвище, ім’я та по батькові)
__
__
__
__
__
__

ЗАЯВА

1. Прошу надати мені щорічну відпустку з "___" ___________ 20 р. по "___" ___________ 20 р. _____ та матеріальну допомогу на оздоровлення. "___" ___________ 20 р.
_
                                                                                           (підпис працівника)

Не заперечую проти надання щорічної відпустки з "____" _20 р. ______
_
                                                                  (підпис керівника підрозділу, прізвище, ініціали)

"____" _ 20__ р. ___    _____
                                                                Заступник по напрямку                                 (підпис)           (прізвище, ініціали)

2. Надати щорічну відпустку за період з "____" _20__ р. по "____" _ 20__ р. на _______ днів, додаткову відпустку: за ненормований робочий день ______ днів, за вислугу років ______ днів, всього відпустки на _______ (календарних, робочих) днів, з виплатою матеріальної допомоги на оздоровлення.

з "____" _ 20__ р. по "____" _ 20__ р.

Начальник Відділу кадрів
та діловодного забезпечення _____    "____" _ 20__ р.

Відмітка бухгалтерії _____

 

Додаток 6

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

3. Найменування структурного підрозділу (за потреби).

4. Індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку.

5. Назва виду документа.

6. Дата.

7. Індекс.

8. Місце складення або видання.

9. Гриф обмеження доступу до документів.

10. Адресат.

11. Гриф затвердження.

12. Резолюція.

13. Заголовок до тексту.

14. Відмітка про контроль.

15. Текст.

16. Відмітка про наявність додатків.

17. Підпис.

18. Гриф погодження.

19. Візи.

20. Печатка.

21. Відмітка про засвідчення копій.

22. Прізвище виконавця і номер його телефону.

23. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

25. Відмітка про надходження документа.

 

Додаток 8

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають затвердженню в Держенергоефективності України

Акти (перевірок і ревізій, списання, передачі справ, ліквідації установ тощо).

Завдання (на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

Звіти (про діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

Нормативи (використання води, матеріалів, електроенергії, тепла; чисельності працівників тощо).

Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).

Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

Протоколи (засідань, нарад, комісій тощо).

Розцінки на здійснення робіт.

Статути державних підприємств (об'єднань), контракти.

Структура і штатна чисельність.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розписи.

Інші документи відповідно до чинного законодавства.

 

Додаток 9

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату, про зміни до річного кошторису з планом асигнувань тощо).

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, представлення інтересів, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

Завдання (технічні тощо).

Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

Звіти про використання паспортів бюджетних програм.

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо) кошториси, плани асигнувань за бюджетними програмами.

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Норми питомих витрат ПЕР, нормативи використання води.

Платіжні доручення.

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).

Посвідчення про відрядження.

Протоколи (погодження планів поставок).

Реєстри (чеків, бюджетних доручень, юридичних та фінансових зобов'язань).

Специфікації (виробів, продукції тощо).

Статути державних підприємств (об'єднань).

Титульні списки.

Штатні розписи.

Інші документи, які згідно з чинним законодавством повинні бути завірені гербовою печаткою.

 

Додаток 10

ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження

N
п/п

Прізвище, ім'я, по батькові

Місце роботи та посада

Місце і мета відрядження

Дата і номер посвідчення про відрядження

Термін відрядження

Термін фактичного перебування у відрядженні

1

2

3

4

5

6

7

Формат А4 (210 х 297)

 

Додаток 11

ПЕРЕЛІК
документів із зазначенням строків виконання

Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання органом виконавчої влади або інший строк, установлений Верховною Радою України

Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів

 

Додаток 12

ПЕРЕЛІК

документів, не виконаних ___
                                                                                                         (найменування та індекс структурного
_
                                                                                               підрозділу)
у встановлений термін, за станом на _________ 19  р.

NN
пп

Звідки надійшов документ, номер і дата документа

Короткий зміст

Термін виконання

Прізвище і посада виконавця

Причини невиконання в строк

Стан виконання

Коли буде виконано

Керівник діловодної служби
Дата

Підпис

Ініціали, прізвище

Примітка. Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.

Формат А4 (210 х 297)

 

Додаток 13

ЗВЕДЕННЯ
про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на _ 19  р.

NN
пп

Найменування та індекс структурних підрозділів

документи на контролі

всього

надійшло у попередньому місяці

з них

виконані

виконуються у термін

з продовженим терміном виконання

Прострочені

Керівник діловодної служби
Дата

Підпис

Ініціали прізвище

Примітка. Для організацій з документообігом понад 25 тисяч зведення може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо).

Формат А4 (210 х 297)

 

Додаток 14

Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____N__________
      (місце складання)
на рік

___________
                                                                                      Найменування розділу

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

Найменування посади керівника
структурного підрозділу

Підпис

Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО*
Протокол ЕК структурного підрозділу

___________ N ______

ПОГОДЖЕНО
Керівник архівного підрозділу установи
(особа, відповідальна за архівний підрозділ установи)

Підпис            Ініціали, прізвище
Дата


* У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у _________ році в структурному підрозділі

За строками зберігання

Усього

У тому числі

таких, що переходять

з позначкою "ЕПК"

Постійного

 

 

 

Тимчасового
(понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового
(до 10 років включно)

 

 

 

Разом

 

 

 

Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство
Дата

Підпис

Ініціали, прізвище

Підсумкові відомості передано до діловодної служби

Найменування посади особи,
відповідальної за передачу відомостей
Дата

 
Підпис

 
Ініціали, прізвище

 

Додаток 15

Найменування установи

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
__________ N ________
на ___________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника установи
Підпис   Розшифровка підпису
Дата

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком**

Примітки


                                                                                      Найменування розділу*

Найменування посади керівника
діловодної служби

Підпис

Ініціали, прізвище

Віза керівника архівного підрозділу установи
ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК
___________ N ______

 
ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕПК
___________ N ______


* Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу, - напряму діяльності).

** Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у _________ році в установі

За строками зберігання

Усього

У тому числі

таких, що переходять

з позначкою "ЕПК"

Постійного

 

 

 

Тимчасового
(понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового
(до 10 років включно)

 

 

 

Разом

 

 

 

Найменування посади керівника
діловодної служби

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано у відомчий архів

Найменування посади особи,
відповідальної за передачу відомостей

Дата

 
Підпис

 
Ініціали, прізвище

 

Додаток 16

Найменування установи

АКТ
___________ N ___________
_
              (місце складання)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника установи
Підпис     Розшифровка підпису
Дата

Про вилучення для знищення документів,
не внесених до Національного архівного фонду
На підставі _
                                          (назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання)
___________
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _______
_____
                 (найменування фонду)

NN
пп

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справ

Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

Разом ___ справ за __ роки
                                                                     (цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за _______ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК _______
                                                                       (найменування архівної установи)
___________
(протокол від N _)

Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів
Дата

 
 
Підпис

 
 
Розшифровка підпису

СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від __________ N __

Документи у кількості ___________ справ
                                                                                                             (цифрами і літерами)
вагою ______ кг здано в __
                                                                                                                                          (найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною
накладною від __ N __________

Найменування посади особи,
яка здала документи

Дата

 
Підпис

 
Розшифровка підпису

Формат А4 (210 х 297)

 

Додаток 17

  

 

Додаток 18

__
                                                                                               (найменування установи)
__
                                                                             (найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника структурного підрозділу
Підпис       Розшифровка підпису
Дата

ОПИС N


                                                                                                   (назва розділу)

NN
пп

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*

Примітки

У цей опис включено _ справ з N _______ по N ____, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:

Найменування посади укладача опису

Дата

Підпис

Розшифровка підпису

ПОГОДЖЕНО
Найменування посади керівника
діловодної служби
Підпис Розшифровка підпису

СХВАЛЕНО
Протокол ЕК**
структурного підрозділу
__________ N _______


* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.

** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

Передав _________ справ
                                                                                          (цифрами і літерами)
та __ реєстраційно-контрольних карток до документів*
                                         (цифрами і літерами)

Найменування посади особи
структурного підрозділу

Дата

 
Підпис

 
Розшифровка підпису

Прийняв ____ справ та _
                                                       (цифрами і літерами)                                                                     (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.

Найменування посади особи
архівного підрозділу

Дата

 
Підпис

 
Розшифровка підпису


* Передаються разом із справами канцелярії.

Формат А4 (210 х 297)
Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового складу
структурного підрозділу установи

 




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали