Шановні партнери! Всі ціни, інформація про наявність та терміни доставки документів актуальні.


Додаткова копія: Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Державному агентстві рибного господарства України та його територіальних органах

МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ

НАКАЗ

23.07.2019

м. Київ

N 404

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
14 серпня 2019 р. за N 923/33894

Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Державному агентстві рибного господарства України та його територіальних органах

Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Державного агентства рибного господарства України та його територіальних органів

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Державному агентстві рибного господарства України та його територіальних органах, що додається.

2. Департаменту аграрної політики та сільського господарства забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому законодавством порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра В. Топчія.

 

В. о. Міністра

О. Трофімцева

ПОГОДЖЕНО:

 

Голова Державного агентства
рибного господарства України

Я. С. Бєлов

В. о. Голови Державного
агентства з питань електронного
урядування України

О. Вискуб

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства аграрної політики та продовольства України
23 липня 2019 року N 404

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 серпня 2019 р. за N 923/33894

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян у Державному агентстві рибного господарства України та його територіальних органах

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Держрибагентстві та його територіальних органах.

2. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян" (далі - Закон).

3. Розгляд звернень громадян у Держрибагентстві та його територіальних органах є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі та оскарження дій посадових осіб Держрибагентства та його територіальних органів.

4. У роботі зі зверненнями громадян забезпечується кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний розгляд з метою оперативного вирішення порушених у них питань.

5. Держрибагентству та його територіальним органам заборонено відмовляти у прийнятті та розгляді звернень громадян з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

Особи, які не є громадянами України і законно перебувають на її території, мають таке саме право на подання звернень до Держрибагентства та його територіальних органів, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, у Держрибагентстві та його територіальних органах визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась(ись) до Держрибагентства або його територіальних органів з певним питанням.

Повторні - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше звернення не вирішено або вирішено по суті, чи вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв'язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалась;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб).

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Держрибагентства або його територіальних органів.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держрибагентства або його територіальних органів з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надано, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

8. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

9. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення громадянин викладає на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв'язку через "гарячу" телефонну лінію Держрибагентства, яке записує (реєструє) посадова особа.

Основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Держрибагентстві визначено Порядком організації та проведення особистого прийому громадян у Державному агентстві рибного господарства України, затвердженим наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 17 грудня 2015 року N 483 (Порядок N 483), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 31 грудня 2015 року за N 1661/28106.

Механізм прийому, розгляду та надання відповідей на звернення, що надходять на "гарячу" телефонну лінію Держрибагентства, визначено Порядком роботи "гарячої" телефонної лінії Державного агентства рибного господарства України, затвердженим наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 08 жовтня 2015 року N 382 (Порядок N 382), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23 жовтня 2015 року за N 1289/27734.

Письмове звернення до Держрибагентства або його територіальних органів надсилається поштою або передається громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої підтверджено відповідно до законодавства України. Письмове звернення також може надсилатись із використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку (електронне звернення).

10. Організацію діловодства за зверненнями громадян у Держрибагентстві забезпечує Голова Держрибагентства, а в територіальних органах Держрибагентства - керівник територіального органу.

Ведення діловодства за зверненнями громадян у Держрибагентстві та його територіальних органах покладається на структурний підрозділ (відповідальну особу), до компетенції якого (якої) належать питання діловодства за зверненнями громадян (далі - відповідальний структурний підрозділ (відповідальна особа)). Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства.

11. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх структурних підрозділів Держрибагентства та його територіальних органів.

II. Організація роботи з питань приймання, попереднього опрацювання та реєстрації звернень громадян

1. Звернення громадян надсилаються до Держрибагентства або його територіальних органів поштою, з використанням мережі Інтернет, інших засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем, передаються громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлено відповідно до законодавства України, через скриньку "Для звернень громадян" або подаються на особистому прийомі громадян.

2. Скринька "Для звернень громадян" розміщується у приміщенні Держрибагентства та його територіальних органів у доступному для громадян місці.

Кореспонденція зі скриньки вилучається щодня, крім вихідних і святкових днів, о 12:00 та 16:00 працівниками відповідального структурного підрозділу (відповідальною особою) Держрибагентства або його територіального органу.

3. Електронні звернення громадян надсилаються на визначену Держрибагентством або його територіальними органами і розміщену на їх офіційних веб-сайтах електронну адресу (далі - електронна адреса).

Датою подання електронного звернення є дата його надходження на електронну адресу. Якщо електронне звернення надійшло на електронну адресу у неробочий день або час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

В електронному зверненні зазначається електронна поштова адреса, на яку заявнику буде надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

4. Усі звернення громадян, подані у встановленому законодавством порядку, підлягають попередньому розгляду.

5. Попередній розгляд звернень громадян у Держрибагентстві та його територіальних органах здійснюється з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

повноти дотримання вимог до оформлення звернень громадян, що визначені статтею 5 Закону;

ознак надходження та виду звернень громадян;

суті та стислого змісту звернень громадян;

належності порушених питань до повноважень Держрибагентства або його територіальних органів;

звернень громадян, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності усіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності підпису особи, яка подала звернення, та дати його подання;

строків виконання звернень громадян.

6. Конверти, у яких надійшли письмові звернення громадян, передаються для опрацювання разом з такими зверненнями. Якщо у поштовому конверті надійшло декілька звернень від одного або кількох заявників, виготовляється ксерокопія конверта, яка додається до кожного звернення.

7. Звернення громадян, що надійшли до Держрибагентства та його територіальних органів, оформлюються відповідно до вимог статті 5 Закону. У такому зверненні громадянина зазначаються його прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, контактні дані, викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмові та електронні звернення викладаються прийнятною для обох сторін мовою, у друкованій або письмовій формі, підписуються громадянином (групою осіб) із зазначенням дати.

Звернення громадян, оформлені без дотримання ними зазначених вимог, повертаються Держрибагентством або його територіальними органами з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня їх надходження. Копії такого звернення та відповідного роз'яснення зберігаються у відповідальному структурному підрозділі (відповідальної особи) Держрибагентства або його територіального органу.

8. Якщо немає додатків, зазначених у зверненнях громадян, або окремих аркушів, складається акт про повернення документів у двох примірниках, один з яких надсилається заявнику, а другий зберігається у відповідальному структурному підрозділі (відповідальної особи) Держрибагентства або його територіального органу.

9. Якщо питання, порушені у зверненні громадянина, не належать до компетенції Держрибагентства або його територіальних органів, таке звернення у строк не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той самий строк повертається особі, яка його подала з відповідними роз'ясненнями.

10. Заборонено направляти скарги для розгляду тим державним органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

11. Письмові звернення, направлені до Держрибагентства або його територіальних органів без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, з яких не можна встановити авторство, визнаються анонімними і розгляду не підлягають.

12. Повторні звернення від того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті, а також звернення, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, розгляду не підлягають.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівництво Держрибагентства або його територіальних органів, про що повідомляють особу, яка подала звернення.

13. Якщо у повторному зверненні разом з питаннями, що вже розглядались і на які було надано вичерпну відповідь або за якими прийнято відповідне рішення, зазначено інше питання чи нові факти, звернення не є повторним і розглядається у встановленому законодавством порядку.

14. Попередній розгляд звернень громадян, їх реєстрація та встановлення строків виконання (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються у день їх надходження до відповідального структурного підрозділу (відповідальної особи) Держрибагентства або його територіальних органів.

15. Усі звернення громадян підлягають реєстрації відповідальним структурним підрозділом (відповідальною особою) Держрибагентства або його територіальних органів після їх попереднього розгляду.

16. Реєстрація письмових (електронних) звернень громадян в Держрибагентстві та його територіальних органах здійснюється з використанням системи електронного документообігу "АСКОД" (далі - СЕД) у підсистемі "Звернення громадян" шляхом прямого введення до реєстраційної моніторингової картки (далі - РМК) таких елементів: прізвище, ініціали автора, адреса, дата надходження, вид звернення, категорія та соціальний стан заявника, звідки одержано, дата, індекс, форма надходження, тип звернення, ознака повторності, стислий зміст, зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, відповідальний виконавець, строк виконання, прийняті рішення, вихідні дата та реєстраційний номер, зміст документа, дата зняття з контролю.

Склад зазначених елементів за потреби може бути доповнено.

17. Усі звернення громадян, що надходять до Держрибагентства або його територіальних органів, підлягають обов'язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року N 858.

18. Кожному зверненню громадянина встановлюються відповідний реєстраційний індекс, який починається кожного року з першого номера, та дата реєстрації.

Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов'язкові частини:

перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, якщо звернення колективне, перша частина індексу має містити позначку "КО". У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним реєстраційний індекс має містити позначку "А";

друга частина - порядковий реєстраційний номер, що формується СЕД під час реєстрації звернення громадянина.

Реєстраційний індекс і дата реєстрації проставляються на зверненні у вигляді реєстраційного штампа в нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.

19. Для повторних, дублетних, неодноразових звернень у графі РМК "Попередні звернення" автоматично здійснюється приєднання реквізитів попереднього звернення (реєстраційний індекс, дата).

20. Під час реєстрації повторного, дублетного, неодноразового, масового звернень у відповідній графі РМК "Ознака повторності" зазначається "Повторне", "Дублетне", "Неодноразове", "Масове".

21. Під час реєстрації звернень, що надійшли під час особистого прийому громадян, до РМК вноситься відповідна інформація про спосіб отримання документа.

22. Звернення, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", реєструються відповідно до вимог цієї Інструкції.

III. Порядок розгляду звернень громадян

1. Звернення громадян, що надійшли до Держрибагентства або його територіальних органів від Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", розглядає Голова Держрибагентства або керівник територіального органу Держрибагентства особисто.

Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються першочергово.

2. Відповідальний структурний підрозділ (відповідальна особа) після попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян скеровує їх керівництву Держрибагентства або територіального органу для визначення виконавця.

3. Звернення громадян, розглянуті керівництвом Держрибагентства або його територіального органу, повертаються з відповідною резолюцією до відповідального структурного підрозділу (відповідальної особи) Держрибагентства або його територіального органу для передання на виконання визначеним у резолюції посадовим особам.

4. Виконання звернень громадян забезпечують посадові особи, зазначені у резолюції керівництва Держрибагентства або його територіального органу, а також працівники, яким безпосередньо доручено їх виконання.

Звернення громадян, виконавцями яких є декілька структурних підрозділів, передаються посадовій особі, визначеній у резолюції першою (далі - головний виконавець), для організації роботи співвиконавців, визначення строків подання ними пропозицій, підготовки спільного проекту відповіді тощо.

Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного на виконання завдання.

5. Передання звернень на виконання з одного структурного підрозділу до іншого здійснюється за рішенням керівництва Держрибагентства або його територіального органу, прийнятого на підставі вмотивованого звернення керівника структурного підрозділу, з обов'язковим повідомленням відповідального структурного підрозділу (відповідальної особи) про факт такого передання для внесення відповідної зміни до графи "Відповідальний виконавець" РМК.

6. Розгляд звернень громадян структурними підрозділами Держрибагентства або його територіального органу спрямовується на об'єктивне та своєчасне вирішення порушених заявниками питань, перевірку викладених фактів, прийняття рішення відповідно до чинного законодавства, забезпечення його виконання та інформування особи, яка подала таке звернення, про результати розгляду.

Дані про перебіг виконання звернень громадян, зміну строків їх виконання вносяться до СЕД уповноваженою посадовою особою відповідального структурного підрозділу (відповідальною особою) Держрибагентства або його територіального органу.

7. Якщо у зверненні разом з питаннями, що належать до компетенції Держрибагентства або його територіального органу, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, під час надання відповіді на таке звернення роз'яснюється порядок вирішення цих питань.

8. Відповідь за результатами розгляду звернень громадян обов'язково надається особі, яка подала таке звернення.

9. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення надсилається особі, яка першою підписала звернення, або адресу якої зазначено.

10. Розгляд звернень, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", відбувається відповідно до Порядку взаємодії органів виконавчої влади, Секретаріату Кабінету Міністрів України та державної установи "Урядовий контактний центр" із забезпечення оперативного реагування на звернення, які надходять на урядову "гарячу лінію", Єдиний веб-портал органів виконавчої влади та Урядову телефонну довідку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 2009 року N 898.

IV. Строки розгляду звернень громадян

1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня їх реєстрації. Датою виконання звернень громадян є дата реєстрації відповіді на них або дата надання вмотивованих роз'яснень особам, які подали звернення. Якщо останнім днем надання відповіді щодо розгляду звернення є неробочий день, останнім днем надання відповіді на звернення громадян вважається перший після нього робочий день.

2. Звернення громадян розглядаються Держрибагентством та його територіальними органами у строк не більше одного місяця з дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх надходження.

3. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання не можна, за рішенням керівництва Держрибагентства або його територіального органу встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі(ам), яка (які) подала(и) звернення, до завершення раніше визначеного строку виконання.

За потреби продовження строку виконання звернення керівник структурного підрозділу, відповідального за розгляд і виконання звернень, повинен звернутись із відповідною пропозицією до посадової особи, яка встановила строк.

4. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

5. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина строк розгляду звернення може бути скорочено.

V. Контроль за розглядом звернень громадян

1. Звернення громадян, що надходять на розгляд Держрибагентства та його територіальних органів, за винятком звернень, що не підлягають розгляду, ставить на контроль відповідальний структурний підрозділ (відповідальна особа) в СЕД, встановлюючи контрольні терміни.

Безпосередній контроль за виконанням звернень у структурних підрозділах здійснюють їх керівники та виконавці.

Відповідальний структурний підрозділ (відповідальна особа) Держрибагентства або його територіального органу здійснює контроль за розглядом звернень громадян у СЕД згідно зі строками виконання, зазначеними у графі "Термін виконання" РМК.

2. Звернення, на які надано попередні (проміжні) відповіді, з контролю не знімаються. Зняття з контролю доручень за зверненнями громадян проводиться тільки після надання вичерпної відповіді на порушені у зверненні питання.

3. Відмітку про зняття з контролю в СЕД здійснює працівник відповідального структурного підрозділу (відповідальна особа) Держрибагентства або його територіального органу.

4. У процесі розгляду та зняття з контролю звернень громадян працівник відповідального структурного підрозділу (відповідальна особа) Держрибагентства або його територіального органу оперативно вносить доповнення і зміни, що стосуються звернень (резолюції, прізвища виконавців, терміни виконання, дати зняття з контролю, відмітки про результати розгляду звернень тощо), до підсистеми "Звернення громадян" єдиної системи автоматизації документообігу СЕД, що відображається в РМК.

5. Оригінали звернень громадян та матеріали про їх виконання зберігаються у відповідальному структурному підрозділі (відповідальної особи) Держрибагентства або його територіального органу.

6. Схоронність справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян покладаються на відповідальний структурний підрозділ (відповідальну особу) Держрибагентства або його територіального органу.

7. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованому у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884.

VI. Аналіз та узагальнення інформації щодо стану роботи зі зверненнями громадян

1. Керівники структурних підрозділів Держрибагентства та його територіальних органів або за їх дорученням інші посадові особи з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи Держрибагентства та його територіальних органів зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати результати їх розгляду, враховувати в подальшій роботі викладені у зверненнях пропозиції та зауваження.

2. Довідку щодо роботи зі зверненнями громадян у Держрибагентстві щокварталу до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом, відповідальний структурний підрозділ надсилає до Кабінету Міністрів України.

 

Заступник директора Департаменту
аграрної політики та сільського
господарства

О. Альшанова




 
 
Copyright © 2003-2019 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали