Додаткова копія: Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 1 квітня 2010 року N 18

Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

З метою удосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації наказую:

1. Затвердити і ввести в дію з 1 квітня 2010 року Інструкцію з діловодства в органах прокуратури України (додається).

2. Прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України, керівникам структурних підрозділів Генеральної прокуратури України, міським, районним, міжрайонним, іншим прирівняним до них прокурорам забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції, а також організувати її вивчення прокурорсько-слідчими працівниками, державними службовцями та службовцями прокуратури.

3. Вважати такими, що втратили чинність, накази Генерального прокурора України від 28.12.2002 N 90 "Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України", від 21.01.2004 N 9 та від 28.05.2008 N 28 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в органах прокуратури України".

4. Контроль за дотриманням вимог Інструкції покласти на управління документального забезпечення Головного управління забезпечення діяльності органів прокуратури Генеральної прокуратури України.

Наказ надіслати прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України для неухильного виконання і використання у роботі та ознайомити з ним працівників структурних підрозділів Генеральної прокуратури України.

 

Виконувач обов'язків
Генерального прокурора України
 

 
С. Винокуров
 


 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ виконувача обов'язків Генерального прокурора України
01.04.2010 N 18 


ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в органах прокуратури України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в органах прокуратури України складена з урахуванням основних положень державної системи діловодства і встановлює загальні правила документування діяльності органів прокуратури України, регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення або надходження до відправлення або передавання в архів прокуратури.

1.2. Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, тиражування, відправлення, контролю виконання документів, формування їх у справи, наглядові та контрольні провадження, зберігання, використання на паперових або електронних носіях.

На процесуальні та фінансові документи Інструкція поширюється в частині, яка стосується загальних принципів роботи з ними і підготовки до передавання в архів.

1.3. Комп'ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих і нормативних актів та цієї Інструкції.

1.4. Порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування", визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893.

1.5. Органи прокуратури України здійснюють діловодство, оформлення документів та ведення листування державною мовою.

Листування з дипломатичними установами, компетентними органами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій з питань міжнародного співробітництва, правової допомоги може здійснюватися як державною, так і відповідною мовою тієї чи іншої держави.

1.6. Тлумачення термінів, які використовуються у цій Інструкції, наведено у додатку 1.

1.7. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на службу діловодства (надалі - секретаріат).

1.8. Загальне керівництво роботою секретаріату здійснює один із керівників прокуратури згідно з розподілом обов'язків.

1.9. Організацію роботи секретаріату та контроль за станом діловодства в апараті прокуратури і підпорядкованих прокуратурах здійснює керівник секретаріату.

Керівник секретаріату в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

- здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням в апараті прокуратури, у підпорядкованих прокуратурах вимог державних стандартів та цієї Інструкції щодо організації діловодних процесів, складання та оформлення документів;

- забезпечувати періодичну перевірку стану діловодства в апараті прокуратури та підпорядкованих прокуратурах;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо оснащення підрозділів секретаріату сучасним обладнанням, автоматизованими робочими місцями на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників секретаріату та структурних підрозділів з питань діловодства.

1.10. Вимоги керівника секретаріату, що стосуються діловодства, обов'язкові для всіх працівників прокуратури і можуть бути скасовані тільки керівником прокуратури.

1.11. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах, прокуратурах районного рівня покладається на керівників цих підрозділів, прокурорів районного рівня.

1.12. Вимоги Інструкції обов'язкові для кожного працівника прокуратури. Керівник структурного підрозділу, прокурор районного рівня забезпечують вивчення підпорядкованими працівниками положень цієї Інструкції і здійснюють контроль за її виконанням.

1.13. Службові документи не підлягають розголошенню. Ознайомлення з ними, видача довідок, використання даних службового характеру у доповідях, лекціях, виступах у засобах масової інформації здійснюється в апаратах прокуратури з дозволу керівників прокуратури та структурних підрозділів, у прокуратурах районного рівня - прокурора або його заступника.

1.14. Кожному громадянину на його прохання можуть бути надані для ознайомлення у приміщеннях прокуратури документи та матеріали, які зачіпають його права і свободи, у тій мірі, в якій це не суперечить вимогам дотримання державної або іншої, що охороняється законом, таємниці, законним інтересам інших осіб.

Рішення (у письмовій формі) щодо надання громадянину документів для ознайомлення приймають керівники прокуратури та структурного підрозділу. Працівник прокуратури, який ознайомив громадянина з документами, складає відповідну довідку.

У разі відмови у задоволенні прохання громадянину надається роз'яснення з посиланням на статті закону, нормативно-правового акта, що обмежують його право на ознайомлення.

1.15. Не підлягають наданню для ознайомлення за інформаційними запитами документи, які містять у собі:

- інформацію, визнану у встановленому порядку державною таємницею;

- конфіденційну інформацію;

- інформацію про оперативну і слідчу роботу органів прокуратури;

- інформацію, що стосується особистого життя громадян;

- документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, листування між підрозділами та ін.), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності прокуратури, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;

- інформацію, що не підлягає розголошенню згідно з іншими законодавчими або нормативними актами.

1.16. У разі звільнення або тимчасової відсутності прокурорсько-слідчого працівника (відпустка, відрядження і т. ін.) усі службові документи, що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, прокурора районного рівня іншому виконавцю через секретаріат або канцелярію.

Під час зміни керівника секретаріату всі документи, печатки, штампи, бланки, які використовуються в очолюваному підрозділі, передаються новопризначеній особі згідно з актом, який в апаратах затверджується керівництвом прокуратури, в прокуратурах районного рівня - керівником.

При зміні керівника прокуратури приймання-передавання справ здійснюється відповідно до Положення про порядок приймання-передачі справ, документів та майна прокуратури при звільненні та призначенні прокурорів, затвердженого наказом Генерального прокурора України від 10 червня 1999 року N 19.

1.17. Порушення вимог цієї Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, а також незаконний доступ до них тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

2. Організація документообігу

2.1. Приймання, доставляння та передавання документів здійснюється працівниками секретаріату.

2.2. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного дня після їх реєстрації, а в разі реєстрації у п'ятницю у другій половині дня або передсвяткові дні - не пізніше наступного робочого дня.

Термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратури невідкладно.

У прокуратурах обласного рівня та Генеральній прокуратурі України передавання документів здійснюється не менш ніж двічі на день, у прокуратурах районного рівня - безпосередньо за їх надходженням.

2.3. Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах проходження здійснюється через працівників секретаріату, канцелярії під особистий підпис з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку (додаток 2) чи картках.

Передавання внутрішніх документів з підрозділу у підрозділ (у разі розташування структурних підрозділів у різних адміністративних будівлях) здійснюється через секретаріат (підрозділ з реєстрації вхідної кореспонденції).

2.4. Передавання документів з одного підрозділу до іншого здійснюється через працівника канцелярії за резолюцією керівництва структурного підрозділу, а в суперечних випадках - згідно з вказівкою керівництва прокуратури.

Підставою для передавання документів є обґрунтований рапорт виконавця погоджений керівником підрозділу. Крім зазначеного, на рапорті повинно бути клопотання керівника самостійного структурного підрозділу перед керівником іншого структурного підрозділу щодо подальшого розгляду документів.

2.5. Наглядові провадження передаються в інший підрозділ у тимчасове користування під розписку з відміткою на карточці обліку руху наглядового провадження (додаток 3) з дозволу керівника підрозділу.

2.6. Звернення, матеріали, справи та наглядові провадження для постійного користування передаються через секретаріат (алфавітну картотеку) з відміткою у відповідних книгах обліку (коли і кому передані документи).

2.7. Працівники секретаріату, канцелярії не відповідають за документи, які були передані без їх участі (керівником особисто виконавцю, інше) та відповідної реєстрації (обліку) у секретаріаті, канцелярії.

2.8. Працівники прокуратури, до яких надійшов документ без відповідних відміток щодо надходження, реєстрації, інше, повинні невідкладно особисто або за участі працівника канцелярії передати такий документ у відповідний підрозділ (працівнику) секретаріату для здійснення реєстрації у загальному порядку.

2.9. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками (позначками) про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією.

Всі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.

2.10. Особові справи працівників прокуратури витребовуються за підписом одного з керівників прокуратури, що відповідає за організацію роботи з кадрами, або керівника кадрового підрозділу за індексом (вихідним номером) кадрового підрозділу.

Працювати з матеріалами особових справ мають право лише керівники прокуратури, структурних підрозділів та працівники кадрових підрозділів прокуратури.

Особові справи видаються під особистий підпис у відповідних облікових формах.

2.11. Накази, вказівки, розпорядження та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.

Працівники, які ознайомились з документом, розписуються на ньому або на окремому аркуші (листі про ознайомлення), вказуючи дату та прізвище.

3. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції

3.1. Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано секретаріатом.

3.2. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який розкриває конверти та передає до секретаріату для подальшої реєстрації у загальному порядку. Термінові документи передає на розгляд керівництву з одночасним повідомленням (можливим наданням копії документів) секретаріату про їх надходження та кому переданий на розгляд.

3.3. Працівники секретаріату розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", перевіряють правильність доставки, цілісність упаковки та наявність усіх документів і додатків.

Конверти з написом "особисто", які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням.

3.4. Якщо під час приймання та обробки вхідної кореспонденції виникла підозра щодо вмісту конверта, пакета, бандеролі, слід дотримуватись вимог наказу МОЗ від 17.02.2003 р. N 67ДСК "Про порядок прийняття в органах виконавчої влади поштових відправлень, службової кореспонденції, інших документів і матеріалів з ознаками підозрілих вкладень".

3.5. У разі пошкодження упаковки, некомплектності чи відсутності додатків робиться відмітка у поштовому реєстрі та на останній сторінці документа після підпису заявника. Запит щодо надсилання документів, яких не вистачає, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

3.6. За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту після підпису заявника працівником секретаріату зазначається кількість аркушів додатка, що засвідчується особистим підписом.

3.7. Надіслані не за адресою документи працівники секретаріату повертають до поштового відділення або надсилають за призначенням, про що робиться запис у реєстрі відправлення кореспонденції. Копії супровідних листів долучаються до відповідної номенклатурної справи.

3.8. В органах прокуратури приймаються звернення, які надійшли поштою, передані на особистому прийомі, вилучені із скриньки і оформлені відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян".

3.9. Письмове звернення, оформлене без додержання вимог ст. 5 Закону України "Про звернення громадян", реєструється у загальному порядку і повертається заявникові працівником підрозділу з розгляду звернень з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження (реєстрації).

3.10. У кожній прокуратурі повинна бути скринька "Для скарг і заяв", яка у прокуратурах вищого рівня розміщується в приймальні громадян, у прокуратурах районного рівня - у доступному для громадян місці.

Кореспонденція із скриньки вилучається щодня, на зверненнях проставляється штамп з відміткою "Із скриньки" та зазначається дата вилучення, після чого вони передаються для реєстрації та розгляду.

3.11. Звернення громадян або юридичних осіб, інші документи, отримані працівниками прокуратури на особистому прийомі, підлягають реєстрації та розгляду в загальному порядку не пізніше наступного робочого дня з відміткою про час і місце отримання документів.

3.12. Забороняється працівникам секретаріату отримувати скарги, звернення або заяви безпосередньо від громадян або юридичних осіб.

3.13. Звернення, які надійшли до органів прокуратури факсимільним зв'язком або електронною поштою, реєстрації та розгляду не підлягають.

3.14. Анонімне звернення (без зазначення прізвища, ім'я по батькові або місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство) може бути залишено без розгляду. У такому разі воно підшивається до справи з відміткою прокурорсько-слідчого працівника "До справи N". Якщо у такому зверненні міститься інформація про злочин або про осіб, причетних до злочину, воно надсилається до відповідних правоохоронних органів.

3.15. Конверти зберігаються і додаються до документів:

- у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа;

- у разі надходження кореспонденції із судових органів;

- у разі відсутності у конвертах окремих документів чи встановлення невідповідності номерів документів номерам на конверті;

- у разі розбіжностей адреси, зазначеної на конверті та на зверненні.

Інші конверти за зверненнями громадян та юридичних осіб знищуються після розгляду.

3.16. Попередній розгляд документів.

3.16.1. Усі документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.16.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником секретаріату або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.

3.16.3. Кореспонденція сортується на:

- звернення Президента України;

- звернення органів державної влади та управління;

- звернення і телеграми громадян, підприємств, організацій;

- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;

- кримінальні справи;

- матеріали перевірок;

- спецповідомлення;

- матеріали з питань міжнародного співробітництва і правової допомоги;

- відомче листування;

- інші документи;

- документи, що не підлягають реєстрації (додаток 4).

3.16.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

3.16.5. Керівництву Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня документи подаються на розгляд секретаріатом згідно з порядком, встановленим Регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків між ними.

Прокурору районного рівня на розгляд передається вся вхідна кореспонденція.

4. Реєстрація документів

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на вхідних документах штампа із зазначенням номера та дати з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.

Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштою, фельд'єгерським зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, вилучені із скриньки, а також відомча кореспонденція, в тому числі яка надійшла факсимільним зв'язком.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

4.1.2. Штамп повинен містити найменування прокуратури, дату реєстрації та порядковий номер відповідної книги обліку (визначені у п. 4.1.6 Інструкції) і проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.

На поштових відправленнях, що не підлягають розпечатуванню, штамп ставиться на конверті.

4.1.3. Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.

У першу чергу реєструються документи особливого контролю, доручення Президента України, керівників органів державної влади та управління, запити та звернення народних депутатів України, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва та правової допомоги, а також звернення з особистого прийому. Кореспонденція, яка вилучена із скриньки "Для скарг і заяв", реєструється у загальному порядку.

Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.

4.1.4. Внутрішні документи (крім наказів, вказівок та розпоряджень), що створюються в органах прокуратури і які не виходять за межі прокуратури (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, що надаються до відповідального підрозділу тощо), реєструються у відповідній книзі (додаток 5).

Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку внутрішніх документів, з додаванням букв "вн" та двох останніх цифр року, наприклад: 09-12вн-10.

4.1.5. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження, створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.

4.1.6. Для реєстрації вхідної кореспонденції в органах прокуратури використовуються книги обліку вхідної кореспонденції (додаток 6), звернень громадян та юридичних осіб (додаток 7), кримінальних справ, матеріалів дослідчої перевірки, витребуваних у порядку нагляду (додаток 8), та кримінальних справ, направлених для затвердження обвинувального висновку (додаток 9), документів з грифом "Для службового користування" (за формою встановленою в додатку 2 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію).

4.1.7. При реєстрації кореспонденції в книзі обліку вхідної кореспонденції номер документа складається з порядкового номера книги обліку вхідної кореспонденції, з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року наприклад: 195вх-10.

У випадках подальшої реєстрації вхідної кореспонденції у структурних підрозділах номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вхідної кореспонденції, з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-39вх-10.

4.1.8. Після реєстрації вхідних документів інформація про кореспондента фіксується у базі даних картотеки (алфавітні картки, довідки тощо).

Основним завданням формування алфавітної картотеки є швидкий пошук інформації про попередні звернення заявника і місцезнаходження листування за цим зверненням на даний час.

У разі автоматизованої реєстрації за допомогою ПК формується банк зареєстрованих даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників прокуратури інформацією про всі зареєстровані документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на монітор ПК або друку на папері. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих робочих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точне місцезнаходження документа на даний час.

4.1.9. Звернення фізичних та юридичних осіб, що надійшли до Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, після реєстрації у секретаріаті (проставляння штампа з датою реєстрації, реєстраційного номера) передаються до підрозділу з розгляду звернень. Працівники цього підрозділу вивчають звернення та визначають структурний підрозділ, до компетенції якого належить вирішення питань, викладених у зверненні, після чого передають їх до відповідних підрозділів секретаріату для подальшого спрямування або надсилання до підпорядкованих прокуратур чи в інші відомства.

4.1.10. Працівники підрозділу з розгляду звернень повинні проставити на зверненні перші літери прізвища особи чи скорочену назву організації, на яких потрібно завести алфавітну картку, через дріб - осіб, на яких виписуються картки-посилання, нижче підрозділ (підрозділи), до компетенції якого належить вирішення звернення.

У разі ведення алфавітної картотеки в електронному виді на зверненні проставляються лише індекс структурного підрозділу, до компетенції якого належить вирішення звернення, та підпис особи, яка вчинила розмітку.

4.1.11. Термінові документи та звернення, передані керівництву прокуратури без реєстрації, після розгляду (вчинення резолюції) повертаються до секретаріату, реєструються і передаються для виконання.

4.2. Порядок заведення, заповнення та розстановки алфавітних карток, карток-посилань та довідок на звернення

4.2.1. Перед заведенням алфавітної картки кожне звернення перевіряється за алфавітною картотекою для з'ясування питання: вперше звертається заявник чи вже надходили від нього попередні звернення.

4.2.2. Якщо звернення надійшло вперше, алфавітну картку (додаток 10) виписують, як правило, на заявника (фізичну особу), картку-посилання (додаток 11) - на особу (організацію), на дії або бездіяльність якої скаржиться заявник.

4.2.3. Якщо звернення стосується підозрюваного, обвинуваченого, засудженого, алфавітна картка виписується на них, а на осіб (крім правоохоронних органів), які надіслали звернення, виписують картку-посилання.

4.2.4. Якщо звернення надійшло від юридичної особи (підприємства, установи, організації), виписують відповідну алфавітну картку (додаток 12). Такі картки розміщують в окремій шухляді в алфавітному порядку за назвами юридичних осіб. У разі потреби за такими зверненнями можуть виписуватися і картки-посилання, наприклад, на керівника підприємства або іншу особу, яка підписала звернення.

4.2.5. Крім алфавітних карток та карток-посилань виписуються довідки про попередні надходження, в яких зазначається інформація щодо останніх трьох надходжень та номер наглядового провадження (за його наявності) (додаток 13).

4.2.6. Якщо до звернення додані документи (копії рішення, ухвали, вироку суду, постанов про порушення справ тощо), картки-посилання виписують на всіх указаних у цих документах осіб (обвинувачених, засуджених, позивачів, відповідачів, ін.).

4.2.7. Під час реєстрації заяв, спецповідомлень про злочини, якщо особа, що вчинила злочин, встановлена або підозрювана перебуває у розшуку, алфавітна картка виписується на обвинуваченого, підозрюваного, картка-посилання - на заявника, потерпілого (вбитого). Якщо особу обвинуваченого не встановлено, а також у випадку самогубства алфавітна картка виписується на потерпілого (вбитого), а на заявника - картка-посилання. За відсутності таких даних алфавітна картка заводиться за фактом події, правопорушення.

4.2.8. Під час реєстрації колективних звернень алфавітна картка виписується на перших двох осіб, які підписали звернення, і на відправника, який указав на конверті прізвище та адресу.

4.2.9. Під час реєстрації звернень працівників прокуратури в алфавітній картці вказується посада та місце роботи.

4.2.10. Після прийняття рішення за зверненням працівник канцелярії структурного підрозділу вказує у книзі обліку вхідної кореспонденції та на зворотному боці довідки (додаток 13) номер наглядового провадження або номер і дату супровідного листа, якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру чи інше відомство за належністю, і того ж дня повертає довідку на картотеку для перенесення результатів розгляду звернення в алфавітну картку, після чого довідка знищується.

4.2.11. Алфавітні картки та картки-посилання групуються у шухляди картотеки в алфавітному порядку.

На початку кожного року проводиться вибірка з чинної картотеки карток, які втратили практичне значення, а саме:

- картки на осіб, звернення від яких направлені у підпорядковані прокуратури та інші відомства без контролю і від них протягом 3 років до вивірки не надходило звернень до цієї прокуратури;

- картки на осіб, за зверненнями яких були заведені наглядові провадження і у зв'язку із закінченням строку зберігання знищені відповідно до актів знищення.

Порядок зберігання карток, вилучених з картотеки, регулюється Переліку документів, що утворюються в діяльності органів прокуратури України.

4.3. Реєстрація та облік наглядових проваджень

4.3.1. Звернення, листи, матеріали та інші документи, які потребують перевірки, вирішення та надання письмової відповіді автору, а також контролю за виконанням, групуються у наглядові провадження.

Підставою для заведення наглядового провадження є прийняття звернення чи документа до виконання з указівкою прокурорсько-слідчого працівника "завести н/п".

4.3.2. Наглядове провадження заводиться працівником секретаріату (канцелярії) не пізніше 5 днів з часу реєстрації звернення, матеріалів або справи, а за контрольними документами, спецповідомленнями, з питань міжнародно-правових відносин невідкладно.

4.3.3. Наглядові провадження у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня заводяться у структурних підрозділах за книгою обліку наглядових проваджень (додаток 14).

У прокуратурах районного рівня наглядові провадження заводяться за книгами обліку наглядових проваджень окремо за зверненнями громадян, юридичних осіб, матеріалами перевірок, позовами прокурора (додаток 15) та за кримінальними справами і спецповідомленнями (додаток 16).

4.3.4. Номер наглядового провадження у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку наглядових проваджень та двох останніх цифр року прийняття звернення до провадження, наприклад: 07/1-1432-10.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр номера наглядового провадження становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку наглядових проваджень та дві останні цифри року, наприклад: 50-1032-10.

Подальше листування ведеться за номером наглядового провадження, яке зазначається на вихідному документі працівником секретаріату (канцелярії) прокуратури.

4.3.5. Перелік індексів структурних підрозділів прокуратури затверджується наказом керівника прокуратури.

4.3.6. За результатами узагальнення документообігу керівництво секретаріату щороку здійснює розподіл номерів наглядових проваджень між структурними підрозділами на наступний рік, починаючи з одиниці, за відповідною формою (додаток 17), наприклад: підрозділ "04" - 400 резервних номерів (001 - 400); підрозділ "05" - 100 резервних номерів (401 - 500); підрозділ "06" 50 резервних номерів (501 - 550).

У разі необхідності виділення додаткових номерів працівники канцелярій структурних підрозділів звертаються з відповідною заявкою до керівництва секретаріату.

4.3.7. Якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру або в інше відомство з контролем виконання (з пропозицією повідомити про результати вирішення до визначеної дати або про остаточне вирішення питання), за ним заводиться наглядове провадження, копії доручення та звернення долучаються до наглядового провадження, яке передається у канцелярію підрозділу.

У канцеляріях підрозділів такі наглядові провадження зберігаються у папках з написом "Контроль" за датами контролю і передаються прокурорсько-слідчим працівникам (виконавцям) у встановлені ними строки виконання.

4.3.8. За зверненнями, які направлені для розгляду у підпорядковані прокуратури чи інші відомства без контролю, наглядові провадження не заводяться.

Супровідні листи з оригіналами звернень направляються за номером, який складається з індексу структурного підрозділу та букви "р", наприклад: 06/2р.

У прокуратурах без структурного поділу вихідний номер супровідного листа складається з номера номенклатурної справи, де містяться копії таких листів, та букви "р", наприклад: 27р.

Копія супровідного листа з аркушем, на якому міститься резолюція керівництва, підшивається у справу послідовно за датою відправлення.

4.3.9. У кожній прокуратурі заводиться одне наглядове провадження по одній і тій самій справі, питанню, а також за зверненнями одного і того ж громадянина.

4.3.10. Якщо раніше за зверненнями були заведені на одних і тих самих осіб чи з одних і тих самих питань різні наглядові провадження, вони об'єднуються в одне і йому надається номер наглядового провадження, заведеного раніше. При об'єднанні двох і більше наглядових проваджень зберігається хронологічна послідовність документів кожного провадження, а також всі картки обліку їх руху. Наглядові провадження підшиваються разом з обкладинками, аркуші заново нумеруються (обкладинки не нумеруються). Одночасно вносяться відповідні зміни в алфавітні картки та книгу обліку наглядових проваджень.

Об'єднання наглядових проваджень здійснюється працівником канцелярії структурного підрозділу за вказівкою прокурорсько-слідчого працівника.

4.3.11. Об'єднання наглядових проваджень за різними справами чи питаннями не дозволяється.

4.3.12. У разі направлення наглядового провадження за кримінальною справою до підпорядкованої прокуратури для підтримання державного обвинувачення заводиться контрольне провадження за номером відправленого наглядового провадження із зазначенням індексу структурного підрозділу, який здійснює контроль, та з обов'язковим маркуванням літерами "КП".

У контрольному провадженні накопичується листування з підпорядкованою прокуратурою з обов'язковим долученням копій судових рішень у справі, документів реагування прокурорів тощо.

4.3.13. У контрольні провадження, які заведені за кримінальними справами, направленими для підтримання державного обвинувачення до підпорядкованих прокуратур, підшиваються:

- матеріали, вилучені із наглядового провадження як такі, що не є необхідними для підтримання державного обвинувачення;

- копії постанов про порушення кримінальної справи, притягнення як обвинуваченого, застосування запобіжного заходу;

- відомості про дату та особу, що затвердила обвинувальний висновок (подання, постанову тощо) у справі;

- копія листа про направлення кримінальної справи до суду;

- копія листа про встановлення контролю;

- інші документи, необхідні для забезпечення належного контролю за ходом та результатами судового розгляду справи.

При здійсненні контролю накопичується відповідне листування з підпорядкованою прокуратурою з обов'язковим долученням копій судових рішень у справі, документів реагування прокурорів.

4.3.14. Передача наглядових проваджень здійснюється безпосередньо працівниками канцелярій структурних підрозділів під підпис.

4.4. Реєстрація та облік кримінальних справ (речових доказів у справах), матеріалів дослідчих перевірок, витребуваних у порядку нагляду

4.4.1. Кримінальні справи, матеріали дослідчих перевірок, витребувані у порядку нагляду, та справи, що надійшли для затвердження обвинувального висновку (останні з позначкою "у порядку ст. 225 КПК України"), реєструються централізовано секретаріатом у загальному порядку та окремо у кожному структурному підрозділі у відповідних книгах обліку.

4.4.2. Зареєстровані кримінальні справи передаються на доповідь разом з наглядовим провадженням. Якщо у справі не заведено наглядового провадження, воно заводиться у загальному порядку.

4.4.3. Справи, витребувані для узагальнення прокурорської практики, реєструються у загальному порядку (без внесення інформації до алфавітних карток), наглядові провадження за такими справами не заводяться.

4.4.4. Порядок витребування та повернення кримінальних справ і матеріалів дослідчої перевірки визначається Регламентом прокуратури.

4.4.5. Пересилка (доставляння) кримінальних справ, матеріалів та наглядових проваджень здійснюється фельд'єгерським зв'язком, бандероллю (посилкою) або кур'єром (уповноваженим працівником прокуратури).

4.4.6. У разі доставки кримінальних справ та матеріалів кур'єром забороняється передача їх із рук у руки без відповідної реєстрації та обліку у секретаріаті та канцелярії.

4.4.7. Порядок обліку та зберігання речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна регулюється положеннями Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду.

4.5. Реєстрація та облік заяв і повідомлень про злочини

4.5.1. Заяви і повідомлення про злочини в органах прокуратури приймаються та реєструються відповідно до вимог Інструкції про порядок приймання, реєстрації та розгляду в органах прокуратури України заяв і повідомлень про злочини.

Із числа працівників служби діловодства призначається відповідальна особа, на яку покладаються обов'язки щодо реєстрації та обліку заяв і повідомлень про злочини.

4.5.2. Заяви і повідомлення про злочини реєструються у книзі обліку заяв і повідомлень про злочини (додаток 18), що є документом суворої звітності.

Реєстрація провадиться негайно після прийняття керівництвом прокуратури рішення про порядок перевірки. Передавання заяв і повідомлень про злочини виконавцям для перевірки без реєстрації забороняється.

4.5.3. У книзі реєструються заяви і повідомлення про злочини, за результатами перевірки яких рішення в порядку ст. 97 КПК України приймається відповідною прокуратурою.

4.5.4. Реєстраційні номери у книзі ведуться у валовому порядку з початку року, починаючи з N 1.

4.5.5. Після реєстрації на документі проставляється штамп (додаток 19) із зазначенням дати реєстрації та номера.

4.5.6. Номер матеріалів, рішення по яких приймається в порядку ст. 97 КПК України, складається із порядкового номера книги обліку заяв і повідомлень про злочини, літер "пр" та двох останніх цифр року, наприклад: 12пр-10.

Матеріал формується та підшивається в хронологічному порядку.

Подальше листування ведеться за присвоєним номером.

4.5.7. Працівник прокуратури, на якого покладено обов'язки щодо ведення книги обліку, про факти порушень строків перевірки доповідає керівнику прокуратури або структурного підрозділу.

4.6. Реєстрація та облік кримінальних справ, порушених органами прокуратури, а також облікових документів (статистичних карток)

4.6.1. Кримінальні справи, порушені працівниками органів прокуратури України, реєструються у книзі обліку кримінальних справ (додаток 20), ведення якої покладається на працівників секретаріату відповідно до розподілу обов'язків. Аркуші книги обліку нумеруються, прошиваються і опечатуються.

4.6.2. Номер кримінальної справи надається на підставі копії процесуального документа та облікових документів (статистичних карток), оформлених відповідно до вимог Інструкції про єдиний облік злочинів.

4.6.3. Облікові документи реєструються у книзі обліку статистичних карток установленого зразка відповідальною особою секретаріату.

4.6.4. Зареєстровані статистичні картки у Генеральній прокуратурі України надсилаються секретаріатом до обліково-реєстраційних підрозділів супровідним листом, в інших прокуратурах передаються безпосередньо працівникам з обліково-реєстраційної роботи органів внутрішніх справ для направлення в обліково-реєстраційні підрозділи для обліку за територіальним принципом.

5. Розгляд і виконання документів

5.1. Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється Регламентом прокуратури та цією Інструкцією.

5.2. Керівники прокуратури, структурних підрозділів зобов'язані розглянути документ не пізніше наступного робочого дня з часу реєстрації, а терміновий - негайно і вчинити резолюцію, в якій слід визначити виконавців, порядок виконання, у разі потреби - строк виконання, після чого зазначити дату і поставити особистий підпис.

Забороняється вчинення загальних резолюцій (внести пропозиції, доповісти тощо).

5.3. Документи, що стосуються кількох структурних підрозділів, підпорядкованих різним заступникам Генерального прокурора України, заступникам прокурора області, передаються на доповідь у Генеральній прокуратурі України - першому заступнику Генерального прокурора України, у прокуратурах обласного рівня прокурору області, які визначають виконавців.

5.4. На документах з резолюцією керівника вищого рівня, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

5.5. Резолюція на документі вчиняється на вільному від тексту місці. У разі направлення документа для вирішення у підпорядковані прокуратури чи інші відомства за належністю, на текстах законів, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, нормативних актів Кабінету Міністрів України, інших державних органів резолюція вчиняється на окремому аркуші або спеціальному бланку.

5.6. У разі визначення у резолюції кількох виконавців документа доведення змісту резолюції, своєчасне та якісне виконання, продовження термінів виконання, підготовка відповіді, підпис у керівництва покладається на першого виконавця.

5.7. Надходження документів від керівництва прокуратури до безпосередніх виконавців не повинно перевищувати двох робочих днів у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня, одного дня - в інших прокуратурах.

5.8. Якщо рішення з поважних причин не може бути прийнято у визначений строк, у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня виконавець подає завізований начальником підрозділу рапорт на ім'я керівництва прокуратури про продовження строку виконання, готує попередню відповідь.

У прокуратурах районного рівня такий рапорт подає керівнику прокуратури безпосередньо виконавець.

5.9. Накази, розпорядження, вказівки, завдання, доручення та інші документи за підписом керівництва прокуратури, які потребують термінового виконання, передаються факсимільним зв'язком. У структурних підрозділах термінові документи також можуть бути направлені факсимільним зв'язком з відома керівника.

5.10. Строки виконання документа рахуються з дня реєстрації у прокуратурі, а документа, що потребує перекладу, - з дня його перекладу. Днем виконання слід вважати дату відправлення відповіді.

Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий час, то останнім днем строку виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

5.11. Відповідальність за виконання документа по суті та у встановлений законом строк несуть працівники, зазначені у резолюції, та безпосередні виконавці.

5.12. Контроль за виконанням документів здійснюють керівники прокуратур, структурних підрозділів та працівники контролюючих підрозділів.

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Документи, виконання яких підлягає обов'язковому контролю, визначає керівник прокуратури. Як правило, це звернення керівників органів державної влади, управління та інші документи, які взяті на контроль керівником прокуратури, запити та звернення народних депутатів України.

Контроль за виконанням (вирішенням) таких документів полягає у спеціальній процедурі, яка включає:

- взяття виконання документів на контроль;

- своєчасність доведення документів до виконавців;

- формування картотеки контрольних документів;

- інформування відповідного керівника про хід та результати виконання документів;

- виконання документів у визначений строк;

- зняття виконання документів з контролю.

6.2. Організаційно-контрольний підрозділ здійснює загальний контроль виконання документів, взятих на контроль керівником прокуратури, в тому числі на "особливий контроль". Такі документи передаються виконавцям через секретаріат.

Забезпечення контролю виконання депутатських документів покладається на підрозділ з розгляду звернень та прийому громадян.

6.3. На документі, що підлягає контролю за виконанням, працівник контролюючого підрозділу проставляє штамп "Контроль", "Особливий контроль" та кінцеву дату виконання.

У разі відсутності у прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу заповнюється контрольна картка (додаток 21) у двох примірниках. Один примірник разом з документом передається у канцелярію структурного підрозділу, другий приєднується до контрольної картотеки, яка формується у контролюючому підрозділі.

У прокуратурі районного рівня контрольна картка заповнюється в одному примірнику і передається керівнику прокуратури, який зобов'язаний особисто перевіряти виконання документів підпорядкованими працівниками.

6.4. Документи, за якими встановлено контроль виконання, беруться на облік також у структурних підрозділах. Безпосереднє виконання документів забезпечується керівником структурного підрозділу.

Облік таких документів здійснюється у відповідних книгах обліку (додаток 22).

Документи, взяті на "Особливий контроль", обліковуються у книзі за формою, наведеною у додатку 22.

6.5. Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурних підрозділах та прокуратурах районного рівня, зобов'язаний стежити за наближенням строків виконання документа, завчасно інформувати керівника про всі випадки затримання виконання документів, своєчасно робити у картках відмітки про їх рух.

6.6. У день виконання або не пізніше наступного робочого дня матеріали, які засвідчують виконання документа, контрольна картка з відповідними відмітками передаються працівником канцелярії до контролюючого підрозділу для зняття з контролю або продовження контролю, про що останнім робиться запис на копії документа.

6.7. Контрольні картки, що надійшли від структурних підрозділів, систематизуються у картотеці виконаних документів контролюючого підрозділу. Другі примірники карток вилучаються з контрольної картотеки та знищуються.

7. Порядок реєстрації, оброблення та надсилання вихідної кореспонденції

7.1. Вихідні документи обробляються секретаріатом і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів (виконавця) або не пізніше наступного робочого дня.

Не дозволяється надсилання або передавання вихідних документів без реєстрації їх у секретаріаті.

7.2. Документи, які підлягають відправленню, передаються до відповідного підрозділу (працівнику) секретаріату правильно оформлені у день підписання.

7.3. Під час приймання вихідних документів від виконавців працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі), повинен:

- проставляти на оригіналі документа номер листування;

- перевірити правильність зазначення адреси;

- перевірити наявність усіх підписів на оригіналі документа та додатків до нього;

- вказати на копії документа дату підписання, номер, а також засвідчити підпис посадової особи, що зазначена в документі, шляхом підкреслення її прізвища та проставлення літер "о/п" (оригінал підписав);

- перевірити наявність додатка, вказаного у документі.

7.4. При направленні у підпорядковані прокуратури або інші відомства документів, за якими не заведено наглядове провадження (інформаційних листів, завдань, документів прокурорського реагування), реєстрація здійснюється в книзі обліку вихідної кореспонденції (додаток 23).

Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 08-36вих-10.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр вихідного номера становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 25-101вих-10.

7.5. При оформленні вихідної кореспонденції, адресованої органам державної влади і управління, органам місцевого самоврядування, народним депутатам України, підприємствам, установам та організаціям, окрім номера листування та дати підписання слід обов'язково зазначати вихідний номер і дату одержаного документа.

7.6. При оформленні вихідної кореспонденції, яка відповідно до Регламенту підлягає обліку в організаційно-контрольному підрозділі, до вихідного номера додається порядковий номер книги обліку цього підрозділу з відміткою "окв".

7.7. Номери листуванню надають працівники, які забезпечують ведення діловодства в структурних підрозділах та у прокуратурах районного рівня.

Забороняється надання листуванню номерів, які не передбачені цією Інструкцією.

7.8. Перед пакуванням вихідних документів працівник відповідного підрозділу секретаріату обов'язково перевіряє:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх підписів на документі та додатках до нього;

- наявність на документі даних про додатки та відповідність їх зазначеній кількості;

- відповідність необхідної кількості примірників кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням вимог даної Інструкції, повертаються до структурного підрозділу на доопрацювання.

7.9. Рекомендованими листами або бандеролями (посилками) надсилаються організаційно-розпорядчі та інші документи за підписом керівництва прокуратури, витяги із наказів з особового складу, фінансові документи, наглядові провадження, матеріали перевірок, кореспонденція, що адресується за кордон.

7.10. Рекомендовані (цінні) листи та бандеролі (посилки) здаються на пошту відповідно до списку (додаток 24), в якому вказуються номери поштових відправлень, адреса, одержувач, вага, вартість. Список складається у двох примірниках - один здається до поштового відділення, другий - разом із наданим поштовим фіскальним чеком залишається у секретаріаті.

7.11. Документи, які надсилаються простою поштовою кореспонденцією, враховуються у поштових реєстрах або книзі (додаток 25), де вказується номер листування та дані адресата.

7.12. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

7.13. У прокуратурах районного рівня при відправленні кореспонденції поштовим зв'язком ведуться щоденні реєстри (списки) відправлених документів. Реєстр повинен містити дату відправлення, номер вказаного документа, прізвище (назву) адресата, поштову адресу, на яку здійснюється відправка. Строки зберігання таких реєстрів аналогічні строкам зберігання книг обліку вихідної кореспонденції.

У кінці робочого дня реєстр закривається, підписується працівником, який забезпечує ведення діловодства в прокуратурі, та підшивається до відповідної справи.

7.14. Фельд'єгерським зв'язком надсилаються: кримінальні справи, матеріали перевірок та про відмову в порушенні кримінальної справи, наглядові провадження, особові справи, фінансові документи, штатні розписи, документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування".

Зазначену кореспонденцію дозволяється відправляти бандеролями (посилками), доставляти спеціально уповноваженою особою (кур'єром) із числа працівників органів прокуратури, за наявності відповідного опису доставлених документів.

7.15. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у ньому.

7.16. Документи масового розсилання (накази, інформаційні листи ін.) відправляються відповідно до списку розсилання (додаток 26), який складається структурним підрозділом. У ньому вказуються адресат, кількість та номери примірників.

Відомості про розсилання зберігаються у секретаріаті.

7.17. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку у відповідній книзі (додаток 27).

7.18. Працівники канцелярій структурних підрозділів зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відповідного підрозділу секретаріату у години, встановлені для цього керівником секретаріату.

8. Документування управлінської діяльності органів прокуратури

8.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових, магнітних або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в органах прокуратури є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

8.2. Управлінська діяльність прокуратур здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки, положення, рішення тощо).

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні організаційно-розпорядчі документи.

8.3. Підставами для прийняття організаційно-розпорядчих документів є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, інші нормативно-правові акти;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання прокуратурою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

8.4. Прокуратура, до якої надходять організаційно-розпорядчі документи від органів вищого рівня, доводить їх до підпорядкованих прокуратур. Прокуратура має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня у підпорядковані прокуратури разом із супровідним листом.

8.5. Документи, що видаються на підставі організаційно-розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням назв цих документів, дат, номерів і заголовків.

8.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

У разі, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

8.7. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і підпорядкованих прокуратур шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій прокуратур за необхідності реалізовуються наказами керівника прокуратури.

8.8. Прокуратура під час здійснення оперативних зв'язків з підпорядкованими прокуратурами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування тощо.

8.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися засобами телекомунікаційного зв'язку.

У разі направлення та отримання документа факсимільним зв'язком на його копії робиться відмітка із зазначенням дати, номера телефону, на який відправлено чи отримано документ, та посвідчується підписом відповідального працівника.

8.10. За допомогою телефону передається, як правило, термінове повідомлення-телефонограма (додаток 28), текст якого диктується і записується працівниками прокуратури, інших органів.

Телефонограма складається в одному примірнику обсягом не більше як 30 слів і передається телефоном безпосередньо із структурних підрозділів.

8.11. Засоби факсимільного зв'язку використовуються органами прокуратури та іншими державними установами для термінового передавання чи отримання текстів документів.

Факс - це ксерокопія документа, що надходить до прокуратури за допомогою спеціального апарату (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.

Оригінали переданих телефаксом документів обов'язково надсилаються адресату у загальному порядку (поштою).

Передані та отримані телефаксом документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додатки 29, 30).

8.12. У органах прокуратури України забороняється отримувати факсимільним зв'язком звернення громадян та юридичних осіб (окрім органів державної влади та управління), які потребують вирішення (перевірки).

8.13. Контроль за використанням факсимільної техніки здійснюють керівники відповідних підрозділів. У приміщення, де працює телефакс, сторонні особи не допускаються.

9. Складання та оформлення службових документів

9.1. Складання документів

9.1.1. Для складання службових документів в органах прокуратури України повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Службові документи повинні мати такі поля:

ліве - 30 мм;

праве - 10 мм;

верхнє та нижнє - 20 мм.

Складання службових документів на папері довільного формату не дозволяється.

9.1.2. В органах прокуратури України для оформлення службових документів використовуються бланки суворої звітності, які виготовляються типографським способом, та звичайні бланки, виготовлені в органах прокуратури за допомогою ПК.

Усі службові документи, крім внутрішніх, повинні оформлятися на бланках прокуратури.

Установлюються такі види бланків документів:

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа.

Для бланків кожного виду дозволяється два варіанти розташування реквізитів - кутовий (додаток 31) і поздовжній (додаток 32).

Застосування бланків довільної форми забороняється.

9.1.3. Склад реквізитів у різних видах документів може бути неоднаковий. Дозволяється відсутність деяких реквізитів, але на кожному бланку органів прокуратури обов'язково розміщується Державний Герб України (розмір зображення: висота - 17 мм, ширина 12 мм), під ним назва "Прокуратура України" (шрифт Times New Roman, 13 розміру), нижче - найменування відповідної прокуратури (шрифт 18 розміру), наприклад:

Державний Герб України
Прокуратура України
ПРОКУРАТУРА ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ПРОКУРАТУРА ЖОВТНЕВОГО РАЙОНУ
М. ДНІПРОПЕТРОВСЬКА

Державний Герб України
Прокуратура України
ПРОКУРАТУРА СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ПРОКУРАТУРА ПУТИВЛЬСЬКОГО РАЙОНУ

Так само оформляються вивіски з найменуванням на будинках прокуратур.

9.1.4. На бланку відтворюється перша сторінка документа, подальший текст друкується на чистих аркушах паперу, однакового з бланком формату та якості.

9.1.5. Між структурними підрозділами дозволяється листування не на бланках, а на чистих аркушах паперу.

9.1.6. Забороняється використовувати бланки органів прокуратури для звернень до підприємств, організацій, установ з особистих питань.

9.1.7. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів та узагальнюючих документів.

9.1.8. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

9.1.9. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання інструкцій, положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів, як правило, складаються з двох частин: у першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

У окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатаційної, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації, про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових та документах з питань матеріально-технічного забезпечення.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

9.1.10. Як правило, листи не повинні перевищувати 2 сторінок, а доповідні записки, за винятком тих, які складають за результатами перевірок, - 5 сторінок друкованого тексту. Довідки про вивчення кримінальних та інших справ можуть бути написані від руки.

9.1.11. У листі та іншому документі, крім супровідних листів до звернень (справ), що надсилаються до прокуратури, обов'язково вказують прізвище, ім'я, по батькові (повністю) заявника та особи, за справою якої подано звернення, а також регіон, де відбулося правопорушення.

9.1.12. Частини тексту (розділи, підрозділи) великого за обсягом документа розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку. Номер розділу складається з числа: 1, 2, 3 і т. п.; номер пункту з номера відповідного розділу і номера пункту, роз'єднаних крапкою: 1.1; 2.15; 13.18 і т. п.; номер підпункту - з номера відповідного розділу, номера відповідного пункту і номера підпункту, роз'єднаних крапками: 1.3.4; 2.14.5 і т. п. При дрібному поділі зберігаються ті самі принципи нумерації.

9.1.13. Абзаци у межах пунктів не нумеруються. Підпункти за необхідності позначаються маленькими літерами українського алфавіту з дужками та починаються з абзацу. Позначення наскрізне в межах одного пункту:

а) .....;

б) .....;

в) ......

9.1.14. Якщо у тексті є розділи, то вступна частина розміщується перед першим розділом без заголовка та нумерації.

У разі відсутності розділів весь текст розбивають на пункти, що мають порядкову нумерацію.

9.1.15. Якщо текст великий за обсягом, у кінці розміщують зміст, що складається з назв розділів і підрозділів з позначенням номерів сторінок.

9.1.16. Якщо у текстах документів є таблиці, вони повинні мати номер та назву. Назва розміщується над таблицею, посередині.

Якщо у тексті одна таблиця, вона не нумерується і слово таблиця не пишеться.

Якщо у тексті є кілька таблиць, то крім назви вони повинні мати і номер, який розміщують поруч із словом "таблиця" зверху праворуч без знака "N".

Нумерація таблиць у межах одного тексту наскрізна.

На всі таблиці роблять посилання у тексті; слово "таблиця" пишуть повністю, якщо таблиця без номера, і скорочено "табл.", якщо має номер.

Нумерацію граф роблять тільки у випадках, коли на них необхідно давати посилання у тексті; порядкові номери показників, включених у таблицю, вказують перед їх найменуванням.

Слова, що повторюються одне під другим у тій самій графі таблиці, замінюють лапками, якщо між ними немає горизонтальних ліній. Не можна замінювати лапками цифри. У разі відсутності даних у графах таблиць ставлять тире.

9.1.17. На документи, що готуються за допомогою комп'ютерної техніки, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення службових документів (додаток 33).

9.1.18. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів і виконавців, які готували їх.

9.1.19. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

9.2. Оформлення документів

9.2.1. Службовий документ, що складається у прокуратурі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування прокуратури, номер, дата, назва виду документа (не зазначається на листах), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

9.2.2. На кожному документі, за винятком відповіді або листа, вказують його назву - наказ, вказівка, розпорядження, доповідна записка, інформаційний лист тощо.

9.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад його змісту. Він має бути лаконічним, точним і змістовним.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на запитання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про звільнення; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

9.2.4. Складання наказів.

Проекти наказів, вказівок, розпоряджень розробляються за дорученням керівництва прокуратури або за ініціативи структурних підрозділів.

Наказ - це правовий акт (розпорядчий документ), що видається першим керівником прокуратури на підставі законів та для їх виконання. У наказах повинні викладатись питання основної діяльності органів прокуратури, окремих галузей прокурорської діяльності (галузеві), а також кадрові питання (накази з особового складу).

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин і друкується на бланках встановленого зразка (додаток 34).

Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують жодних роз'яснень. У наказах із різнопланових питань констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів (пунктів).

Якщо наказ видається на підставі закону, іншого правового акта або документа прокуратури вищого рівня, у констатуючій частині необхідно навести повну назву, номер і дату цього документа.

Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "наказую" з двокрапкою, яке пишеться з нового рядка великими літерами.

Кожен пункт розпорядчої частини повинен починатися із зазначенням конкретного виконавця (у давальному відмінку), потім у неозначеній формі визначають дію, яку необхідно виконати, а за необхідності - строк виконання.

У наказах, що підлягають контролю, в останньому пункті повинна бути вказана посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Закінчується текст наказу вказівкою, кому слід надіслати документ або кого ознайомити з ним.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше виданий, це слід зазначити у тексті. Також у тексті зазначаються дані щодо наявності додатка.

На кожному додатку до проекту наказу у правому верхньому куті першої сторінки необхідно друкувати: "Додаток 2 до наказу від 30.05.2010 N 7".

Під час підготовки проекту наказу виконавець визначає необхідність його розсилання, надання грифу обмеження доступу "Для службового користування", встановлює тираж. Список розсилання треба додавати до наказу.

Примірник наказу, який подається на підпис керівнику прокуратури, повинен бути завізований заступником керівника прокуратури, керівниками зацікавлених структурних підрозділів та виконавцем на зворотному боці останнього аркуша.

Проекти наказів з питань прокурорсько-слідчої діяльності, зміни та доповнення до них повинні бути завізовані керівником організаційно-контрольного підрозділу. Проекти наказів з кадрових питань повинні бути завізовані керівником кадрового підрозділу.

У разі незгоди того, хто візує, зі змістом проекту наказу він повинен викласти свою думку у письмовій формі у вигляді чітко сформульованого пункту або мотивованої відмови та додати до проекту наказу.

Наказ видається за номером відповідної книги обліку (додаток 35). Датує наказ керівник прокуратури, який його підписує. Реєстрація наказів проводиться у день їх підписання.

Усі накази з питань прокурорсько-слідчої діяльності, у тому числі галузеві, про затвердження інструкцій, положень, приймання-передавання справ, матеріалів та майна підпорядкованих прокуратур, реєструються в організаційно-контрольному підрозділі. Галузеві накази, зміни та доповнення до них після порядкового номера позначаються літерами "гн".

Накази з кадрових питань реєструються у кадровому підрозділі.

Накази з кадрових питань, що стосуються:

- структури та штатного розпису Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерами "шц";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів та рангів, прийому, звільнення та переміщення працівників Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерою "ц";

- структури та штатного розпису підпорядкованих прокуратур після порядкового номера позначаються літерою "ш";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів, прийому, звільнення та переміщення працівників підпорядкованих прокуратур після порядкового номера позначаються літерою "к".

9.2.5. Оформлення вказівок.

Вказівка (додаток 36) - це правовий акт (розпорядчий документ) керівників прокуратури з питань організації виконання наказів, інструкцій, інших актів вищих органів, а також з питань інформаційно-методичного характеру.

Вказівка оформляється, як і наказ. Констатуюча частина, як правило, починається усталеними виразами, наприклад, прийменниками "Для ...", "Відповідно до ...", "Згідно з ...", а закінчується словом: "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", "ВИМАГАЮ", "ДОРУЧАЮ", "ПРОПОНУЮ", після якого ставиться двокрапка.

Вказівки реєструються у відповідній книзі обліку, яка ведеться в організаційно-контрольному підрозділі за формою книги обліку наказів.

9.2.6. Оформлення розпоряджень.

Розпорядження (додаток 37) - це акт управління керівників прокуратури, виданий у межах їхньої компетенції, з питань організації роботи, відряджень, розподілу обов'язків та ін.

Розпорядження реєструються у відповідній книзі обліку, яка ведеться в організаційно-контрольному підрозділі за формою книги обліку наказів.

9.2.7. Оригінали наказів, вказівок та розпоряджень зберігаються у справах організаційно-контрольних підрозділів, накази з кадрових питань - у справах кадрових підрозділів.

9.2.8. Оформлення спільних документів.

Спільні документи приймаються з питань, що належать до компетенції різних правоохоронних органів, інших установ, які зацікавлені у їх розв'язанні.

Спільні документи оформляються на чистих аркушах, у заголовній частині вказують повну назву та реєстраційні номери всіх органів, які беруть участь у їх складанні. Підписується така ж кількість примірників спільних документів, як і кількість зацікавлених органів.

Примірник спільного документа, включаючи додатки, залишається у справах прокуратури і вважається оригіналом.

9.3. Датування документів

9.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання або затвердження; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для протоколу - дата засідання (ухвалення рішення); для спільних документів - остання дата їх підписання.

9.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 28 травня 2010 року слід писати: 28.05.2010.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею обов'язково проставляється "0". Наприклад: 8 червня 2010 року слід писати 08.06.2010.

У текстах розпорядчих (наказ, розпорядження, інше) і фінансових документів застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 15 липня 2010 року.

9.3.3. Дата на документі, який затверджується, проставляється особою, яка його затверджує.

9.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

9.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

9.4. Погодження документів

9.4.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах органу прокуратури (із структурними підрозділами, керівниками) - внутрішнє, так і за межами (із зацікавленими органами, установами) - зовнішнє.

9.4.2. Внутрішнє погодження полягає у візуванні проекту документа відповідною особою. На організаційно-розпорядчих документах (наказах, вказівках, інше) візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника. Листи та інші вихідні документи візуються на примірниках, що залишаються у справі чи наглядовому провадженні. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.

9.4.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Начальник відділу статистики

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

9.4.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщується нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО" для керівників прокуратури і слово "ЗГОДЕН" для керівників структурних підрозділів, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування органу прокуратури), особистий підпис, ініціал імені, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО або СХВАЛЕНО

Заступник Генерального прокурора України

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

Дата

9.4.5. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО або СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК ЦДАВО України

Дата, N

9.4.6. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

                                    АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

                                            Назва документа 


Найменування посади 

Найменування посади 

(Підпис) 

(Підпис) 

(ініціал імені, прізвище) 

(ініціал імені, прізвище) 

Дата 

Дата 


9.5. Засвідчення документів

9.5.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

9.5.2. Документи підписуються повноважними особами органів прокуратури, як правило, на першому примірнику документа відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

При цьому слід дотримуватися таких правил:

- документи, що надсилаються керівнику прокуратури нижчого рівня, підписуються керівником або його заступниками прокуратури вищого рівня;

- документи, що надсилаються заступнику керівника прокуратури нижчого рівня, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками самостійних структурних підрозділів прокуратур вищого рівня;

- документи, адресовані керівництву прокуратури вищого рівня, повинні підписуватися тільки керівником прокуратури або особою, що виконує його обов'язки;

- документи, адресовані керівникам структурних підрозділів прокуратури вищого рівня, можуть підписуватися заступниками керівника прокуратури, а також керівниками структурних підрозділів, якщо такі документи не стосуються виконання доручень прокуратури вищого рівня;

- керівник структурного підрозділу прокуратури вищого рівня має право підписувати документ, адресований лише відповідному заступнику керівника прокуратури, згідно з розподілом обов'язків між керівниками прокуратури;

- документи, адресовані керівнику структурного підрозділу, має право підписувати тільки керівник іншого структурного підрозділу у межах цієї прокуратури.

9.5.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої, без зазначення назви прокуратури - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища.

Наприклад: на бланку прокуратури

Прокурор області 

(підпис) 

(ініціал імені, прізвище) 


- на чистому папері:

Прокурор відділу криміналістики
прокуратури Донецької області 

 
(підпис) 

  

  

  

(ініціал імені, прізвище) 


У разі підписання документа двома особами, їх підписи розміщуються відповідно до посади:

Начальник відділу статистики 

(підпис) 

(ініціал імені, прізвище) 

Прокурор відділу статистики 

(підпис) 

(ініціал імені, прізвище) 


- якщо однакові посади - на одному рівні:

Начальник слідчого відділу 

Начальник відділу криміналістики 

(підпис) 

(підпис) 

(ініціал імені, прізвище) 

(ініціал імені, прізвище) 


- посадовими особами різних відомств - також на одному рівні;

- у разі підписання документа, підготовленого комісією, вказують не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова комісії 

(підпис) 

(ініціал імені, прізвище) 

Секретар комісії 

(підпис) 

(ініціал імені, прізвище) 


Протоколи засідань колегії підписуються Головою колегії та керівником організаційно-контрольного підрозділу, наприклад:

Голова колегії 

(підпис) 

(ініціал імені, прізвище) 

Начальник Головного управління
організаційного та правового
забезпечення 

 
 
(підпис) 

 
 
(ініціал імені, прізвище) 


9.5.4. У разі відсутності посадової особи, підпис якої було підготовлено на проекті документа, документ передруковується із зазначенням посади особи, що буде підписувати документ, та її прізвища.

9.5.5. Не дозволяється підписання документа з прийменником "за" або позначкою скісною рискою перед найменуванням посади.

9.5.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Документ затверджується двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа.

Затверджуються, як правило, такі документи: положення про структурні підрозділи, інструкції, звіти та баланси, плани роботи, акти приймання та передавання справ тощо.

9.5.7. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Генерального прокурора України

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

Дата 


9.5.8. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Генерального прокурора України
20.07.2010 N 45 


9.6. Адресування документів

9.6.1. Документи адресуються установі, організації, органу прокуратури, структурному підрозділу, посадовій особі, громадянину.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Прокуратура
Донецької області
слідчий відділ 


Посадова особа зазначається у внутрішньовідомчому листуванні, у листах постійним кореспондентам в інших випадках, коли встановлення конкретної особи не становить труднощів. У такому разі найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Прокуратура
Львівської області
начальнику відділу
роботи з кадрами

(прізвище, ініціали) 


У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Прокурору Київської області

(прізвище, ініціали) 


Якщо документ адресується багатьом органам прокуратури, адресата необхідно зазначити узагальнено:

Прокуратури областей
(але не "прокуратурам")

Прокурорам областей,
міст, районів 


9.6.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилання (див. п. 7.13 Інструкції) і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу мають відповідати правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Генеральна прокуратура України
вул. Різницька, 13/15
м. Київ, 01011 


Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

Івченко Петро Семенович
вул. Садова, 7, кв. 24
м. Вінниця, 21003 


9.6.3. У разі зазначення класного чину (рангу) адресата слід зазначати класний чин посадової особи, що підписала документ.

Під час внутрішньовідомчого листування (заяви, рапорти, доповідні записки) дозволяється не зазначати класні чини.

9.7. Відмітка про виконавця

Прізвище виконавця (працівника, який склав документ) і номер його службового телефону обов'язково вказують у вихідних документах (за винятком відповідей заявникам, адвокатам, супровідних листів) на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. Ця вимога є також обов'язковою, якщо документ підлягає копіюванню. Ініціали виконавця не вказують.

Наприклад: Степанов 290-94-51

Індекс друкарки, що проставляють нижче прізвища виконавця, оформляється за формою:

ЛП 2 27.08.2010 (ЛП - перші літери імені та прізвища друкарки, 2 - кількість примірників, 27.08.2010 - дата друкування).

За необхідності у документах, у тому числі в тих, що мають гриф обмеження доступу, після індексу друкарки і дати друкування проставляють кількість віддрукованих примірників з указівкою адресатів:

Степанов 290-94-51
ЛП 2 27.08.02
Прим. N 1-МВС України
Прим. N 2-справа N 04/2-12

9.8. Оформлення копій документів

9.8.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника прокуратури або керівника відповідного структурного підрозділу. Орган прокуратури може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ньому.

Для внутрішнього використання під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ прокуратура може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копіювання матеріалів кримінальної справи для виділення їх в окреме провадження здійснюється слідчим або іншим працівником прокуратури за його дорученням.

9.8.2. Копія документа виготовляється рукописним, друкарським способами або засобами автоматизованого копіювання (ксерокс). Під час виготовлення копії рукописним і друкарським способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" або "Витяг" зазначається у верхній правій частині лицевого боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно", що завірений печаткою, з найменуванням відповідної прокуратури (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".

Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

9.8.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах прокуратури, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його номер, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, також мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

9.9. Оформлення додатків до документів

9.9.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

9.9.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

9.9.3. Відмітки про наявність додатків можна оформити таким чином:

- якщо документ має додатки, наведені у тексті, після тексту вказують:

Додаток: на 5 арк., в 1 прим.;

- якщо документ має додатки, що не згадуються в тексті, необхідно перерахувати їх із вказівкою кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників:

Додаток: зауваження до проекту закону на 2 арк., в 1 прим.;

- якщо додаток теж має додатки, вони перераховуються з указівкою кількості аркушів:

Додаток: лист прокурора Закарпатської області від 15.05.2010 N 07-138 вих. та додаток до нього, разом на 10 арк.;

- якщо додаток направляється одному, а лист у копіях кільком адресатам:

Додаток: звернення гр. Зубова І. І. та додаток до нього, разом на 5 арк., першому адресату;

- якщо є кілька додатків, вони нумеруються:

Додаток: 1;

- якщо до листа додаються цінні або особисті документи (паспорт, посвідчення, диплом тощо), вони перераховуються із зазначенням найменування органу, що видав документ, номера і дати видання, а також прізвища та ініціалів власника:

Додаток: диплом N 327105 на ім'я Проніна В. М. про закінчення Української академії внутрішніх справ, виданий 15.07.95;

- у разі великої кількості додатків на них складається окремий опис, а в документі після тексту вказується:

Додаток: відповідно до опису на 59 арк.;

- якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то у супровідному листі зазначається: "тільки адресату".

9.9.4. У разі надсилання кримінальних справ, матеріалів перевірок, інших зброшурованих документів зазначається кількість томів:

Додаток: кримінальна справа N 6935 у 2 томах.

9.10. Правила друкування службових документів

9.10.1. Службові документи друкуються (виготовляються) працівниками прокуратури за допомогою комп'ютерної техніки (інших технічних пристроїв для відображення тексту документа на папері).

9.10.2. У структурних підрозділах друкують усі внутрішні документи, а також усі документи обсягом до сторінки друкованого тексту.

За наявності в апаратах прокуратур підрозділів, на які покладено функцію виготовлення службових документів, друкування документів доручається працівникам таких підрозділів.

9.10.3. Документи друкуються у порядку їх надходження. У першу чергу друкуються організаційно-розпорядчі та контрольні документи, адресовані керівникам органів державної влади та управління, матеріали координаційних нарад, засідань колегії, окремі документи за дорученням керівництва прокуратури.

9.10.4. Рукописи, підготовлені для друкування, повинні бути:

- написані на папері стандартного формату темним чорнилом (чорним, синім, фіолетовим);

- написані чітким, охайним, розбірливим почерком, зі вставками на полях, окремих аркушах або у тексті, якщо відстань між рядками не менш ніж два міжрядкові інтервали;

- ретельно вивіреними та відредагованими, а великі за обсягом або ті, що підлягають передрукуванню, повинні бути завізовані керівником структурного підрозділу.

9.10.5. Неохайно оформлені рукописи, з великою кількістю виправлень, вставок, вільних скорочень, написаних неповністю (частками), нерозбірливо, олівцем, будь-яким іншим чорнилом, крім чорного, синього та фіолетового, до друкування не приймаються.

9.10.6. У разі виготовлення документа за допомогою друкарської машинки помилки виправляють олівцем на другому примірнику, а якщо документ виготовляється за допомогою комп'ютерної техніки - на першому примірнику ручкою.

9.10.7. У верхньому лівому куті рукопису виконавець зазначає: необхідну кількість примірників, прізвище і номер службового телефону, дату передачі для друкування.

9.10.8. Тексти документів друкуються на папері формату А4 та А5 шрифтом Times New Roman 14 кеглем через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання і виступів, набираються через півтора міжрядкові інтервали.

9.10.9. Реквізити (крім тексту), складені з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.

9.10.10. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

9.10.11. Максимальна довжина рядка багаторядкового реквізиту - 28 знаків.

9.10.12. Назву виду документа друкують великими літерами, заголовок - малими літерами. Крапка в кінці назви документа не ставиться.

9.10.13. За необхідності підпису документа кількома особами вони розміщуються один під одним, назви посад та розшифровка підписів розділяють 2 - 4 міжрядковими інтервалами.

9.10.14. При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора (додаток 38):

0 - межа лівого поля;

1 - після 5 друкованих знаків від межі лівого поля;

2 - після 16 друкованих знаків;

3 - після 24 - " -;

4 - після 32 - " -;

5 - після 40 - " -;

6 - після 48 - " -;

7 - після 56 - " -.

9.10.15. Від нульового положення табулятора друкують на бланках такі реквізити:

назва виду документа;

дата;

посилання на номер та дату вхідного документа;

заголовок до тексту;

текст (без абзаців);

відмітка про наявність додатків;

назва посади в реквізиті "підпис";

гриф "погодження";

відмітка про завірення копії;

слова "Примітка" і "Підстава".

9.10.16. За наявності кількох грифів "погодження" їх розміщують двома вертикальними рядками. Перший рядок друкують від нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.

9.10.17. Від першого положення табулятора друкують початок абзаців у тексті.

Від четвертого положення табулятора друкують реквізит "адресат".

Від п'ятого положення табулятора друкують реквізит "гриф затвердження" та "гриф обмеження доступу до документа".

Від шостого положення табулятора друкують розшифровку підпису в реквізиті "підпис", коди.

Друге, третє, сьоме положення табулятора використовується при друкуванні таблиць.

9.10.18. Якщо у тексті документа є примітка або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що слугував підставою для його видання, то слова "Примітка" і "Підстава" друкують від нульового положення табулятора, а текст, який до них відноситься, - через один міжрядковий інтервал.

9.10.19. У грифах погодження та затвердження назва посади в одному рядку не повинна займати більше 28 знаків, а розшифровування підпису розміщується так, щоб її перша літера знаходилася після останньої літери назви посади, але одним міжрядковим інтервалом нижче.

9.10.20. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

9.10.21. Надрукований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту дозволяється тільки за допомогою комп'ютерної техніки.

9.11. Тиражування документів

9.11.1. Порядок тиражування документів спеціальними пристроями визначається керівником прокуратури, а необхідність тиражування окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

9.11.2. Тиражування невеликих за обсягом документів може здійснюватись у структурних підрозділах за допомогою наявної оргтехніки.

9.11.3. Тиражування великої кількості примірників службових документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (відповідним працівником) за такими правилами:

- для виконання робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 39);

- документи для тиражування передаються разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі для виконання;

- замовлення реєструється у книзі обліку замовлень (додаток 40). Під час одержання тиражованих документів особа, яка їх одержує, розписується у книзі із зазначенням дати одержання;

- у першу чергу здійснюється тиражування організаційно-розпорядчих документів, а також інших важливих документів (завдань, планів роботи тощо) за підписом керівництва прокуратури;

- оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.

9.11.4. Підготовка службових документів до видання типографським способом, робота у процесі друкування та контроль за своєчасним доведенням тиражованих документів до підпорядкованих прокуратур покладається на ті структурні підрозділи, які готували проекти документів.

9.11.5. Замовлення на виконання типографських робіт передається до господарського підрозділу, який забезпечує своєчасне та якісне виготовлення службових документів і доставлення їх у прокуратуру.

До рапорту керівника структурного підрозділу, що підготував документ, крім документа додаються зразки обкладинки і титульного аркуша. Перевірку верстки та сигнального примірника здійснює працівник, відповідальний за підготовку документа.

9.12. Переклад документів

9.12.1. Звернення, листи, інші документи перекладаються штатними перекладачами або надаються до бюро перекладів.

9.12.2. Доручення на переклад (додаток 41) підписується керівником структурного підрозділу і передається перекладачам разом з документом, який потребує перекладу. На переклад направляються документи, без перекладу яких неможливо прийняти рішення.

9.12.3. Облік документів, які потребують перекладу, здійснюється у книзі обліку документів, які надійшли для перекладу (додаток 42).

9.12.4. Матеріали та долучені до них документи перекладаються з обов'язковим зазначенням даних, необхідних для реєстрації на алфавітній картотеці.

9.12.5. Повний переклад документа здійснюється за вимогою замовника.

9.12.6. Правила оформлення перекладу.

Під час перекладу слідчих чи судових матеріалів необхідно дотримуватися аналогічного з оригіналом формату, за необхідності виділяти та підкреслювати текст, зроблені від руки написи виділяти курсивом, текст печаток та штампів перекладати у лапках, наприклад: Кругла печатка: "назва органу вказана на печатці".

Під час перекладу матеріалів кримінальних справ, на вимогу слідчих, унизу кожної сторінки перекладач вносить колонтитулом наступний текст: "Перекладач ПІБ попереджений про кримінальну відповідальність за ст. ст. 384, 385 Кримінального кодексу України - Підпис".

Якщо текст або підпис є нерозбірливими, необхідно зробити напис: Нерозбірливо (прим. перекладача).

Після виконання перекладу доручення на переклад, документи, які потребували перекладу, а також переклад підшивають у наглядове провадження.

10. Складання номенклатури справ

10.1. Номенклатура справ - це систематизований і проіндексований перелік назв справ, що утворюються у процесі діяльності прокуратури із зазначенням строків їх зберігання.

10.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної прокуратури документом, який складається для створення у прокуратурі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду.

Номенклатура справ оформляється на бланку прокуратури.

10.3. Під час складання номенклатури справ прокуратури слід керуватися державними стандартами, Законом України "Про прокуратуру", структурою прокуратури, положеннями про структурні підрозділи, типовими номенклатурами справ, відомчим та типовим переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ минулих років, описами справ постійного та тимчасового строку зберігання.

10.4. Номенклатура справ структурного підрозділу апарату та прокуратури складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності.

10.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться, наприклад: "Листування з підпорядкованими прокуратурами з питань діловодства", "Документи (рапорти, заяви, доповідні записки) з кадрових питань", "Книга реєстрації вхідної кореспонденції за 2010 рік".

Не дозволяється заводити справи із загальними назвами ("Загальні питання", "Різне листування" ін.).

10.6. Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої прокуратури (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

10.7. Кожній справі, що включена до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами - індекс, який складається з індексу структурного підрозділу і порядкового номера справи у межах підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної тире.

У номенклатурі справ зберігаються однакові порядкові номери для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів (справи з копіями наказів керівника прокуратури, протоколи оперативних нарад ін.).

Якщо протягом року у структурних підрозділах, прокуратурі районного рівня виникають нові справи, не передбачені номенклатурою, вони додатково включаються до номенклатури справ. Для цього у кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.

10.8. У кінці діловодного року працівником канцелярії структурного підрозділу до номенклатури справ підрозділу складається підсумковий запис, у якому зазначається кількість (томів, частин) і категорії (постійного, тривалого і тимчасового зберігання) фактично заведених за рік справ.

10.9. Відомості, що містяться у підсумковому записі номенклатури справ підрозділів, передаються керівнику архіву (архіваріусу) прокуратури для оформлення підсумкового запису зведеної номенклатури справ прокуратури.

10.10. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 43) на наступний календарний рік складається працівником канцелярії цього підрозділу, підписується його керівником, погоджується керівником архіву прокуратури і не пізніше 1 листопада поточного року передається керівнику секретаріату для складання зведеної номенклатури справ прокуратури (додаток 44).

10.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться секретаріатом в єдину (зведену) номенклатуру справ прокуратури.

10.12. Організації (навчальні, наукові установи), які належать до сфери управління прокуратури, складають окремі номенклатури справ, що не включаються у зведену номенклатуру справ прокуратури.

10.13. Під час розроблення зведеної номенклатури справ прокуратури, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність прокуратури у цілому. При цьому використовуються структура прокуратури, положення про структурні підрозділи, номенклатури та описи справ за минулі роки, типовий та відомчий перелік документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання прокуратури на наступний рік.

10.14. Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури прокуратури. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів.

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між окремими працівниками прокуратури. Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ прокуратури, побудованої за таким принципом, відображають її функції та галузі діяльності і розміщуються у ній за ступенями їх важливості.

10.15. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ прокуратури включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи прокуратури.

До зведеної номенклатури справ включаються також не закінчені у діловодстві справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, алфавітні та контрольні картотеки, номенклатури справ, книги обліку, документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки (інших пристроїв).

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх вирішення або ведення.

10.16. До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники тощо.

10.17. Зведена номенклатура справ прокуратури, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і після її остаточного доопрацювання схвалюється з експертною комісією (ЕК) прокуратури і погоджується експертно-перевірною комісією (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади і управління (далі - ЦДАВО) України (обласного державного архіву) та затверджується керівником прокуратури і вводиться у дію з першого січня наступного календарного року.

Зведена номенклатура справ оформляється на загальному бланку прокуратури.

10.18. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, погоджують номенклатури справ з ЕК прокуратури вищого рівня, після чого затверджують керівником прокуратури.

10.19. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з ЦДАВО України (обласним державним архівом) або органом вищого рівня, якщо у прокуратурі не створюються документи Національного архівного фонду.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:

- перший (недоторканний) - зберігається у справах секретаріату;

- другий - передається до архівного підрозділу прокуратури для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

- третій - надсилається до ЦДАВО України (обласного державного архіву) або до органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ;

- четвертий - розподіляється за розділами між структурними підрозділами для практичної роботи.

10.20. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так й у зведеній номенклатурі справ прокуратури протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву прокуратури.

10.21. Зведена номенклатура справ підлягає перескладанню і повторному погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або в разі суттєвих змін у структурі, функціях та характері роботи прокуратури.

11. Формування справ і наглядових проваджень

11.1. Загальні правила формування справ і наглядових проваджень

11.1.1. Справи і наглядові провадження формуються за місцем реєстрації та виконання (вирішення) документів.

У структурних підрозділах у справи і наглядові провадження групуються документи, які відносяться до їх компетенції; у прокуратурі районного рівня здійснюється формування справ і наглядових проваджень у цілому по прокуратурі.

11.1.2. Формування справ і наглядових проваджень покладається на працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах (прокуратурах). Забороняється формування та зберігання справ і наглядових проваджень у виконавців.

11.1.3. У справи і наглядові провадження підшиваються тільки виконані, правильно оформлені документи, які стосуються одного питання та розміщуються у хронологічній послідовності: документ-відповідь за документом-запитом (вхідні - за датами надходження, вихідні - за датами відправлення).

11.1.4. Виконані документи передаються працівнику канцелярії в упорядкованому стані з відміткою прокурорсько-слідчого працівника, що складається із слова "до справи N" або "до н/п", особистого підпису і дати.

11.1.5. Документи у справи і наглядові провадження підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками не пізніше трьох днів після їх виконання.

11.1.6. У кожну справу чи наглядове провадження підшивається не більше 250 аркушів. Якщо документів більше, формується другий том з відміткою індекса справи першого тому.

Документи постійного зберігання формуються у тверду обкладинку, а тимчасового - у м'яку.

11.1.7. Всі аркуші справи чи наглядового провадження, крім чистих, нумеруються графітовим олівцем. Якщо справа чи наглядове провадження складається з кількох томів, кожен том нумерується окремо. Забороняється нумерувати листи чорнилом або кольоровими олівцями.

11.1.8. Нумерації підлягають аркуші:

- всіх справ постійного зберігання;

- справ, які містять документи з грифом "Для службового користування";

- особових справ;

- матеріалів дослідчої перевірки;

- кримінальних справ;

- наглядових проваджень, що передаються на державне зберігання;

- наглядових проваджень, що заведені за кримінальними справами.

До всіх перелічених справ і наглядових проваджень складається та підшивається внутрішній опис документів і засвідчувальний напис.

11.1.9. Під час формування перевіряється додержання правил оформлення документів (наявність підписів, дати, індексу, відміток "завести н/п", "до справи N", "в очікуючі" ін.).

Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання.

11.1.10. Забороняється підшивати у справу чи наглядове провадження документи:

- які не належать до справи;

- які не мають відповідних відміток прокурорсько-слідчого працівника;

- які підлягають поверненню, а також чернетки, дублікати.

11.1.11. Вилучення та видача будь-яких документів із справ і наглядових проваджень постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках вилучення можливе тільки з дозволу керівника прокуратури з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і вкладенням акта щодо причин вилучення оригіналу документа.

11.1.12. Відмітка прокурорсько-слідчого працівника "до справи N" чи "до н/п" свідчить про те, що робота над документом закінчена і його слід долучити до вказаної справи чи наглядового провадження.

11.2. Формування наглядових проваджень

11.2.1. У наглядовому провадженні звернення, відповіді, інші документи групуються протягом кількох років - доки ведеться листування.

11.2.2. У наглядові провадження, які заведені за кримінальними справами, підшиваються:

- копії постанов про порушення кримінальної справи, прийняття справи до свого провадження, притягнення як обвинуваченого, застосування запобіжного заходу, продовження строку слідства та утримання обвинуваченого під вартою, припинення або закриття справи, проведення обшуку, вилучення поштово-телеграфної кореспонденції, призначення експертизи, а також прийнятих під час дізнання та досудового слідства інших процесуальних рішень;

- план слідства;

- письмові вказівки прокурора у справі;

- копія обвинувального висновку, копія постанови про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або про її закриття;

- копія опису матеріалів кримінальної справи;

- копії чи виписки з документів, що містять основні докази, на яких ґрунтується обвинувачення;

- копія подання про усунення причин та умов, що сприяли скоєнню злочину, і довідка щодо результатів реагування на подання;

- скарги, заяви та листування за ними, що не підлягають долученню до справи;

- копія супровідного листа про направлення справи до суду чи іншого органу;

- записи вивчення справи державним обвинувачем, необхідні для підтримання державного обвинувачення;

- план судового слідства, записи про його хід із зазначенням змісту досліджених доказів;

- промову у судових дебатах;

- довідки про результати розгляду справи судом, про ознайомлення з протоколом судового засідання та з апеляціями інших учасників процесу;

- копії судових рішень;

- копії апеляції, касаційного подання, клопотання про перегляд судових рішень у порядку виключного провадження з відміткою про результати їх розгляду;

- копія постанови про призначення розслідування нововиявлених обставин та подання про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами.

До наглядових проваджень, які заведені за кримінальними справами, порушеними в порядку нагляду за додержанням законів, долучаються копії матеріалів дослідчої перевірки.

11.2.3. Забороняється підшивати у наглядові провадження оригінали протоколів допиту обвинувачених, свідків, експертів, скарги, що надійшли у ході слідства і прийняті за ними рішення, а також інші процесуальні документи, які повинні міститись тільки у кримінальній справі.

11.2.4. Строки зберігання наглядових проваджень проставляються на обкладинках працівниками канцелярії відповідно до Переліку документів, що утворюються у діяльності органів прокуратури України із зазначенням термінів їх зберігання.

11.2.5. Закінчені наглядові провадження зберігаються у папках по 25 - 30 одиниць. На папках зазначаються номери наглядових проваджень, що знаходяться в них.

У наглядових провадженнях, крім постійного зберігання та заведених за кримінальними справами і матеріалами дослідчої перевірки, на звороті останнього аркуша працівником канцелярії зазначається дата підшивки, кількість аркушів і особистий підпис.

Картки закінчених наглядових проваджень зберігаються разом з ними.

11.2.6. Після закінчення діловодного року проводиться відбір наглядових проваджень постійного зберігання для включення в опис.

Під час здачі в архів прокуратури наглядові провадження тимчасового зберігання включаються в один опис зі справами тимчасового зберігання і розміщуються в описі після них.

11.2.7. Закрита кримінальна справа передається на зберігання в архів прокуратури разом з наглядовим провадженням, яке було заведено за цією справою, за його номером.

11.2.8. Наглядові провадження, в яких містяться документи, що становлять інтерес для науки, історії, які набули суспільного обговорення у засобах масової інформації, або ті, що можуть слугувати прикладом для обміну позитивним досвідом, або які містять дані про осіб, що мають видатні заслуги перед державою, або які свідчать про надзвичайні події, які заслуговують на увагу слідства та прокурорського нагляду, експертними комісіями прокуратури можуть відбиратися на постійне зберігання.

11.3. Формування справ

11.3.1. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

11.3.2. Під час формування документів у справи слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих, дублетних документів, копій та документів, що підлягають поверненню;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ та документів навчальних закладів). Особові справи формуються протягом усього часу роботи працівника у прокуратурі;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її назви та строку зберігання в чинну номенклатуру справ;

- документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки);

- документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи прокуратури, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або вирішення питання згадані документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового зберігання.

11.3.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

11.3.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Накази з основної діяльності формуються у справи окремо від наказів по особовому складу.

У разі формування великої кількості наказів по особовому складу доцільно групувати їх в окремі справи за видами (відрядження, відпустки, звільнення, преміювання ін.).

Доручення вищестоящих прокуратур та документи про їх виконання групуються у справи за напрямками діяльності прокуратури.

11.3.5. Документи засідань колегії групуються у дві справи:

- документи з організації та проведення засідань колегії (порядок денний, список запрошених осіб, доповідні записки, проекти рішень колегії тощо);

- документи про виконання рішень колегії.

Документи засідань колегії групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами, документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів.

11.3.6. Нормативні акти (положення, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, рішеннями тощо), уміщуються у справи разом із цими документами.

11.3.7. Накази з основної діяльності, з особового складу, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

11.3.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

11.3.9. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

11.3.10. Особові справи прокурорсько-слідчих працівників формуються відповідно до Інструкції по обліку прокурорсько-слідчих кадрів в органах прокуратури України, затвердженої першим заступником Генерального прокурора України від 16.12.92.

Порядок формування та ведення особових справ державних службовців визначений постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 N 731.

11.3.11. Забороняється ведення справ поза номенклатурою.

12. Підготовка справ до зберігання та використання

12.1. Закінчені у діловодстві справи та наглядові провадження (надалі - справи) постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу повинні здаватися в архів прокуратури для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за погодженням з керівником секретаріату.

12.2. Підготовка документів до передачі в архів прокуратури включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передавання справ до архіву прокуратури;

забезпечення збереженості документів.

13. Експертиза цінності документів у прокуратурах

13.1. Експертиза цінності документів

13.1.1. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

13.1.2. Забороняється:

- знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності;

- вилучати з Національного архівного фонду документи:

створені у період до 1946 року;

з мотивів конфіденційності чи таємності інформації, що містяться в них, з політичних чи ідеологічних міркувань.

13.2. Організація експертизи цінності документів

13.2.1. Експертиза цінності документів в прокуратурі проводиться:

- у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

- під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі у складі Національного архівного фонду.

13.2.2. Організація експертизи цінності документів, їх відбору для наступного зберігання здійснюється експертними комісіями прокуратур. ЕК прокуратур здійснюють діяльність на підставі Положення, що розробляється відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 N 183.

13.2.3. У разі утворення нових прокуратур вони зобов'язані упродовж року з початку діяльності звернутися до державного архіву, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.

13.3. Основні завдання експертної комісії

13.3.1. Основними завданнями ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві прокуратури.

ЕК прокуратури приймає рішення про схвалення та подання до ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву) проектів таких документів:

- описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду;

- описів справ з особового складу;

- номенклатури справ;

- інструкції з діловодства;

- положення про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії;

- анотованих переліків унікальних документів Національного архівного фонду;

- актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

- актів про вилучення документів з Національного архівного фонду.

13.4. Організація роботи експертної комісії

13.4.1. ЕК Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, організовує свою роботу відповідно до Положення, що затверджується наказом керівника прокуратури.

13.4.2. До складу ЕК, який затверджується наказом керівника прокуратури, включаються керівник секретаріату, керівник архіву прокуратури, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці відповідного державного архіву. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника прокуратури, а секретарем керівник архіву прокуратури.

13.4.3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Державного комітету архівів України.

13.4.4. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником прокуратури, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правочинними, якщо на них присутні не менше двох третин складу комісії.

13.4.5. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником прокуратури, за рішенням якого була утворена ця комісія. У разі відмови керівника прокуратури затвердити протокол комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК Держкомархіву, рішення якої є остаточним.

13.4.6. Секретар ЕК за вказівками її голови забезпечує скликання комісії, складає протоколи засідань, доводить до відома структурних підрозділів і окремих посадових осіб прокуратури рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.

13.5. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів

13.5.1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками канцелярії (секретаріату) прокуратури разом з ЕК під методичним керівництвом архіву прокуратури.

13.5.2. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву прокуратури, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах прокуратури, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ прокуратури шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

13.5.3. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення новосформованих справ здійснюється тільки по завершенні експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

13.5.4. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами прокуратури здійснюється їх розшук. Якщо результат розшуку буде негативним, керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 45), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.

13.5.5. За результатами експертизи цінності в прокуратурі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до Національного архівного фонду. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо. Оформлення та описання справ здійснюється відповідно до вимог пунктів 14.1, 14.8 Інструкції.

13.5.6. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення (додаток 46) здійснюються після зведення описів справ прокуратури за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК прокуратури одночасно. Схвалені ЕК прокуратури описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на погодження ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву).

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником прокуратури, після чого прокуратура-фондоутворювач має право знищувати документи.

13.5.7. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2006 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи прокуратури в цілому. Назви однорідних справ, відібраних для знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

13.5.8. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК прокуратури, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) ЦДАВО України (обласного державного архіву). Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником прокуратури.

13.5.9. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

13.5.10. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів для знищення. Ці акти зберігаються в архіві прокуратури.

Якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

13.5.11. Порядок зберігання та знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893.

14. Підготовка і передача справ до архіву прокуратури

14.1. Оформлення справ

14.1.1. Оформлення справ, заведених у структурних підрозділах прокуратури, покладається на працівників, що забезпечують діловодство цих підрозділів за методичною допомогою архіву прокуратури.

14.1.2. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

14.2. Нумерація аркушів справ

14.2.1. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

14.2.2. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

14.2.3. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

14.2.4. Аркуш формату, більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А-4.

14.2.5. Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

14.2.6. Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

14.2.7. Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

14.2.8. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

14.2.9. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо);

14.3. Складання внутрішнього опису документів справи

14.3.1. Внутрішній опис складається до справ та наглядових проваджень, які зазначені в п. 11.1.8 Інструкції.

14.3.2. Внутрішній опис (додаток 47) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

14.3.3. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

14.3.4. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні підтверджуючі документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

14.4. Складання засвідчувального напису справи

14.4.1. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 48) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

14.4.2. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

14.4.3. У засвідчувальному напису застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

- номери великоформатних аркушів;

- номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

14.4.4. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із посиланнями на відповідний виправдувальний документ (наказ, акт).

14.4.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

14.5. Оправлення справ

14.5.1. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

14.5.2. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

14.6. Оформлення обкладинок справ

14.6.1. Обкладинки справ постійного (додаток 49, 50), тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (додаток 51, 52) та з особового складу оформляються за встановленою формою.

Перед передаванням справ до архіву прокуратури в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

14.6.2. На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат указується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

14.6.3. На обкладинці справи проставляється її номер за описом і за погодженням з архівом прокуратури архівний номер опису.

14.6.4. У разі зміни найменування прокуратури (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої прокуратури (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування прокуратури (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

14.6.5. У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

14.7. Складання та оформлення описів справ

14.7.1. Описи справ та наглядових проваджень складаються за встановленою формою (додаток 53).

14.7.2. Опис справ структурного підрозділу складається працівником, відповідальним за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву прокуратури з дотриманням таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, у якому заведені включені до опису справи.

Приклад.

Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу N 05, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2000 році, будуть мати номери: 05П - 2000; 05Т - 2000; 05ОС - 2000;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

- у графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати документів - самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам прокуратури або іншій прокуратурі, про наявність копій документів у справі;

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і прокуратури в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за хронологією в алфавітному порядку.

14.7.3. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

14.7.4. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

14.7.5. У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, N ___", а графи 4, 5 опису не заповнюються.

14.7.6. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.

14.7.7. Опис справ структурного підрозділу прокуратури складається в двох примірниках, перший з яких передається разом із справами в архів прокуратури, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

14.7.8. Описи справ структурних підрозділів прокуратури є підставою для складання зведеного опису справ прокуратури.

14.8. Передавання справ до архіву прокуратури

14.8.1. Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу передаються до архіву прокуратури для наступного зберігання та користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за рішенням її керівника. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

14.8.2. Підготовка справ структурного підрозділу для передачі до архіву прокуратури включає перевірку правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідності справ номенклатурі.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

14.8.3. У разі встановлення фактів нестачі документів і справ під час передачі їх до архіву відповідними структурними підрозділами здійснюється їх розшук. Якщо результат розшуку буде негативний, керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.

14.8.4. Прийняття справ проводиться працівником архіву прокуратури в присутності працівника, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву прокуратури, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

Справи до архіву прокуратури доставляються працівниками структурних підрозділів.

15. Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ прокуратури та закінчених описів справ фонду в цілому

15.1. Складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання

15.1.1. В архіві прокуратури, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї прокуратури.

15.1.2. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 54) включаються заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах прокуратури впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для прокуратур районного рівня - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевірення правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.

15.1.3. У разі виявлення нестачі справ, включених в опис структурного підрозділу, архів прокуратури разом із секретаріатом та структурним підрозділом прокуратури, де перебували ці справи, здійснюють заходи, передбачені п. 14.3.3 Інструкції.

15.1.4. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку, викладеному у п. 10.6 Інструкції. Заголовки справ, що містять документи за кілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до норм, викладених у п. 10.15 Інструкції.

15.1.5. Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку доти, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад номер 2, або інший валовий номер. У прокуратурах з річним документообігом менше 600 документів допускається закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

15.1.6. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити (додаток 54).

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ прокуратури, залежно від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

15.1.7. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру прокуратури за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву прокуратури (особою, відповідальною за архів).

15.1.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 55).

15.1.9. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК прокуратури, що проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

15.1.10. Прокуратури, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву).

Схвалені ЕПК описи справ затверджуються керівником прокуратури. Перший примірник направляється державній архівній установі, в зоні комплектування якої перебуває прокуратура. Другий зберігається як недоторканний в архіві прокуратури. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і секретаріатом для поточного пошуку справ і в разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державної архівної установи.

15.1.11. Прокуратури, що зберігають документи Національного архівного фонду постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках. Після схвалення ЕК прокуратури описи подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву). Погоджені ЕПК описи затверджує керівник прокуратури. Перший примірник опису зберігається в архівному підрозділі прокуратури, другий - у секретаріаті.

15.2. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання

15.2.1. Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів прокуратури. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.

15.2.2. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис (додаток 55) аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису Інструкції.

15.2.3. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 56), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності і становлять довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

15.3. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

15.3.1. В опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів прокуратури. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 57). Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (Інструкції).

15.3.2. Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ прокуратури за цей самий рік.

15.3.3. Прокуратури, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК прокуратури та затверджуються її керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архіві, а другий є робочим.

Прокуратури, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК прокуратури описи направляються для схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником прокуратури. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві прокуратури як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій може надсилатися для контролю органу вищого рівня.

15.4. Складання і оформлення опису справ з особового складу

15.4.1. Опис справ з особового складу складається за встановленою формою (додаток 58). Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (Інструкції).

15.4.2. Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності:

- накази з особового складу;

- списки особового складу;

- картки з обліку особового складу;

- особові справи;

- особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості із зарплати);

- трудові книжки (незатребувані);

- акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) уносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених громадян.

15.4.3. Описи справ з особового складу прокуратур, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК прокуратури, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву) та затверджуються керівником прокуратури.

15.4.4. Описи справ з особового складу прокуратур, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК прокуратури, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України (обласного державного архіву) та затверджуються керівником прокуратури.

16. Забезпечення збереженості документів архіву

16.1. Вимоги до приміщень архіву

16.1.1. Приміщення архіву складаються з:

- сховища для зберігання документів;

- робочої кімнати працівників архіву.

16.1.2. Сховище архіву має бути віддаленим від виробничих, складських, лабораторних та побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів і не мати з ними спільних вентиляційних каналів.

У сховищі архіву забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається лише за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів з них у сховище.

16.1.3. Двері приміщень архіву ізолюються металом, у неробочий час вони опечатуються. Печатка разом з ключами від приміщення архіву зберігаються у працівника архіву та у чергового по прокуратурі.

Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві ґрати та охоронна сигналізація.

16.1.4. У приміщеннях архіву електропроводка прокладається в схованому вигляді або в газових трубах. Застосовується напівгерметична освітлювальна арматура. Рубильники, електрощити та інше розподільне електрообладнання встановлюються тільки за межами архівосховищ.

16.1.5. За пожежною безпекою приміщення архівів відносяться до категорії "В" і повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеня вогнестійкості.

16.1.6. Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. Вогнегасники встановлюються з розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.

16.1.7. Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря +17 - +19 град. C, відносна вологість - 50 - 55 %. У приміщеннях з нерегульованим кліматом рекомендується встановлювати кондиціонери, зволожувачі повітря.

16.1.8. Освітлення в архівосховищах може бути природним та штучним. При природному освітленні не допускається попадання сонячних променів на документи, для чого вони вміщуються в картонажі, папки з клапанами. Вікна в сховищах захищаються щільними шторами, жалюзі або віконницями, стелажі розміщуються перпендикулярно до вікон.

Для штучного освітлення в архівосховищах застосовуються електролампи в плафонах або люмінесцентні лампи фіолетового або жовтого відтінків.

16.1.9. Санітарно-гігієнічні роботи в сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у санітарні дні - вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок з документами.

16.1.10. У разі виявлення в приміщеннях плісняви, комах, гризунів проводиться дезінфекція, дезінсекція, дератизація уражених ділянок або приміщення в цілому.

16.2. Обладнання архіву

16.2.1. Архівосховища обладнуються стелажами, що розміщуються таким чином:

- ширина головного проходу між рядами стелажів - 120 см;

- ширина проходів між стелажами - 80 см;

- відстань стелажа від стіни - 50 см;

- відстань між полицями - 40 см;

- відстань від підлоги до нижньої полиці - не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях - не менше 30 см;

- відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 110 см.

Дерев'яні стелажі обов'язково обробляються вогнестійкими речовинами. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін, що мають віконні прорізи та опалювальні системи.

16.2.2. В архівах прокуратур, де зберігається менше 100 справ, допускається їх розміщення у шафах, що зачиняються, розташованих у робочих приміщеннях. Ключі від шаф повинні бути тільки в керівника архіву (особи, відповідальної за архів).

16.3. Розміщення документів в архівосховищі

16.3.1. Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу.

Документи ліквідованих організацій - попередників прокуратури зберігаються окремо.

16.3.2. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками. Справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок.

16.3.3. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються назва фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду, опису, крайні дати та номери справ, уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.

16.3.4. Забороняється зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.

16.3.5. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.

16.4. Порядок видавання справ з архівосховища

16.4.1. Справи з архівосховища видаються для користування працівникам прокуратури-фондоутворювача, науковцям, а також у тимчасове користування іншим прокуратурам.

16.4.2. Кожне переміщення документів за межі архівосховища потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. За межі будівлі прокуратури документи вивозяться тільки в упакованому виді та закритому автотранспорті. Під час транспортування документи вміщуються у валізи, чемодани або упаковуються в пачки. При цьому використовується цупкий папір, шпагат, під який підкладаються картонні прокладки.

16.5. Перевіряння наявності та стану справ

16.5.1. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед передаванням документів на постійне зберігання.

16.5.2. Перевіряння наявності і стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу здійснюється раз на 10 років.

16.5.3. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:

- після переміщення документів в інше сховище;

- після ліквідації наслідків стихійного лиха;

- якщо змінюється керівник архіву (особа, відповідальна за архів);

- під час реорганізації або ліквідації прокуратури.

Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

16.5.4. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник прокуратури.

Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікації документів усередині справи.

16.5.5. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видавання справ у тимчасове користування.

16.5.6. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ, у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис архівного фонду. Після завершення перевіряння в кожному опису після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевіряння та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

16.5.7. Якщо під час перевіряння в опису виявлено літерні, пропущені, вільні номери справ, не відмічені в підсумковому запису, то він складається знову з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

16.5.8. Якщо перевірянням виявлено нестачу справ, то організовується їх розшук. Для цього необхідно:

- вивчити облікові документи архіву, у тому числі про видавання справ з архівосховища;

- організувати розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, де вони були сформовані;

- перевірити в архівосховищі справи структурних підрозділів або інших фондів, що розташовані поруч, тому що справи можуть бути неправильно підкладені;

- вивчити документи справи фонду, у першу чергу акти про вилучення документів до знищення, про передання документів до інших прокуратур, на постійне зберігання, а також акти й аркуші попередніх перевірок наявності та стану справ.

Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

16.5.9. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути:

- акти про вилучення їх до знищення (додаток 59);

- акти про непоправні пошкодження справи;

- акти передання справ іншим прокуратурам та на постійне зберігання (додаток 60).

16.5.10. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи.

17. Видача документів у тимчасове користування за межі архіву

17.1. Одержання з архіву прокуратури наглядових проваджень (справ) здійснюється працівником канцелярії структурного підрозділу на підставі відповідного замовлення (додаток 61) і реєструється в книзі видачі наглядових проваджень (справ) у структурні підрозділи прокуратури (додаток 62).

17.2. Справи з архіву видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця.

По закінченні встановленого строку у разі потреби здійснюється переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їх збереженості.

17.3. Вилучення справ з архіву або окремих документів зі справ і передача їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється.

17.4. В окремих випадках на письмову постанову судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, архів за письмовою вказівкою керівника прокуратури здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів.

Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках (додаток 59), перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.

18. Облік, використання, зберігання бланків, печаток і штампів

18.1. Порядок виготовлення бланків, їх облік, використання і зберігання

18.1.1. В органах прокуратури України використовуються бланки суворої звітності, які виготовляються типографським способом, та звичайні бланки, виготовлені в органах прокуратури за допомогою комп'ютерної техніки.

Усі бланки повинні виготовлятися згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.

18.1.2. До бланків суворої звітності відносяться кольорові бланки, що містять відображення Державного Герба України, повне найменування та юридичну адресу прокуратури (далі - гербові бланки), бланки посвідчень працівника прокуратури, бланки посвідчень про відрядження.

18.1.3. На бланках суворої звітності типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери, а в разі необхідності і серії цих номерів за видами бланків.

18.1.4. Кольорові гербові бланки використовуються для листування з органами державної влади та управління, народними депутатами України, установами, підприємствами, організаціями тощо.

Для листування із закордонними кореспондентами, дипломатичними установами і компетентними органами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій виготовляються бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною з відображенням Державного Герба України, повного найменування та адреси прокуратури.

Інші бланки (не кольорові), які містять відображення Державного Герба України та повне найменування прокуратури, використовуються для відомчого листування в органах прокуратури, оформлення організаційно-розпорядчих документів та листування із заявниками.

18.1.5. Бланки, у яких використано іноземну мову, застосовувати у межах України не дозволяється.

18.1.6. Виготовлення та облік бланків суворої звітності покладається на підрозділи матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня, які здійснюють їх видачу структурним підрозділам (підпорядкованим прокуратурам).

18.1.7. Керівники структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, прокурори районного рівня визначають осіб, відповідальних за отримання та видачу бланків працівникам прокуратури.

18.1.8. Бланки суворої звітності підлягають обов'язковому обліку у книгах обліку бланків (додаток 63) централізовано та у структурних підрозділах, зберігаються у сейфах або металевих шафах, які належно зачиняються та охороняються.

18.1.9. Видача гербових бланків, бланків посвідчень особи, посвідчень на відрядження здійснюється під розписку у зазначених вище книгах обліку.

18.1.10. Книги обліку бланків нумеруються, прошиваються і опечатуються та включаються до номенклатури справ.

18.1.11. Знищення зіпсованих бланків суворої звітності здійснюється комісією, у складі щонайменше трьох осіб (як правило, керівник підрозділу і працівник, який забезпечує діловодство), за актами, з відміткою у книзі обліку бланків.

Акт на знищення складається у довільній формі з відміткою усіх номерів зіпсованих бланків та способу їх знищення (подрібнення або спалення).

18.1.12. Контроль за використанням, зберіганням, обліком та списанням бланків суворої звітності покладається на керівників структурних підрозділів.

18.1.13. Перевірки наявності бланків суворої звітності, стану їх використання, зберігання та обґрунтованості списання проводиться не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається розпорядженням керівника прокуратури. Результати перевірки відображаються у книзі обліку після останнього запису.

18.2. Облік, використання, зберігання печаток і штампів

18.2.1. Службові, процесуальні, фінансово-господарські та інші документи, які складені в органах прокуратури, копії цих документів, а також вхідні та вихідні документи посвідчуються чи завіряються печатками або штампами.

18.2.2. Види документів, які необхідно завіряти або посвідчувати печатками чи штампами, а також види печаток і штампів, що використовуються при цьому, визначають керівники прокуратур розпорядженням на підставі чинних нормативно-правових актів.

18.2.3. В органах прокуратури використовуються печатки із відображенням Державного Герба України і повного найменування прокуратури відповідного рівня (далі - гербові печатки), інші печатки і штампи.

18.2.4. Перелік документів, які посвідчуються гербовою печаткою в органах прокуратури України, наведено у додатку 64 Інструкції.

18.2.5. Копії документів, які в оригіналі посвідчені гербовою печаткою, завіряються винятково гербовою печаткою прокуратури відповідного рівня. Копії інших документів засвідчуються печатками "Для копій" тих структурних підрозділів, які їх склали.

18.2.6. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ, відбиток штампа - на вільній від реквізитів та інших написів частині документа.

18.2.7. Перелік печаток і штампів, які рекомендовано до використання у діяльності органів прокуратури України, визначено у додатку 65 Інструкції.

18.2.8. Виготовлення, облік видачі та списання печаток і штампів покладається на підрозділи матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня, які здійснюють їх видачу структурним підрозділам (підпорядкованим прокуратурам).

18.2.9. Печатки і штампи підлягають обов'язковому обліку у підрозділах, що їх використовують. Такий облік ведеться у книгах обліку печаток і штампів за формою, визначеною цією Інструкцією (додаток 66), з обов'язковим зазначенням контрольного відбитку печатки (штампа).

18.2.10. Великі гербові печатки зберігаються та використовуються Першим відділом Генеральної прокуратури України, режимно-секретними підрозділами прокуратур обласного рівня, прокурорами районного рівня.

18.2.11. Малі гербові печатки (видавлюючі гербові печатки) для посвідчень працівника прокуратури та інших документів, визначених у пункті 7 додатка 64, зберігаються та використовуються кадровими підрозділами.

18.2.12. Негербові печатки і штампи використовуються самостійними структурними підрозділами Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, секретаріатом для засвідчення факту реєстрації вхідних і вихідних документів, посвідчення копій документів, інших відміток довідкового характеру.

Порядок їх використання регламентується розпорядженням керівництва Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня, прокурора районного рівня.

18.2.13. У разі зміни найменування прокуратури чи структурного підрозділу діючі печатки або штампи з відображенням їх назви необхідно знищити. Нові печатки і штампи з відображенням назви прокуратури чи структурного підрозділу виготовляються та використовуються у роботі на підставі розпорядження керівництва прокуратури.

18.2.14. Керівники структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, прокурори районного рівня визначають осіб, відповідальних за отримання і правильне використання печаток і штампів.

18.2.15. Працівники, які отримали печатки і штампи для виконання покладених на них службових обов'язків, несуть персональну відповідальність за їх збереження та правильність використання.

18.2.16. Тимчасова передача печаток і штампів іншим працівникам може проводитися лише за письмовою згодою керівника самостійного структурного підрозділу, прокурора районного рівня.

18.2.17. У неробочий час гербова, інші печатки і штампи зберігаються виключно в сейфах відповідальних працівників або у спеціально відведених для цього приміщеннях підрозділів діловодства, які належно зачиняються та охороняються.

18.2.18. Відповідальність за додержання порядку зберігання та використання великої гербової печатки покладається на начальника Першого відділу Генеральної прокуратури України, начальників режимно-секретних підрозділів прокуратур обласного рівня та прокурорів районного рівня, інших печаток і штампів - на керівників самостійних структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, прокурорів районного рівня.

18.2.19. Перевірка наявності печаток і штампів, стану дотримання режиму їх зберігання та використання, обґрунтованості знищення проводиться не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається розпорядженням керівника прокуратури. Результати перевірки відображаються у книзі обліку після останнього запису.

18.2.20. Про факт втрати печаток або штампів негайно інформується керівництво Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня, прокурор районного рівня.

18.2.21. За фактами втрати печаток і штампів проводиться службова перевірка, яка призначається керівником прокуратури.

18.2.22. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів Міністерства внутрішніх справ, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням прокуратур.

Інші печатки і штампи знищуються за рішенням комісії прокуратури у складі не менше трьох осіб, про що складається акт, а також вчиняється запис у книзі обліку печаток і штампів.

19. Облік документообігу

19.1. Під обсягом документообігу треба розуміти загальну кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів у кожному структурному підрозділі та загалом у прокуратурі. Такий облік обов'язково ведеться у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня, у прокуратурах районного рівня - за рішенням керівника.

19.2. Облік документів ведеться щоденно працівниками канцелярій структурних підрозділів під час первинної обробки та відправлення документів (додаток 67).

На початку місяця дані про кількість документів за минулий місяць підсумовуються у кожному структурному підрозділі і до сьомого числа подаються начальнику секретаріату для зведення за встановленою формою (додаток 68).

19.3. Результати обліку обігу документів щорічно узагальнюються секретаріатом і використовуються для вжиття заходів щодо удосконалення організації роботи з документами.

19.4. Секретаріатом складається узагальнене зведення про обіг документів прокуратури в цілому за місяць, півріччя та рік (додаток 69).

19.5. Під час обліку звернень, справ, що надсилаються в органи прокуратури та інші відомства, супровідний лист та додані до нього документи (справи) вважаються як один документ.

Звернення, вирішення якого належить до компетенції кількох структурних підрозділів, обліковується у тому підрозділі, який є відповідальним виконавцем, довідка співвиконавця обліковується у графі "Внутрішні".

19.6. Облік наказів, вказівок, розпоряджень, інформаційних листів та інших документів, що направлені для виконання у підпорядковані прокуратури чи структурні підрозділи прокуратури, ведеться у графі "Вихідні" тим підрозділом, який є відповідальним виконавцем. Облік таких документів здійснюється за формою: 1/27, де в чисельнику зазначається кількість, а в знаменнику - тираж.

20. Примірний перелік службових обов'язків працівників служби діловодства

20.1. Керівник служби діловодства:

- здійснює загальне керівництво роботою служби, розподіляє функціональні обов'язки між працівниками;

- організовує роботу та контроль за виконанням вимог Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, Регламенту прокуратури, наказів, вказівок, розпоряджень керівництва прокуратури, що стосуються питань діловодства;

- здійснює перевірки стану організації діловодства у структурних підрозділах, підпорядкованих прокуратурах та надає їм практичну допомогу;

- проводить стажування керівників відповідних підрозділів;

- організовує проведення аналітичної та методичної роботи з питань діловодства;

- вживає заходів щодо забезпечення працівників служби належними умовами праці, необхідними матеріально-технічними засобами;

- контролює стан дотримання трудової та виконавської дисципліни працівниками служби;

- виконує інші обов'язки за дорученням керівника прокуратури у межах завдань, що покладаються на службу діловодства.

20.2. Працівник, який забезпечує приймання та реєстрацію вхідної кореспонденції:

- приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє наявність документів, сортує, реєструє, проставляє штамп і передає за призначенням;

- передає документи, що потребують перекладу, до відповідного підрозділу;

- перевіряє за картотекою наявність попереднього листування, виписує довідки та алфавітні картки;

- надає довідки щодо реєстрації вхідної кореспонденції.

20.3. Працівник, який забезпечує приймання та передачу документів факсимільним зв'язком:

- передає і приймає кореспонденцію телефаксом, своєчасно передає для реєстрації у відповідний підрозділ служби діловодства;

- веде облік переданих і прийнятих факсів у відповідних книгах обліку.

20.4. Працівник служби діловодства структурного підрозділу (канцелярії):

- приймає кореспонденцію і реєструє її у відповідній книзі обліку;

- вчасно передає документи керівнику підрозділу та прокурорсько-слідчим працівникам на розгляд і виконання;

- заводить і формує за вказівкою керівника або прокурорсько-слідчого працівника наглядові провадження і справи;

- оформляє вихідні документи і передає на відправлення до відповідного підрозділу;

- стежить за строками виконання контрольних документів і завчасно інформує керівника підрозділу про затримку їх виконання;

- веде облік вхідних, вихідних і внутрішніх документів, щомісяця готує зведення про документообіг;

- спільно з керівником підрозділу складає номенклатуру справ;

- виконує доручення керівника й прокурорсько-слідчих працівників підрозділу у межах їх компетенції (друкування документів, тиражування та відправка, підбір наглядових проваджень тощо).

20.5. Працівник, який забезпечує відправлення вихідної кореспонденції:

- приймає вихідну кореспонденцію, перевіряє правильність оформлення документів і наявність додатків;

- повертає неналежно оформлені документи до структурного підрозділу;

- адресує, пакує, зважує, маркірує конверти, бандеролі, посилки;

- веде книги обліку та реєстри;

- здійснює доставку кореспонденції у межах населеного пункту.

20.6. Працівник, який забезпечує друкування документів:

- друкує документи (у тому числі таємні та з грифом "Для службового користування) з рукописних і друкованих примірників;

- забезпечує облік та належне друкування документів.

20.7. Стенограф:

- стенографує засідання колегій, атестаційних комісій, нарад тощо;

- розшифровує і роздруковує стенограми.

20.8. Працівник приймальні керівника прокуратури:

- веде облік документів, які надходять керівнику для розгляду;

- надає документи на доповідь керівнику і передає їх з його резолюцією за призначенням;

- у разі відсутності керівника веде запис телефонних повідомлень з наступною доповіддю.

20.9. Працівник, який забезпечує тиражування документів:

- здійснює тиражування службових документів на підставі замовлень структурних підрозділів;

- веде облік тиражованих документів.

20.10. Працівник, який забезпечує роботу архіву:

- приймає, зберігає справи та наглядові провадження;

- видає документи для тимчасового користування і стежить за своєчасним їх поверненням;

- складає списки документів на знищення;

- готує архівні документи для передачі до Державного архіву;

- перевіряє стан архівної справи у структурних підрозділах та підпорядкованих прокуратурах, надає їм практичну допомогу і консультації у роботі з оформлення документів, які підлягають передачі до архіву.

 

Головне управління забезпечення
діяльності органів прокуратури
Генеральної прокуратури України


 

Додаток 1
до п. 1.6 


ТЕРМІНИ,
які використовуються у межах Інструкції, вживаються у такому значенні

1. Діловодство - сукупність процесів створення службових документів та організації роботи з ними.

2. Документообіг - рух службових документів з часу їх створення або одержання прокуратурою до часу завершення виконання, надсилання адресату або знищення.

3. Організація роботи із службовими документами - створення умов, що забезпечують рух, пошук, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності органів прокуратури.

4. Служба діловодства (секретаріат) - структурний підрозділ апарату прокуратури, група працівників або працівник, які забезпечують всі діловодні процеси в органах прокуратури, у т. ч. зберігання документаційного фонду.

5. Служба діловодства структурного підрозділу (канцелярія) група працівників (сектор) або працівник, які забезпечують діловодство структурних підрозділів апаратів прокуратур.

6. Документаційний фонд - сукупність службових документів, що створюються у процесі діяльності та зберігаються до передачі в архівний підрозділ.

7. Архівний підрозділ - структурний підрозділ або працівник прокуратури, який здійснює накопичення архівних документів, їх облік, зберігання та забезпечує користування ними.

8. Прокурори (прокуратури) районного рівня - прокурори (прокуратури) районів, міст, міжрайонні та прирівняні до них прокурори.

9. Прокурори (прокуратури) обласного рівня - прокурори (прокуратури) областей, міст Києва і Севастополя, військові прокурори регіонів та Військово-Морських Сил України.

10. Структурний підрозділ - структурна одиниця (відділ, управління, Головне управління), яка не входить до складу іншої структурної одиниці апарату прокуратури.

11. Прокурорсько-слідчий працівник - всі прокурори та слідчі прокуратури.

12. Службовий документ - зареєстрований або відповідним чином засвідчений документ, який орган прокуратури створив або одержав у процесі діяльності та має відповідні реквізити.

13. Матеріали дослідчої перевірки - матеріали перевірки заяви (повідомлення) про злочини, за результатами якої прийнято рішення про відмову в порушенні кримінальної справи.

14. Бланк службового документа - уніфікована форма службового документа з надрукованими постійними реквізитами і місцем для розміщення інформації.

Реквізит службового документа - обов'язковий елемент, зафіксований у документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили.

15. Підпис - реквізит службового документа, який надає документу юридичної сили і свідчить про відповідальність особи за його зміст.

16. Оригінал службового документа - примірник службового документа, що має всі обов'язкові реквізити, у т. ч. оригінал підпису прокурорського працівника і першим набуває юридичної сили.

17. Копія документа - примірник документа, який містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа, в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак і немає реквізитів, що надають йому юридичної сили.

18. Архівний документ - документ, що припинив виконувати функцію, задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави.

19. Рапорт - службовий документ, що адресований керівнику прокуратури (структурного підрозділу), його заступникам і підписується прокурорським працівником.

20. Заява - службовий документ, що адресований керівнику прокуратури (структурного підрозділу), його заступникам і підписується державним службовцем, службовцем прокуратури.

21. Факсограма (факс, телефакс) - передана каналами телекомуніка-тивного зв'язку та одержана на папері копія документа (листа, звернення).

22. Розгляд документів - вид службової діяльності працівників прокуратури щодо вирішення долі документа (звернення), вчинення резолюції, направлення для виконання до підпорядкованих прокуратур або за належністю в інші відомства тощо.

23. Вирішення документів - виконання документа, перевірка за зверненням з подальшою доповіддю про результати виконання керівництву або списання до справи (н/п), надання відповіді заявнику.

24. Наглядове провадження - форма групування документів, що стосуються перевірки та листування за зверненнями, нагляду за станом досудового слідства, представництва інтересів громадян або держави у суді, підтримання державного обвинувачення, перевірки законності прийняття процесуального рішення тощо.

25. Контроль провадження - форма групування документів, що накопичуються у кримінальних справах, направлених підпорядкованим прокуратурам для підтримання державного обвинувачення.

25. Справа - форма групування документів, які стосуються одного питання чи напряму діяльності і не долучаються до наглядового провадження.

26. ПК - комп'ютерна техніка, яку використовують працівники прокуратури у службовій діяльності.

27. АРМ - автоматизоване робоче місце користувача комп'ютерної техніки, а саме ПК з відповідним програмним забезпеченням, який інтегровано у локальну мережу для автоматизації діловодних та інших процесів.

 

Додаток 2
до п. 2.3 


ПРОКУРАТУРА

КНИГА

обліку _______
_


Почата _________
Закінчена ______
Зберігати років
Ст. Переліку ___

Формат А4 


Зразок лицевого боку обкладинки всіх книг обліку документів, передбачених цією Інструкцією.

 

Додаток 3
до п. 2.5 


КАРТКА
обліку руху наглядового провадження

__________
(номер)
____
(прізвище)
______
(область) 


Дата 

Кому передано
(прізвище, підрозділ) 

Підстава 

Відмітка про одержання
(підпис) 

Відмітка про повернення
(підпис, дата) 

  

  

  

  

  


(лицевий бік)

  

  

  

  

  


(зворотний бік)

Формат 100 х 150 мм

 

Додаток 4
до п. 3.16.3 


ПЕРЕЛІК
вхідних документів, що не підлягають реєстрації в органах прокуратури

1. Звернення, отримані факсимільним зв'язком або електронною поштою.

2. Кореспонденція, що адресована не органу прокуратури, до якого надійшла.

3. Бухгалтерські документи та документи статистичної звітності, які надійшли без супровідного листа.

4. Навчальні плани та програми, що стосуються діяльності інших установ.

5. Друковані видання (довідники, книги, журнали, газети).

6. Рекламні повідомлення, плакати.

7. Вирізки із окремих газет, публікацій Інтернет-сайтів, розфарбовані листи.

8. Вітальні листи, телеграми, листівки.

Документи, перераховані у пп. 1, 7 Переліку долучаються до відповідної номенклатурної справи служби діловодства з відміткою "До справи N". У п. 2 - повертаються адресату або надсилаються за належністю. Інші документи Переліку передаються до відповідних структурних підрозділів.

 

Додаток 5
до п. 4.1.4 


КНИГА
обліку внутрішніх документів

N
з/п 

Дата реєстрації 

Зміст документа 

Виконавець 

Куди передано 

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 6
до п. 4.1.6 


КНИГА
обліку вхідної кореспонденції

N
з/п 

Дата надходження 

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа 

Стислий зміст 

Дата і підпис працівника, який одержав документ для виконання 

Позначка про виконання документа (результати розгляду) 

  

  

  

  

  

  


Формат А4

Додаток 7
до п. 4.1.6 


КНИГА
обліку звернень громадян та юридичних осіб

N
з/п 

Дата надходження, яким чином надійшли 

П. І. Б. заявника, адреса 

Кореспондент 

Стислий зміст 

Виконавець 

Підпис про одержання 

Дата та результати розгляду 

N
справи або н/п 

  

  

  

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 8
до п. 4.1.6 


КНИГА
обліку кримінальних справ, матеріалів дослідчої перевірки витребуваних у порядку нагляду

__
(структурний підрозділ) 


N
з/п 

Дата надходження 

N справи
(матеріалів) 

Звідки надійшла справа, матеріали, н/п 

Кількість томів 

Прізвище, ініціали обвинуваченого, потерпілого, стосовно якого проведено перевірку (стислий зміст) 

Відмітка про отримання справи оперативним працівником 

Відмітка повернення справи до канцелярії 

Куди справу надіслано (повернено) 

Номер та дата відправлення справи, матеріалу, н/п 

10 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  


Формат А3

 

Додаток 9
до п. 4.1.6 


КНИГА
обліку кримінальних справ, направлених для затвердження обвинувального висновку

N
з/п 

Дата надходження 

Звідки надійшла справа, номер і дата 

Номер кримінальної справи, кількість томів 

Орган, який здійснював досудове слідство 

Прізвище, ініціали обвинуваченого, потерпілого 

Кваліфікація 

Відмітка про одержання справи працівником прокуратури (прізвище, підпис, дата) 

Відмітка працівника канцелярії про одержання справи для відправлення 

Номер та дата відправлення справи 

Куди справу надіслано (повернено) 

10 

11 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  


Формат А-3

 

Додаток 10
до п. 4.2.2 


АЛФАВІТНА КАРТКА
(на фізичну особу)

Номер н/п 

Прізвище 

Ім'я, по батькові 

Адреса (дані щодо затримання, засудження тощо) 

Дата надходження 

Куди передано (індекс підрозділу, дата) 

Зміст (стисло) 

Від кого надійшло (звернення), номер, дата 

Реєстратор 


(лицевий бік)

Дата надходження 

Дата надіслання, номер 

Куди, який документ направлено (передано), інші відмітки 

  

  

  

  

  

  

  

  

  


(зворотний бік)

Виготовляється на
твердому папері 


Формат 100 х 75 мм

 

Додаток 11
до п. 4.2.2 


КАРТКА-ПОСИЛАННЯ

Прізвище 

Ім'я, по батькові 

Дата реєстрації 

Адреса 

Регіон (індекс) 

Номер н/п 


Дивись:

Прізвище

(назва підприємства)
_

Ім'я, по батькові

(вид і організаційна форма)
_

Реєстратор                                       (підпис)                                                              (прізвище) 

Виготовляється
на твердому папері 


Формат 100 х 75 мм

 

Додаток 12
до п. 4.2.4 


АЛФАВІТНА КАРТКА
(на юридичну особу)

Номер н/п 

Назва підприємства 

Вид і організаційна форма 

Адреса 

Вихідний номер, дата документа 

Дата надходження 

Куди передано
(індекс підрозділу, дата) 

Зміст (стисло) 


Реєстратор 

(підпис) 

(прізвище) 


(лицевий бік)

Дата надходження 

Дата надіслання, номер 

Куди, який документ надіслано (передано), інші відмітки 

  

  

  

  

  

  

  

  

  


(зворотний бік)

Виготовляється
на твердому папері 


Формат 100 х 75 мм

 

Додаток 13
до п. 4.2.5 п. 4.2.10 


ДОВІДКА

Прізвище (назва підприємства)
_

Ім'я, по батькові (вид і організаційна форма)
_

Область, район ___________

Дата надходження та результати розгляду
_

Номери листувань _________

Реєстратор ________ (підпис) (прізвище) _

Дата

(лицевий бік)

РІШЕННЯ ЗА ЗВЕРНЕННЯМ

Прийнято до провадження, номер наглядового провадження
_

Надіслано: коли __________
за яким номером __________
куди ________

Прізвище виконавця ______

Працівник канцелярії ______ (підпис) _________ (прізвище) ________

Дата

(зворотний бік) 


Формат 150 х 100 мм

 

Додаток 14
до п. 4.3.3 


КНИГА
обліку наглядових проваджень, що заведені за зверненнями, справами, позовами прокурора, матеріалами та спецповідомленнями

N
з/п
(N н/п) 

Дата заведення н/п 

Звідки надійшло (кореспондент) 

Прізвище, ініціали заявників, сторін у справі (стислий зміст звернення) 

Прізвище, ініціали обвинувачених, засуджених (стислий зміст звернення) 

Регіон, де сталося порушення закону, подія 

Виконавець 

Примітка 

  

  

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 15
до п. 4.3.3 


КНИГА
обліку наглядових проваджень, заведених за зверненнями, скаргами громадян, юридичних осіб, матеріалами перевірок та позовами прокурора

N
з/п
(N н/п) 

Дата заведення н/п 

П. І. Б. заявника, назва юрид. особи (стислий зміст док-та, матеріалів) 

Регіон 

Виконавець 

Примітка 

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 16
до п. 4.3.3 


КНИГА
обліку наглядових проваджень, заведених за кримінальними справами та спецповідомленнями

N
з/п
(N н/п) 

Дата заведення н/п 

П. І. Б. заявника, обвинувачених, засуджених (стислий зміст) 

Номер кримінальної справи, по якій заведено н/п 

Виконавець 

Примітка 

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 17
до п. 4.3.6 


СПИСОК
розподілених між структурними підрозділами прокуратури номерів для книг обліку наглядових проваджень на ___ рік

N
з/п 

Назва та індекс структурного підрозділу 

Кількість номерів 

Надані номери 

  

  

  

  


Керівник секретаріату 

(підпис) 

(прізвище) 


Формат А4

 

Додаток 18
до п. 4.5.2 


КНИГА
обліку заяв і повідомлень про злочини

N реєстрації 

П. І. Б. заявника (назва підприємства) адреса 

Дата надходження 

Стислий зміст заяви, повідомлення про злочин 

Стаття Кримінального кодексу України 

Дата передавання виконавцю 

Посада та прізвище особи, що прийняла заяву до розгляду. Підпис 

Дата розгляду 

Результат розгляду заяви, повідомлення про злочин 

Дата скасування рішення 

Рішення, прийняте прокурором у порядку нагляду 


Формат А4

 

Додаток 19
до п. 4.5.5 


ЗРАЗОК ШТАМПА
реєстрації заяв і повідомлень про злочин

ЗАРЕЄСТРОВАНО
у книзі обліку заяв і повідомлень про злочини
______
(назва органу прокуратури)

"___" _ 201_ N ____

Відповідальний працівник

__________ ______
(підпис)                      (прізвище) 


 

Додаток 20
до п. 4.6.1 


КНИГА ОБЛІКУ
кримінальних справ, порушених працівниками прокуратури

___
(назва прокуратури)

N
з/п 

Номер
справи 

Дата порушення справи 

Стислий зміст (за фактом), П. І. Б. особи, відносно якої порушено справу 

Кваліфікація (стаття КК) 

Прізвище і посада особи, яка порушила справу 

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 21
до п. 6.3 


КОНТРОЛЬНА КАРТКА ДО N

_
_
_________ Кореспондент ___  

Дата надходження та індекс документа 

Дата та індекс документа 

_
_____ Стислий зміст _______
_________ Резолюція або кому направлено документ ___ 

Відмітка про виконання 

Номер справи, куди підшито документ
_____ 

  

Аркуші __________ 

_

(лицевий бік)

Дата передачі документа ______

Прізвище виконавця _________

(зворотний бік)

Формат А5, А6 


 

Додаток 22
до п. 6.4 


КНИГА
обліку документів, взятих на контроль

N
з/п 

Дата реєстрації 

Автор доручення (звернення)
(дата, номер) 

Стислий зміст документа (звернення) 

Зміст резолюції (виконавець) 

Термін виконання (контроль) 

Продовження терміну 

Відмітка про виконання 

  

  

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 23
до п. 7.4 


КНИГА
обліку вихідної кореспонденції

N

з/п 

Дата підпису
(відправлення) 

Стислий зміст 

Кому надсилається 

Виконавець 

Примітка 

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 24
до п. 7.10 


____
_____ 

 
_______ 


СПИСОК
згрупованих рекомендованих відправлень, що пересилаються в межах України

_
                                                                                            (вид поштових відправлень)
поданих в Поштове відділення
_
                                                                         (найменування об'єкта поштового зв'язку) 

Відправник __
                                                                (повне найменування та адреса установи, підприємств, організації) 


N
з/п 

Вихідний номер 

Куди (найменування населеного пункту) 

Кому (найменування підприємства або прізвище одержувача) 

Додаток 

Маса кг 

Сума за пересилання без ПДВ, грн. 

ПДВ грн. 

Усього грн. 

N касового чека (квитанції ф.1) 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  


Разом _____

ПДВ ______

Усього ____

Недозволених до пересилання вкладень немає.

Керівник підприємства, установи, організації 

(відтиск печатки підприємства керівника) 

___
(прізвище, ініціали, підпис) 

(відбиток календарного штемпеля місця приймання) 

  

ПРИЙНЯВ 

  

Формат А4 


 

Додаток 25
до п. 7.11 


РЕЄСТР N

На відправлення, які здані __
                                                                                                      (найменування підприємства, спец. зв'язку) 

Відправник __
                                                                        (найменування прокуратури, номер договору) 


N
з/п 

Номера вих. 

Кому (найменування підприємства або прізвище одержувача) 

Адреса 

  

  

  

  


Всього __
(прописом) 

  

М. П. 

  

Передав  

Прийняв ________ 

  

Формат А4 


 

Додаток 26
до п. 7.16 


СПИСОК
розсилання листа N ___________

_____
(найменування прокуратури, структурного підрозділу)  


N
з/п 

Регіон 

Установа 

Кількість примірників 

Номери примірників 

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 27
до п. 7.17 


КНИГА
обліку документів, відправлених кур'єром

Номери пакетів та документів 

Кому направлено (повне найменування адресата) 

Дата відправлення 

Дата і підпис про одержання пакета 

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 28
до п. 8.10 


ЗРАЗОК БЛАНКА ТЕЛЕФОНОГРАМИ

Телефонограма N ______ від "___" _ 201_ р.

Телефон ______ ____ год. ___________ хв.

Від кого _____
                                                                                         (посада та прізвище особи) 

Кому ________
                                                                                         (посада та прізвище особи) 

Передав ______
                            (посада, прізвище) 

Прийняв ________
                              (посада, прізвище) 

_
                                                                                                         (текст)
_
_
_
_
                                                         (підпис керівника прокуратури або його заступника) 

Формат А5 


 

Додаток 29
до п. 8.11 


КНИГА
обліку документів, які надійшли факсимільним зв'язком

до _________
(найменування прокуратури) 


N
з/п 

Дата 

Звідки надійшов 

Вих. номер, дата 

Кількість аркушів 

Стислий зміст 

Кому передано 

Підпис про одержання 

  

  

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 30
до п. 8.11 


КНИГА
обліку документів, які відправлені факсимільним зв'язком

_________
(найменування прокуратури) 


N
з/п 

Дата відправлення 

Вихідний номер 

Особа, яка підписала документ 

Кому адресований 

Відмітка про одержання 

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 31
до п. 9.1.2 


Державний Герб України

ПРОКУРАТУРА
УКРАЇНИ
ГЕНЕРАЛЬНА
ПРОКУРАТУРА
УКРАЇНИ

Україна, 01011, м. Київ
вул. Різницька, 13/15
Тел. (044) 280-10-20
Факс (044) 280-26-30

___________ N ___________
На N ___________ від ___________

Зразок загального бланка
з кутовим розміщенням
реквізитів

Формат А4, А5

 

Додаток 32
до п. 9.1.2 


Державний Герб України

Прокуратура України
ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ

01011, Київ-11, вул. Різницька, 13/15 факс: 280-26-30

___________ N ___________
На N ___________ від ___________

Зразок загального бланка
з повздовжнім розміщенням
реквізитів

Формат А4, А5

 

Додаток 33
до п. 9.1.17 


СХЕМА РОЗМІЩЕННЯ РЕКВІЗИТІВ
(для комп'ютерного набору)

 

Формат А4

 

Додаток 34
до п. 9.2.4 


Державний Герб України

Прокуратура України
ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ

НАКАЗ
N ______

"___" _ 201_ року 

м. Київ 


НАКАЗУЮ:

Генеральний прокурор України 


(підпис) 

_______
(прізвище) 


Формат А4

 

Додаток 35
до п. 9.2.4 


КНИГА
обліку наказів керівника прокуратури

N
з/п 

Дата підписання (видання) 

Стислий зміст наказу 

Номер справи та аркуші справи, де підшито документ 

Структурний підрозділ, у який направлено для виконання або контролю 

Примітка 

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 36
до п. 9.2.5 


Державний Герб України

Прокуратура України
ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ

ВКАЗІВКА
N ______

"___" 201_ року 

м. Київ 


ПРОПОНУЮ:

Генеральний прокурор України 


(підпис) 

_______
(прізвище) 


Формат А4

 

Додаток 37
до п. 9.2.6 


Державний Герб України

Прокуратура України
ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
N ______

"___" _ 201_ року 

м. Київ 


Генеральний прокурор України 


(підпис) 

_______
(прізвище) 


Формат А4

 

Додаток 38
до п. 9.10.13 


СХЕМА РОЗМІЩЕННЯ РЕКВІЗИТІВ

 

Формат А4

 

Додаток 39
до п. 9.11.3 


ЗАМОВЛЕННЯ
_________
на тиражування службових документів 

Індекс відділу __ номер н/п (справи) _____

Назва документа __________

Кількість сторінок _________

Розмножити в _______ прим.

Прізвище замовника _______

Службовий телефон __________ дата _____

Керівник структурного підрозділу ________

Підпис що засвідчує
одержання оригіналу
і копій документів

Формат А6 


 

Додаток 40
до п. 9.11.3 


КНИГА
обліку замовлень на тиражування службових документів

N
з/п 

Замовник 

Назва документа 

Кількість сторінок 

Тираж 

Кількість виготовлених копій 

Прізвище та підпис одержувача 

  

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 41
до п. 9.12.2 


ДОРУЧЕННЯ НА ПЕРЕКЛАД

Номер н/п, справи, документа __________

Назва документа, прізвище, ім'я, по батькові заявника, країна, з якої надійшов документ __________
_
_
_

Мова, з якої перекладають документ _____

Прізвище перекладача _____

Керівник структурного підрозділу _______

Виконавець (П. І. Б.) _______

Телефон _____ Дата _______

Формат А5, А6  


 

Додаток 42
до п. 9.12.3 


КНИГА
обліку документів, які надійшли для перекладу

N
з/п 

Дата надходження 

Назва та номер документа 

Номер н/п 

Прізвище, ім'я, по батькові перекладача 

Дата та підпис перекладача в одержанні документа 

Дата та підпис про одержання документа від перекладача 

Кількість сторінок 

Примітка 

  

  

  

  

  

  

  

  

  


Формат А3

 

Додаток 43
до п. 10.10 


_____
(найменування прокуратури)
_____
(назва структурного підрозділу) 


 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_________ N __________

на _______ рік

Індекс справи 

Заголовок справи (тому, частини) 

Кількість справ (томів, частин) 

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком 

Примітка 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  


Посада керівника
структурного підрозділу 


(підпис) 

_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

ПОГОДЖЕНО
Зав. архівом (особа,
відповідальна за архів) 

 
 

(підпис) 

 
 
_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ______ році в структурному підрозділі 


За строками зберігання 

Усього 

У тому числі 

таких, що переходять 

з позначкою "ЕПК" 

Постійного 

  

  

  

Тривалого (понад 10 років) 

  

  

  

Тимчасового (до 10 років включно) 

  

  

  

Разом 

  

  

  


Посада особи,
відповідальної
за діловодство
у структурному
підрозділі 

 
 
 
 

(підпис) 

 
 
 
 
______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

Підсумкові відомості передано до служби діловодства 

Посада керівника
структурного підрозділу 

 

(підпис) 

 
_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

  

  

Формат А4 

Форма номенклатури справ структурного підрозділу 


 

Додаток 44
до п. 10.10 


_____
(найменування прокуратури) 


ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури 


НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
__________ N  

Підпис 

Розшифровка підпису 

на __ рік 

Дата 

  


Індекс справи 

Заголовок справи (тому, частини) 

Кількість справ (томів, частин) 

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком 

Примітка 

  

  

  

  

  


___
                                                                                                          (назва розділу*) 

Посада керівника служби
діловодства прокуратури 

 
Підпис 

 
Розшифровка підпису 

Дата 

  

  

Віза зав. архівом
прокуратури (особи,
відповідальної за архів) 

  

  

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК прокуратури 

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву 

від ________ N _________ 

від __________ N ___________ 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у __ році в
_
                                                                                       (найменування прокуратури) 


За строками зберігання 

Усього 

У тому числі 

  

таких, що переходять 

з позначкою "ЕПК" 

Постійного 

  

  

  

Тривалого (понад 10 років) 

  

  

  

Тимчасового (до 10 років включно) 

  

  

  

Разом 

  

  

  


Посада керівника служби
діловодства прокуратури 

 
Підпис 

 
Розшифровка підпису 

Дата 

  

  

Підсумкові відомості передано до архіву прокуратури 

Посада особи,
відповідальної
за передавання відомостей 

 
 
Підпис 

 
 
Розшифровка підпису 

Дата 

  

  


* Назва структурного підрозділу (для прокуратур, що не мають структурного поділу - напрямку діяльності)

Формат А4 


 

Додаток 45
до п. 13.5.4 


Найменування прокуратури 

  

АКТ 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури  

________ N _________
________
(місце складання) 

Підпис 

Розшифровка підпису 

  

Дата 

про нестачу архівних справ (документів) 

Печатка прокуратури із зазначенням ідентифікаційного коду 

У результаті _______ установлено нестачу
                                                                                         (назва заходів) 
архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку з чим вважаємо можливим зняти з обліку 


Опис N 

Справа N (або номери аркушів документів) 

Заголовок справи (документу) 

Дата справи (документу) 

Кількість аркушів справи (документу) 

Можливі причини відсутності справ (документів) 


Разом ___ справ (документів)
                                                                                            (цифрами і літерами) 

Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений такими справами (документами):
_
                                                                              (номери справ, аркушів, їх заголовки) 

Керівник архіву (особа, яка
відповідальна за архів
прокуратури, або особа,
відповідальна за діловодство у
структурному підрозділі) 

 
 
 
 

(підпис) 

 
 
 
 
_______
(розшифровка підпису) 

Керівник служби діловодства 


(підпис) 

_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву прокуратури
від __________ N __________ 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
 
від _________ N __________ 

  

Формат А4 


 

Додаток 46
до п. 13.5.6 


________
(найменування прокуратури)


 

АКТ

________ N _________ 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури 

  

Підпис 

Розшифровка підпису 

______
        (місце складання) 

  

про вилучення для знищення
документів, не внесених
до Національного
архівного фонду 

Дата

Печатка прокуратури
із зазначенням ідентифікаційного коду 

На підставі ___
                                                                     (назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх 
_
                                                            зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне
значення, документи фонду N ___________
                                                                                                                  (найменування фонду) 


N
з/п 

Заголовок справи або груповий заголовок справ 

Дата справи або крайні дати справ 

Номери описів (номенклатур) за рік (роки) 

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом 

Кількість справ (томів, частин) 

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком 

Примітка 


Посада особи, яка проводила
експертизу цінності документів 

 

(підпис) 

 
_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК (ЕК)
державного архіву 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК прокуратури 

від __________ N __________ 

від _________ N __________ 

Разом ____ справ за ___ роки
                                                                           (цифрами і літерами) 

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ________ роки схвалено, а з особового складу
погоджені з ЕПК (ЕК) ______
                                                                          (найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від ________ N ________)

Документи в кількості справ
                                                                                                           (цифрами і літерами) 
вагою ______ кг здано в ____
                                                                                                                                (найменування установи) 
на переробку за приймально-здавальною накладною від N _______ або знищено шляхом спалення. 

Посада особи, яка здала
(знищила) документи 

 

(підпис) 

 
_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

  

  

Формат А4 


 

Додаток 47
до п. 14.3.2 


ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ______

N
з/п 

Індекс документа 

Дата документа 

Заголовок документа 

Номери аркушів справи 

Примітки 

  

  

  

  

  

  


Разом _________ документів
                                                                                        (цифрами і літерами) 

Кількість аркушів внутрішнього опису ___
                                                                                                                                   (цифрами і літерами) 

Посада особи, яка склала
внутрішній опис документів
справи 

 
 

(підпис) 

 
 
_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

  

  

Формат А4 


 

Додаток 48
до п. 14.4.1 


ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
справи N ______

У справі підшито (вкладено) і пронумеровано ___________ аркуша(ів),
                                                                                                                                     (цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні аркуші
пропущені номери аркушів ____ + аркушів
внутрішнього опису _______ 


Особливості фізичного стану та формування справи 

Номери аркушів 


Посада особи, яка склала
засвідчувальний напис 

 

(підпис) 

 
_______
(розшифровка) 

Дата 

  

  

  

  

Формат А4 


 

Додаток 49
до п. 14.6.1 


 

 

Додаток 50
до п. 14.6.1 


 

 

Додаток 51
до п. 14.6.1 


 

 

Додаток 52
до п. 14.6.1 


 

 

Додаток 53
до п. 14.7.1 


_____
(найменування прокуратури)
_____
(назва структурного підрозділу) 


ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник управління
(відділу) 

Підпис 

Розшифровка підпису 

Дата 

  


ОПИС N ____

_____
(назва розділу) 


N
з/п 

Індекс справи (тому, частини) 

Заголовок справи (тому, частини) 

Крайні дати справи (тому, частини) 

Кількість аркушів у справі (томі, частині) 

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком* 

Примітка 


У цей опис включено ______ справ з N _____ по N _____,
                                                                                             (цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні номери _________
пропущені номери _______ 

__________
         (посада укладача опису) 


(підпис) 

___________
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

ПОГОДЖЕНО 

  

  

Начальник 

  

  


        (підпис) 

_________
(розшифровка підпису) 

  

Дата 

  

  


* Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання. 

Передав справ
                                                                                        (цифрами і літерами)
_
                                                                        (посада працівника структурного підрозділу) 


         (підпис) 

___________
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

Прийняв справ
                                                                                               (цифрами і літерами) 

Керівник архіву (особа
відповідальна за архів)
прокуратури 

 
 

(підпис) 

 
 
___________
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

  

  

Формат А4 

Форма опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу структурного підрозділу 


 

Додаток 54
до п. 15.1.2
до п. 15.1.6 


(найменування прокуратури) 

  

Фонд N ______ 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури 

  

Підпис 

Розшифровка підпису 

ОПИС N ______
справ постійного зберігання
за __________ рік 

 
Дата 

  

Печатка прокуратури
із зазначенням
ідентифікаційного коду 

_____
(назва розділу або структурного підрозділу прокуратури) 


N
з/п 

Індекс справи 

Заголовок справи (тому, частини) 

Дата справи (тому, частини) 

Кількість аркушів у справі (томі, частині) 

Примітка 


У цей розділ опису внесено _______ справ з N _________
                                                                                                  (цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери ___________
пропущені номери ________ 

Посада особи, яка склала опис 


(підпис) 

_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

Архіваріус (особа,
відповідальна за архів) 

 

(підпис) 

 
_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
прокуратури 

від _________ N _______ 

від __________ N ___________ 

  

Формат А4 (210 х 297) 

Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання 


 

Додаток 55
до п. 15.1.8
до п. 15.2.2 


ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
розділу опису

До розділу опису включено _ справ з N ____ до N _____
                                                                                             (цифрами і літерами) 
у тому числі:
літерні номери
пропущені номери _________ 

Посада особи, яка склала
засвідчувальний напис 

 

(підпис) 

 
_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

Підсумковий запис до розділу опису за ______ рік засвідчено. 

Керівник секретаріату
у прокуратурі 

 

(підпис) 

 
_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

  

  

Формат А4 


 

Додаток 56
до п. 15.2.3 


_____
(найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради*)
_____
(назва фонду)

Фонд N _______ 


ОПИС N _____

______
(назва опису) 


 

Крайні дати справ _________

Формат А4


* Заповнюється в державній архівній установі, архівному відділі міської ради

 

Додаток 57
до п. 15.3.1 


________
(найменування прокуратури) 


Фонд N ______ 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури 

  

Підпис 

Розшифровка підпису 

ОПИС N ______
справ тривалого
(понад 10 років)
зберігання 

 
Дата 

за __________ рік 

Печатка прокуратури
із зазначенням
ідентифікаційного коду 


________
(назва розділу або структурного підрозділу прокуратури) 


N
з/п 

Індекс справи 

Заголовок справи (тому, частини) 

Дата справи (тому, частини) 

Строк зберігання справи (тому, частини) 

Кількість аркушів у справі (томі, частині) 

Примітка 


У цей розділ опису внесено ________ справ
                                                                                                                      (цифрами і літерами)
з N __________ до N __________, у тому числі:
літерні номери _
пропущені номери __________ 

Посада особи, яка склала опис 


(підпис) 

_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів) 

 

(підпис) 

 
_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

  

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК прокуратури
від __________ N ___________

Формат А4 

Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання 


 

Додаток 58
до п. 15.4.1 


___
(найменування прокуратури) 

Фонд N _ 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури 

ОПИС N
справ з особового складу
за __________ рік 

Підпис
Дата 

Розшифровка підпису 

  

Печатка прокуратури
із зазначенням
ідентифікаційного коду 


________
(назва розділу) 


N
з/п 

Індекс справи 

Заголовок справи (тому, частини) 

Дата справи (тому, частини) 

Строк зберігання справи (тому, частини) 

Кількість аркушів у справі (томі, частині) 

Примітка 


У цей розділ внесено _ справ
                                                                                                                 (цифрами і літерами)
з N ___________ до N ___________, у тому числі:
літерні номери ___________
пропущені номери ________ 

Посада особи, яка склала опис 


(підпис) 

_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

Керівник кадрового підрозділу 


(підпис) 

_______
(розшифровка підпису) 

Дата 

  

  

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
прокуратури 

від __ N _______ 

від __ N _______ 

  

Формат А4 


 

Додаток 59
до п. 16.5.9
до п. 17.4 


_____
         (найменування прокуратури)

                     АКТ
____ N _____
        (місце складання)
про вилучення справ (документів)
____
              (найменування судового
                 або слідчого органу,
                 його поштова адреса) 

 

Підстава _____
_

З якою метою вилучаються справи (документи) ________
_

Вилучаються такі справи (документи) з фонду N ________
(назва фонду) 


N
з/п 

Опис N 

Справа N (аркуші документів N) 

Заголовок справи (заголовки документів) 

Крайні дати справи (документів) 

Кількість аркушів у справі (документах) 

Примітка 


Справи (документи) видані в упорядкованому стані, з пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами. 

Посада керівника прокуратури, що видала справи (документи) 

Посада керівника судово-слідчого органу, що отримав справи (документи) 

Підпис 

Розшифровка підпису 

Підпис 

Розшифровка підпису 

Дата 

Дата 

Гербова печатка 

Гербова печатка 

Видав справи (документи) 

Отримав справи (документи) 

Підпис 

Розшифровка підпису 

Підпис 

Розшифровка підпису 

Дата 

Дата 

  

Формат А4 


 

Додаток 60
до п. 16.5.9 


ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника
установи-здавальника 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника
установи-приймальника 


          (підпис) 


        (підпис) 

_______
    (розшифровка підпису) 

_______
   (розшифровка підпису) 

Дата 

Дата 

Печатка установи із зазначенням
ідентифікаційного коду
(гербова печатка) 

Печатка установи
із зазначенням ідентифікаційного коду
(гербова печатка) 

АКТ
_________
             (місце складання)
        приймання-передавання
документів в архів іншої установи 

  

Підстава:
_
                                                               (зміст рішення, номер і повна назва фонду, що передається;
________ здав,
                                                          найменування та адреса архіву установи-здавальника)
а _____ прийняв документи
названого фонду і довідковий апарат до нього: 


N з/п 

Номер і назва описів 

Кількість примірників кожного опису 

Кількість справ 

Примітка 


Усього _______
                                                                                           (за графами 2 - 4) 

Передавання здійснив: 

Приймання здійснив: 

_____
(посад а, підпис, розшифровка підпису) 

____
(посада, підпис, розшифровка підпису) 

Дата 

Дата 

  

Формат А4 


 

Додаток 61
до п. 17.1 


ЗАМОВЛЕННЯ
на одержання архівних матеріалів N _____

Прошу видати у тимчасове користування наглядове провадження (справу) для відділу (управління)
________
                         (індекс відділу) 

_________
               (індекс області) 

__
(номер н/п, справи) 

_
                                                                                           (заголовок справи, прізвище)
_
                                                                              (мета роботи з документами) 

Спеціаліст відділу (управління) 


(підпис) 

_______
(прізвище) 

Дата 

  

  

  

  

Формат А5 


 

Додаток 62
до п. 17.1 


КНИГА
обліку наглядових проваджень (справ), що видаються у тимчасове користування структурним підрозділам

N
з/п 

Номер н/п, (справи) 

Заголовок н/п (справи) 

Індекс структурного підрозділу, до якого видано н/п (справа) 

Підпис працівника, який одержав н/п (справу), дата 

Відмітка про повернення н/п (справи), дата 

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 63
до п. 18.1.8 


КНИГА
обліку бланків

НАДХОДЖЕННЯ 

Дата надходження 

Номер супровідного листа 

Звідки надійшли 

Кількість примірників 

Серія і номери бланків 

  

  

  

  

  


Формат А4

ВИДАЧА 

Дата видачі бланків 

Дата і номер документа 

Кому видано 

Кількість примірників 

Серія і номери 

Розписка про бланків 

Примітка (відмітка отримання знищення) 

Найменування підрозділу 

Прізвище та ініціали отримувача 

  

  

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 64
до п. 18.2.4 


ПЕРЕЛІК
документів, які посвідчуються гербовою печаткою в органах прокуратури України

1. Оригінали підписаних керівниками прокуратури та їх заступниками організаційно-розпорядчих та інших документів, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей; виданих спільно з іншими органами та установами актів нормативного характеру; договори, посвідчення, доручення.

2. Процесуальні документи: подання до суду про обрання обвинуваченому (підозрюваному) міри запобіжного заходу; про продовження обвинуваченому строків тримання під вартою; про надання згоди на проведення обшуку житла чи іншого володіння особи; про проведення огляду житла чи іншого володіння особи; подання до суду про проведення примусової виїмки із житла чи іншого володіння особи, а також виїмки документів виконавчого провадження, про накладення арешту на кореспонденцію чи зняття інформації з каналів зв'язку; про проведення огляду і виїмки кореспонденції; про розкриття банківської таємниці та проведення виїмки документів, які становлять банківську таємницю; постанови про проведення обшуку приміщень; етапування засудженого з місць відбування покарань до СІЗО або обвинуваченого із одного СІЗО в інше; протокол про затримання особи в порядку ст. 115 Кримінально-процесуального кодексу України, постанова про звільнення із Генеральної прокуратури України.

3. Листи (вимоги) у слідчі ізолятори про конвоювання затриманих та арештованих з ізоляторів тимчасового тримання та слідчих ізоляторів до слідчих у приміщення прокуратури для виконання слідчих дій; видачу їх у слідчі кімнати в межах слідчих ізоляторів; дозволи на побачення із арештованими їх захисників, родичів та інших громадян на зустріч із підслідними, взятими під варту.

4. Копії вилучених слідчими документів, що надаються власнику чи іншим особам, які згідно із законодавством мають право користування цими документами (відповідно до вимог ст. 186 КПК України (у редакції Закону України від 25.12.2008 N 807-VI).

5. Довідки органів прокуратури України про реабілітацію, визнання потерпілим(и) від політичних репресій.

6. Банківські та інші фінансові документи.

7. Службові посвідчення, посвідчення про нагородження відзнаками Генерального прокурора України.

8. Посвідчення про відрядження (для засвідчення підпису керівника прокуратури).

9. Запити про видачу осіб, правову допомогу у кримінальних справах, здійснення кримінального переслідування, а також долучені до них інші матеріали, які направляються до іноземних держав.

10. Матеріали, які надсилаються до Міністерства закордонних справ України для оформлення виїзду працівників органів прокуратури за кордон у службові відрядження.

11. Доручення працівникам прокуратури про право здійснення фінансово-господарських операцій, представництво інтересів прокуратури у судах за позовами до прокуратури.

12. Характеристики на працівників прокуратури, які надаються в інші відомства.

13. Акти про приймання-передавання справ, документів і майна прокуратури.

14. Акти приймання-передавання документів на державне зберігання.

15. Описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу.

16. Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

17. Банківські доручення, заяви на здавання валюти, картки зі зразками підписів і печаток, довідки про розмір заробітної плати.

В інших необхідних випадках гербова печатка проставляється на документах за рішенням Генерального прокурора України або його заступників, прокурора обласного, районного рівня.

 

Додаток 65
до п. 18.2.7 


ПЕРЕЛІК
печаток і штампів у Генеральній прокуратурі України

I. Головне управління представництва в суді, захисту інтересів громадян та держави при виконанні судових рішень:

1) печатка

"Генеральна прокуратура України. Головне управління представництва в суді, захисту інтересів громадян та держави при виконанні судових рішень ДЛЯ КОПІЙ";

"Для пакетів".

2) штамп

"Згідно з оригіналом ";

3) штамп

"Для кореспонденції, що надсилається до суду, сторонам у справі дата Генеральна прокуратура України".

II. Управління з розслідування особливо важливих справ

1) печатка

"Генеральна прокуратура України Слідча група N __".

III. Головне управління кадрового забезпечення:

1) кругла печатка

з відображенням Державного Герба України "Генеральна прокуратура України. Управління кадрів";

2) кругла печатка

"Генеральна прокуратура України. Управління кадрів".

3) мала кругла печатка

з відображенням Державного Герба України "Генеральна прокуратура України".

4) штамп

"Вірно: Ст. прокурор управління кадрів Генеральної прокуратури України".

5) штамп

"Вірно: Ст. інспектор управління кадрів Генеральної прокуратури України"

IV. Головне управління організаційного та правового забезпечення:

1) штамп

"Генеральна прокуратура України. Контроль"

"Особливий контроль".

V. Головне управління забезпечення діяльності органів прокуратури:

1) печатка

"Генеральна прокуратура України Управління справами";

VI. Управління документального забезпечення:

1) печатка

"Генеральна прокуратура України Київ";

Секретаріат "Для пакетів";

2) штамп

"Генеральна прокуратура України вул. Різницька 13/15, м. Київ-11, 01011 Генеральная прокуратура Украины ул. Резницкая 13/15, м. Киев-11, 01011";

3) штамп

"Сектор відправлення вихідної кореспонденції дата Генеральна прокуратура України";

4) штамп

"Сектор реєстрації вхідної кореспонденції дата Генеральна прокуратура України";

5) штамп

"Службове";

6) штамп

"Недозволених вкладень немає".

7) штамп

"Генеральна прокуратура України "дата" "час" "Підпис".

VII. Міжнародно-правове управління

1) печатка "Генеральна прокуратура України" Prosecutor General's Offise of Ukraine".

VIII. Відділ фінансування та бухгалтерського обліку

1) печатка

"Генеральна прокуратура України Для відряджень";

2) штамп

"Генеральна прокуратура України"

3) штамп

"Оплачено"

4) штамп

"Сплачено"

5) кутовий штамп

"Генеральна прокуратура України дата N 252, м. Київ-11, Різницька, 13/15".

IX. Управління розгляду звернень та прийому громадян:

1) штамп

"Контроль".

X. Перший відділ:

1) велика кругла печатка

з відображенням Державного герба України "Генеральна прокуратура України";

2) печатка

"Генеральна прокуратура України. Перший відділ"

3) печатка

"Генеральна прокуратура України. Перший відділ. Для пакетів"

4) штамп

"Генеральна прокуратура України. Перший відділ. Вхідний N____";

5) штамп

"Генеральна прокуратура України. Перший відділ. До вхід. N ___";

6) штамп

"Підлягає поверненню в Перший відділ";

7) штамп

"Генеральна прокуратура України м. Київ, вул. Різницька, 13/15".

 

Додаток 66
до п. 18.2.9
п. 18.2.11 


КНИГА
обліку печаток і штампів прокуратури

_____
(найменування прокуратури) 


N
з/п 

Дата виготовлення 

Ким виготовлено 

Відбитки печаток, штампів 

Найменування підрозділу, якому передано у користування печатки, штампи 

Прізвище та ініціали відповідної особи 

Дата і підпис про отримання 

Дата списання (знищення) 

Примітка 

  

  

  

  

  

  

  

  

  


Формат А4

 

Додаток 67
до п. 19.2 


ЗВЕДЕННЯ
про обіг документів в управлінні (відділі) за ___________ 20__ р.

N
з/п 

ВИД ДОКУМЕНТА 

Загальна кількість документів 

(Таблиця містить дані від першого до останнього числа місяця) 

Разом 

1. 

Вхідні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.1 

Звернення громадян та юридичних осіб 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.2 

Запити, листи та звернення народних депутатів України 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.3 

Інформації за результатами розгляду звернень громадян, юридичних осіб та народних депутатів України, матеріали перевірок до них 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.4 

Інформації за результатами виконання рішень колегій, завдань і доручень та матеріали перевірок до них, організаційно- розпорядчі документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.5 

Листування з установами, організаціями та органами державної влади з питань прокурорської діяльності 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.6 

Кримінальні справи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.7 

Матеріали про відмову в порушенні к/с 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.8 

Особові справи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.9 

Наглядові провадження 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.10 

Спецповідомлення 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.11 

Документи з грифом "Для службового користування" 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2. 

Внутрішні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.1 

Накази 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.2 

Розпорядження 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.3 

Вказівки 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.4 

Завдання 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.5 

Доповідні записки, узагальнення 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.6 

Рапорти 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.7 

Інші внутрішні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3. 

Вихідні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.1 

Відповіді на звернення громадян та юридичних осіб 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.2 

Відповіді на запити та звернення народних депутатів 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.3 

Листи доручення щодо розгляду звернень громадян, юридичних осіб та народних депутатів 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.4 

Завдання та доручення, направлені до підпорядкованих прокуратур з інших питань 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.5 

Листування з установами, організаціями та органами державної влади з питань прокурорської діяльності 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.6 

Інформаційні листи (орієнтовного характеру) 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.7 

Кримінальні справи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.8 

Наглядові провадження 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.9 

Матеріали про відмову в порушенні к/с 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.10 

Документи з грифом "Для службового користування" 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.11 

Інші вихідні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

РАЗОМ: 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  


Відповідальний 

 
(підпис) 


Формат А4

 

Додаток 68
до п. 19.2 


ЗВЕДЕННЯ
про обіг документів в управлінні (відділі) ____ за _ 20__ р.

N
з/п 

ВИД ДОКУМЕНТА 

Загальна кількість документів 

1. 

Вхідні документи 

  

1.1 

Звернення громадян та юридичних осіб 

  

1.2 

Запити, листи та звернення народних депутатів України 

  

1.3 

Інформації за результатами розгляду звернень громадян, юридичних осіб та народних депутатів України, матеріали перевірок до них 

  

1.4 

Інформації за результатами виконання рішень колегій, завдань і доручень та матеріали перевірок до них, організаційно-розпорядчі документи 

  

1.5 

Листування з установами, організаціями та органами державної влади з питань прокурорської діяльності 

  

1.6 

Кримінальні справи 

  

1.7 

Матеріали про відмову в порушенні к/с 

  

1.8 

Особові справи 

  

1.9 

Наглядові провадження 

  

1.10 

Спецповідомлення 

  

1.11 

Документи з грифом "Для службового користування" 

  

2. 

Внутрішні документи 

  

2.1 

Накази 

  

2.2 

Розпорядження 

  

2.3 

Вказівки 

  

2.4 

Завдання 

  

2.5 

Доповідні записки, узагальнення 

  

2.6 

Рапорти 

  

2.7 

Інші внутрішні документи 

  

3. 

Вихідні документи 

  

3.1 

Відповіді на звернення 

  

  

громадян та юридичних осіб 

  

3.2 

Відповіді на запити та звернення народних депутатів 

  

3.3 

Листи доручення щодо розгляду звернень громадян, юридичних осіб та народних депутатів 

  

3.4 

Завдання та доручення, направлені до підпорядкованих прокуратур з інших питань 

  

3.5 

Листування з установами, організаціями та органами державної влади з питань прокурорської діяльності 

  

3.6 

Інформаційні листи (орієнтовного характеру) 

  

3.7 

Кримінальні справи 

  

3.8 

Наглядові провадження 

  

3.9 

Матеріали про відмову в порушенні к/с 

  

3.10 

Документи з грифом "Для службового користування" 

  

3.11 

Інші вихідні документи 

  

РАЗОМ: 

  

  


Відповідальний 

 
(підпис) 


Формат А4

Додаток 69
до п. 19.2 


ЗВЕДЕННЯ
про обіг документів в
_________
(назва прокуратури)
за __ 20__ р.
(місяць, півріччя, рік)

N
з/п 

ВИД ДОКУМЕНТА 

Загальна кількість документів 

(Індекси структурних підрозділів) 

Разом 

1. 

Вхідні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.1 

Звернення громадян та юридичних осіб 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.2 

Запити, листи та звернення народних депутатів України 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.3 

Інформації за результатами розгляду звернень громадян, юридичних осіб та народних депутатів України, матеріали перевірок до них 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.4 

Інформації за результатами виконання рішень колегій, завдань і доручень та матеріали перевірок до них, організаційно-розпорядчі документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.5 

Листування з установами, організаціями та органами державної влади з питань прокурорської діяльності 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.6 

Кримінальні справи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.7 

Матеріали про відмову в порушенні к/с 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.8 

Особові справи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.9 

Наглядові провадження 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.10 

Спецповідомлення 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1.11 

Документи з грифом "Для службового користування" 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2. 

Внутрішні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.1 

Накази 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.2 

Розпорядження 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.3 

Вказівки 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.4 

Завдання 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.5 

Доповідні записки, узагальнення 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.6 

Рапорти 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2.7 

Інші внутрішні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3. 

Вихідні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.1 

Відповіді на звернення громадян та юридичних осіб 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.2 

Відповіді на запити та звернення народних депутатів 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.3 

Листи доручення щодо розгляду звернень громадян, юридичних осіб та народних депутатів 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.4 

Завдання та доручення, направлені до підпорядкованих прокуратур з інших питань 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.5 

Листування з установами, організаціями та органами державної влади з питань прокурорської діяльності 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.6 

Інформаційні листи(орієнтовного характеру) 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.7 

Кримінальні справи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.8 

Наглядові провадження 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.9 

Матеріали про відмову в порушенні к/с 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.10 

Документи з грифом "Для службового користування" 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3.11 

Інші вихідні документи 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

РАЗОМ: 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  


Керівник служби діловодства
                         (підпис) 


Формат А4

 




 
 
Copyright © 2003-2019 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали