Додаткова копія: Про затвердження положень про структурні підрозділи департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 18 березня 2019 року N 433

Про затвердження положень про структурні підрозділи департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів

Наказую:

1. Затвердити положення, що додаються, про такі структурні підрозділи департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів:

відділ попереднього розгляду кореспонденції;

відділ вхідної кореспонденції;

відділ вихідної кореспонденції та архіву;

сектор доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян;

сектор контролю за виконанням доручень органів державної влади.

2. Визнати такими, що втратили чинність:

наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 27.04.2016 N 744 "Про затвердження положень про структурні підрозділи у складі департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів";

наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 19.10.2016 N 1753 "Про затвердження положень про структурні підрозділи у складі управління документального забезпечення департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів" (Положення N 1753);

наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 01.08.2017 N 1148 "Про затвердження Положення про відділ вихідної кореспонденції та архіву у складі управління документального забезпечення департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів" (Положення N 1148);

пункти 1 і 2 змін, що вносяться до деяких наказів Міністерства економічного розвитку і торгівлі України, затверджених наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 02.08.2018 N 1073.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

Державний секретар Міністерства
економічного розвитку і торгівлі України

О. Ю. Перевезенцев

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України
18 березня 2019 року N 433

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ попереднього розгляду кореспонденції управління електронного документообігу департаменту розвитку інформаційно - комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів

1. Загальні положення

1.1. Відділ попереднього розгляду кореспонденції у складі управління електронного документообігу департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (далі - відділ) є структурним підрозділом апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (Положення N 240) та управління електронного документообігу, а також цим Положенням.

1.3. Чисельність відділу визначається відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.4. Співробітники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.5. Відділ у своїй роботі використовує круглі печатки з найменуванням Мінекономрозвитку "Для пакетів N 3, 4", "Для наказів" та прямокутний штамп "Міністерство економічного розвитку і торгівлі України Вх. N _______", відповідальність за зберігання та використання яких покладається на конкретну посадову особу відділу, та які видаються його працівникам для використання в роботі під розпис.

2. Завдання та функції відділу

2.1. Завданнями відділу є:

забезпечення приймання вхідної кореспонденції Мінекономрозвитку, у тому числі з грифом "Для службового користування" (далі - "ДСК");

здійснення попереднього розгляду та розподілу вхідної кореспонденції Мінекономрозвитку, у тому числі з грифом "ДСК";

забезпечення ведення діловодства та додержання вимог законодавства до роботи з документами з грифом "ДСК";

здійснення контролю за проходженням документів з грифом "ДСК".

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

бере участь у підготовці та опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та проектів наказів з питань, що належать до компетенції відділу, у тому числі щодо організації роботи з документами з грифом "ДСК";

бере участь у впровадженні та використанні електронного документообігу в Мінекономрозвитку;

забезпечує централізоване приймання, попередній розгляд та розподіл вхідної кореспонденції, у тому числі з грифом "ДСК";

розкриває конверти, відбирає конверти, що не підлягають розкриттю (такі, що містять пропозиції конкурсних торгів, що проводить Мінекономрозвитку або мають позначку "особисто");

перевіряє вхідні документи, у тому числі з грифом "ДСК", на відповідність вимогам діловодства, у разі виявлення порушень складає акти про повернення документів та забезпечує їх повернення в установленому порядку;

перевіряє комплектність документів, у тому числі з грифом "ДСК", та у разі виявлення відсутності додатків чи неповної їх кількості складає акти про інформування відправника щодо некомплектності документа;

забезпечує чітке ведення картотеки вхідної та внутрішньої кореспонденції з грифом "ДСК" та журналу реєстрації наказів з основної діяльності з грифом "ДСК";

надає довідки щодо проходження документів з грифом "ДСК" у Мінекономрозвитку;

готує інформацію про кількість вхідної та внутрішньої кореспонденції з грифом "ДСК";

бере участь у підготовці щомісячної інформаційно-аналітичної довідки щодо документообігу;

готує документи на здійснення доставки/вручення поштових відправлень та періодичних друкованих видань;

надає консультативну допомогу структурним підрозділам Мінекономрозвитку та органам виконавчої влади з питань, що належать до компетенції відділу;

вносить пропозиції щодо удосконалення роботи з документами обмеженого доступу в Мінекономрозвитку та автоматизованого ведення діловодства;

здійснює інші функції, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.

3. Права відділу

Відділ має право вносити пропозиції начальнику управління електронного документообігу щодо виконання завдань та функцій, покладених на відділ, а саме

щодо:

отримання інформації, документів і матеріалів від структурних підрозділів Мінекономрозвитку;

організації проведення нарад з питань, що належать до його компетенції;

участі в нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції відділу;

вимагання негайного одержання самостійними структурними підрозділами Мінекономрозвитку кореспонденції зі стислими строками виконання;

участі в перевірках стану діловодства документів з грифом "ДСК" у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та внесення пропозицій керівництву структурного підрозділу про необхідність усунення недоліків, виявлених під час перевірки;

взаємодії зі структурними підрозділами Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу.

4. Керівництво відділу

4.1. Відділ очолює заступник начальника управління - начальник відділу (далі - начальник відділу), якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади державний секретар Мінекономрозвитку.

4.2. Начальник відділу повинен мати ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років та вільно володіти державною мовою.

4.3. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований начальнику управління електронного документообігу.

4.4. Начальник відділу:

здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку, директора департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів та начальника управління електронного документообігу, несе відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

уживає заходів щодо збереження службової інформації у відділі;

забезпечує додержання співробітниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку;

визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки державних службовців та працівників відділу, підписує їх посадові інструкції;

забезпечує разом з департаментом персоналу роботу у відділі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації;

погоджує заяви про переведення, стажування, звільнення державних службовців і працівників відділу, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

погоджує подання, підготовлене департаментом персоналу, про присвоєння чергового рангу державним службовцям відділу;

здійснює в установленому порядку оцінювання результатів службової діяльності державних службовців відділу;

за дорученням керівництва Мінекономрозвитку, директора департаменту розвитку інформаційно - комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів та начальника управління електронного документообігу здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях з питань, що належать до компетенції відділу.

 

Заступник начальника управління
електронного документообігу -
начальник відділу попереднього
розгляду кореспонденції

Т. М. Чернова

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України
18 березня 2019 року N 433

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ вхідної кореспонденції управління електронного документообігу департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів

1. Загальні положення

1.1. Відділ вхідної кореспонденції у складі управління електронного документообігу департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів є структурним підрозділом апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положеннями про департамент розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (Положення N 240) та управління електронного документообігу, а також цим Положенням.

1.3. Чисельність відділу визначається відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.4. Співробітники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.5. Відділ у своїй роботі використовує прямокутний штамп "Міністерство економічного розвитку і торгівлі України Вх. N _____", відповідальність за зберігання і використання якого покладається на конкретну посадову особу відділу та який видається його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розписку.

2. Завдання та функції відділу

Завданнями відділу є:

забезпечення реєстрації, сканування вхідної кореспонденції Мінекономрозвитку;

формування бази даних електронних реєстраційних карток і сканованих текстів документів;

надання довідок кореспондентам щодо проходження вхідної кореспонденції в Мінекономрозвитку;

здійснення розгляду та передавання кореспонденції на первинний розгляд керівництву Мінекономрозвитку відповідно до розподілу обов'язків.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:

розгляд, реєстрацію та сканування в системі електронної взаємодії структурних підрозділів Мінекономрозвитку (далі - СЕВ Мінекономрозвитку) вхідної кореспонденції;

нанесення реєстраційного штрих-коду на всі зареєстровані в СЕВ Мінекономрозвитку документи, у разі неможливості нанесення штрих-коду на документ - проставлення прямокутного штампа;

сканування зареєстрованих документів у базу даних СЕВ Мінекономрозвитку, за винятком тих, що містять особисті дані;

передавання зареєстрованої вхідної кореспонденції в установленому порядку для підготовки проектів резолюцій керівництва Мінекономрозвитку;

здійснення розгляду документів, що направляються керівництву Мінекономрозвитку;

передавання документів, які потребують підготовку проектів резолюцій в письмовому вигляді, до керівництва Мінекономрозвитку;

участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Мінекономрозвитку;

участь у підготовці та опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та проектів наказів з питань, що належать до компетенції відділу;

надання методичної допомоги структурним підрозділам Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

унесення пропозицій щодо вдосконалення реєстрації вхідної кореспонденції в Мінекономрозвитку;

здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.

3. Права відділу

Відділ має право вносити пропозиції начальнику управління електронного документообігу щодо виконання завдань та функцій, покладених на відділ, а саме щодо:

отримання інформації, документів і матеріалів від структурних підрозділів Мінекономрозвитку, необхідних для виконання покладених на відділ завдань;

взаємодії зі структурними підрозділами Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

організації проведення нарад з питань, що належать до його компетенції;

участі у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції відділу.

4. Керівництво відділу

4.1. Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади державний секретар Мінекономрозвитку.

4.2. Начальник відділу повинен мати ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років та вільно володіти державною мовою.

4.3. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований начальнику управління електронного документообігу.

4.4. Начальник відділу:

здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку, директора департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів та начальника управління електронного документообігу, несе відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

уживає заходів щодо збереження службової інформації у відділі;

забезпечує додержання співробітниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку;

визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки державних службовців та працівників відділу, підписує їх посадові інструкції;

забезпечує разом з департаментом персоналу роботу у відділі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації;

погоджує заяви про переведення, стажування, звільнення державних службовців і працівників відділу, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

погоджує подання, підготовлене департаментом персоналу, про присвоєння чергового рангу державним службовцям відділу;

здійснює в установленому порядку оцінювання результатів службової діяльності державних службовців відділу;

за дорученням керівництва Мінекономрозвитку, директора департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів та начальника управління електронного документообігу здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях з питань, що належать до компетенції відділу.

 

Начальник відділу
вхідної кореспонденції

М. Ю. Шметан

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України
18 березня 2019 року N 433

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ вихідної кореспонденції та архіву управління електронного документообігу департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів

1. Загальні положення

1.1. Відділ вихідної кореспонденції та архіву (далі - відділ) є структурним підрозділом у складі управління електронного документообігу департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (Положення N 240), Положенням про управління електронного документообігу, а також цим Положенням.

1.3. Відділ у своїй роботі використовує печатки з найменуванням Мінекономрозвитку "Для пакетів", "Для телеграм", "Для документів", відповідальність за зберігання та використання яких покладається на конкретну посадову особу відділу та які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.

1.4. Чисельність відділу визначаються відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.5. Державні службовці та працівники відділу (далі - працівники) здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

2. Завдання та функції відділу

2.1. Завданнями відділу є:

2.1.1. Участь у реалізації державної політики з питань діловодства та архівної справи, у тому числі щодо роботи з документами, що містять інформацію обмеженого доступу з грифом "Для службового користування" (далі - документи з грифом "ДСК");

2.1.2. Установлення єдиного порядку роботи з вихідними документами в апараті Мінекономрозвитку із застосуванням системи електронної взаємодії структурних підрозділів Мінекономрозвитку (далі - АСКОД), а також щодо документів з грифом "ДСК";

2.1.3. Контроль за додержанням структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку вимог інструкцій з діловодства щодо оформлення вихідних документів з грифом "ДСК";

2.1.4 Контроль за умовами зберігання та правильністю формування структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку документів у справи;

2.1.5. Забезпечення реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції Мінекономрозвитку, у тому числі документів з грифом "ДСК", оцінка їх вартості з використанням маркувальної машини;

2.1.6. Забезпечення реєстрації та доведення організаційно-розпорядчої документації Мінекономрозвитку до структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку;

2.1.7. Приймання від структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку, зберігання архівних документів, у тому числі документів з грифом "ДСК", з різними матеріальними носіями інформації, ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України (далі - НАФ України), подання щороку відомостей про їх кількість Центральному державному архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України);

2.1.8. Формування зведеної номенклатури справ апарату Мінекономрозвитку, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

2.1.9. Складення підсумкового запису зведеної номенклатури справ;

2.1.10. Збереження архівного документаційного фонду Мінекономрозвитку, забезпечення користування ним, надання відповідно до вимог законодавства юридичним та фізичним особам архівних копій, витягів з документів;

2.1.11. Проведення попередньої експертизи цінності документів Мінекономрозвитку у складанні паперових та електронних проектів річних розділів описів справ постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, що не внесені до НАФ України, та направлення їх на розгляд членам комісії Мінекономрозвитку з проведення експертизи цінності документів, що створюються в його діяльності (далі - ЕК);

2.1.12. Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

2.1.13. Підготовка, транспортування та передавання документів НАФ України на папері на державне зберігання до ЦДАВО України;

2.1.14. Ведення документації ЕК;

2.1.15. Надання структурним підрозділам апарату Мінекономрозвитку консультативно-методичної допомоги з питань, віднесених до компетенції відділу;

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:

2.2.1. Підготовку та опрацювання проектів нормативно-правових актів з питань діловодства у частині щодо вихідних, у тому числі з грифом "ДСК", документів та архівної справи;

2.2.2. Підготовку проектів наказів з питань, що належать до компетенції відділу;

2.2.3. Розроблення проектів інструкції із загального діловодства та порядку роботи з документами з грифом "ДСК" у частині щодо вихідних документів, контроль за реалізацією відповідних її положень;

2.2.4. Надання методичної допомоги структурним підрозділам апарату Мінекономрозвитку в організації роботи з вихідними, у тому числі з грифом "ДСК", документами, підготовки їх до передавання на відомче зберігання;

2.2.5. Участь представників відділу в семінарах-практикумах з питань, що належать до компетенції відділу;

2.2.6. Погодження номенклатур справ структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку в частині визначення строків їх зберігання;

2.2.7. Участь у перевірках стану діловодства, у тому числі наявності та умов зберігання документів з грифом "ДСК", у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління;

2.2.8. Контроль за правильністю формування структурними підрозділами Мінекономрозвитку документів, у тому числі з грифом "ДСК", у справи, оформлення описів справ;

2.2.9. Відбір, облік, схоронність документів постійного, тривалого зберігання, з кадрових питань (особового складу), що створюються під час діяльності Мінекономрозвитку, для передавання на державне зберігання;

2.2.10. Ведення документації комісії Мінекономрозвитку з питань роботи із службовою інформацією, участь у формуванні переліку службової інформації Мінекономрозвитку;

2.2.11 Підготовку пропозицій щодо оновлення складу ЕК;

2.2.12. Приймання від структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку завершених у діловодстві справ, у тому числі з грифом "ДСК", постійного та тривалого зберігання, їх зберігання, користування;

2.2.13. Приймання у разі ліквідації підприємств, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку та у діяльності яких не створюються документи НАФ України, на зберігання їх архівних фондів та забезпечення користування ними;

2.2.14. Створення довідкового апарату архіву Мінекономрозвитку та складання історичної довідки;

2.2.15. Попередня експертиза цінності документів, у тому числі з грифом "ДСК", що перебувають на зберіганні в архіві, складення проектів річних розділів описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) та актів про вилучення для знищення документів, що не увійшли до НАФ України, подання їх на розгляд ЕК, на погодження ЕПК ЦДАВО України, а також комісії Мінекономрозвитку з питань роботи зі службовою інформацією проектів актів про зняття з документів грифу "ДСК";

2.2.16. Опрацювання надісланих на погодження проектів номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання підприємств, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку, та подання їх на розгляд ЕК;

2.2.17. Передавання справ на державне зберігання до ЦДАВО України;

2.2.18. Підготовка проектів договорів з питань, що належать до компетенції відділу;

2.2.19. Приймання, відправлення установам - учасникам системи електронної взаємодії органів виконавчої влади електронної вихідної кореспонденції через зазначений канал зв'язку, здійснивши попередню перевірку цілісності електронного документа та у разі необхідності їх сканування;

2.2.20. Визначення вартості поштових відправлень шляхом зважування. Маркування поштових відправлень, оформлення відповідних реєстрів та списків;

2.2.21. Звіряння щомісяця показників маркувальної машини;

2.2.22. Формування реєстрів для відправлення кореспонденції через службу фельдзв'язку, ведення їх обліку;

2.2.23. Доставляння вихідної кореспонденції, у тому числі цінної, рекомендованої, міжнародної та телеграм, до поштового відділення зв'язку N 8 у м. Києві, передавання її на відправлення;

2.2.24. Реєстрацію наказів Мінекономрозвитку з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, оформлення пакету документів, необхідних для подання наказів на державну реєстрацію;

2.2.25. Формування наказів Мінекономрозвитку з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань у справи згідно з номенклатурою справ відділу, зберігання та передавання в установленому порядку до архіву Мінекономрозвитку;

2.2.26. Формування щомісяця переліку наказів Мінекономрозвитку з метою дистанційної їх перевірки Мін'юстом;

2.2.27. Засвідчення копій документів та власноручних підписів посадових осіб на відповідних документах;

2.2.28. Здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.

3. Права відділу

Відділ має право:

3.1. Отримувати від структурних підрозділів інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань та функцій;

3.2. Повертати неправильно оформлені чи некомплектні документи структурним підрозділам для усунення недоліків;

3.3. Звертати увагу структурних підрозділів на неправильність оформлення реєстраційних карток вихідних документів, необхідність заповнення всіх їх полів, уносити відповідні до них корективи;

3.4. Відправляти кореспонденцію, що надійшла на відправлення після 13:00, датою наступного робочого дня;

3.5. Здійснювати вибіркову перевірку вкладень у конверти простої та рекомендованої та повну - цінної вихідної кореспонденції;

3.6. Вимагати від структурних підрозділів неухильного додержання номенклатури справ при формуванні проекту реєстраційної картки вихідного та внутрішнього документа, вносити корективи щодо номера справи, до якої долучається документ;

3.7. Повертати на доопрацювання структурним підрозділам неправильно сформовані справи;

3.8. Під час проведення перевірки стану діловодства отримувати необхідні матеріали, вносити пропозиції керівництву структурних підрозділів Мінекономрозвитку, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, про необхідність усунення недоліків, виявлених перевіркою;

3.9. Взаємодіяти з іншими структурними підрозділами Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

3.10. За дорученням керівництва Мінекономрозвитку, департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів, управління електронного документообігу брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції відділу;

3.11. Ініціювати скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу.

3.12. Вимагати належного технічного забезпечення роботи відділу.

4. Керівництво відділу

4.1. Відділ очолює заступник начальника управління - начальник відділу, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади державний секретар Мінекономрозвитку.

Заступник начальника управління - начальник відділу має заступника начальника відділу, який у разі відсутності начальника відділу виконує його обов'язки. Посадові обов'язки заступника начальника відділу визначаються відповідною посадовою інструкцією.

4.2. Заступник начальника управління - начальник відділу повинен мати ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорії "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування чи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років та вільно володіти державною мовою.

Заступник начальника управління - начальник відділу підпорядкований безпосередньо начальнику управління електронного документообігу.

4.3. Заступник начальника управління - начальник відділу:

4.3.1. Здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та функцій, визначених цим Положенням;

4.3.2. Організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку, директора департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів, начальника управління електронного документообігу, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

4.3.3. Забезпечує в межах компетенції виконання вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає заходів щодо збереження службової інформації у відділі;

4.3.4. Контролює додержання працівниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку, інструкцій з охорони праці;

4.3.5. Визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників відділу, підписує їх посадові інструкції;

4.3.6. Забезпечує разом з департаментом персоналу роботу у відділі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації;

4.3.7. Погоджує заяви про переведення, стажування та звільнення працівників відділу, а також про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

4.3.8. Погоджує подання, підготовлене департаментом персоналу, про присвоєння чергового рангу державним службовцям відділу;

4.3.9. Здійснює в установленому порядку оцінювання результатів службової діяльності державних службовців відділу;

4.3.10. За дорученням керівництва Мінекономрозвитку, директора департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів, начальника управління електронного документообігу здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях з питань, що належать до компетенції відділу.

 

Заступник начальника управління -
начальник відділу вихідної
кореспонденції та архіву

К. М. Бідна

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України
18 березня 2019 року N 433

ПОЛОЖЕННЯ
про сектор доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів

1. Загальні положення

1.1. Сектор доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян у складі департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (далі - сектор) є структурним підрозділом апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (Положення N 240) (далі - департамент), а також цим Положенням.

1.3. Чисельність сектору визначається відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.4. Співробітники сектору здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

2. Завдання та функції сектору

2.1. Завданнями сектору є:

забезпечення реалізації державної політики щодо конституційного права громадянина на звернення до Мінекономрозвитку;

координація роботи Міністерства економічного розвитку і торгівлі України з виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" (Закон N 2939-VI);

координація роботи структурних підрозділів Міністерства з питань розгляду звернень громадян;

організація особистого прийому громадян Першим віце-прем'єр-міністром - Міністром економічного розвитку і торгівлі України (далі - Міністр) через приймальню громадян Кабінету Міністрів України, згідно з Порядком організації та проведення особистого прийому громадян у Кабінеті Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2010 N 924.

2.2. Сектор відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє та бере участь в опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань забезпечення реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права участі в управлінні державними і громадськими справами; права на отримання інформації;

проводить щоденний моніторинг запитів на публічну інформацію та результатів їх розгляду в установлений строк;

забезпечує оприлюднення на офіційному веб-сайті Мінекономрозвитку звітів щодо розгляду звернень громадян; щодо задоволення запитів на публічну інформацію та форми запитів на публічну інформацію;

забезпечує моніторинг розгляду звернень громадян у визначений законодавством термін;

організовує в установленому порядку взаємодію із державною установою "Урядовий контактний центр";

забезпечує інформаційну підтримку рубрик "Доступ до публічної інформації", "Звернення громадян" і "Зворотний зв'язок" на офіційному веб-сайті Мінекономрозвитку;

здійснює моніторинг щодо оперативного надання письмових відповідей, які готують структурні підрозділи Мінекономрозвитку, на звернення громадян, підприємств, установ та організацій, суб'єктів підприємницької діяльності, органів місцевого самоврядування, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр";

проводить аналіз звернень громадян та подає інформацію про стан організації роботи зі зверненнями громадян у Мінекономрозвитку та вжиті заходи, спрямовані на забезпечення гарантування реалізації конституційного права громадян на звернення Секретаріату Кабінету Міністрів України та Адміністрації Президента України для доповіді Президенту України за відповідний період;

забезпечує розроблення та здійснення заходів щодо вдосконалення розгляду звернень громадян у Мінекономрозвитку;

проводить аналіз запитів на публічну інформації та подає звітність у формі анкети Секретаріату Кабінету Міністрів України;

організовує роботу громадської приймальні Мінекономрозвитку (одержання від відповідних структурних підрозділів інформаційно-аналітичних матеріалів з питань соціально-економічного розвитку країни, розміщення їх на стенді в громадській приймальні та періодичне оновлення інформації на стенді; прийом громадян працівниками сектору; залучення в разі необхідності до прийому фахівців структурних підрозділів Мінекономрозвитку з питань, що належать до їх компетенції; прийом письмових звернень від громадян з питань, що належать до компетенції Мінекономрозвитку; ведення журналу обліку звернень громадян у громадській приймальні Мінекономрозвитку);

забезпечує щоденне функціонування телефону довіри та щосереди - "гарячої" телефонної лінії Мінекономрозвитку, ведення журналу обліку дзвінків громадян;

здійснює організаційне забезпечення особистого прийому громадян Міністром у громадській приймальні Кабінету Міністрів України;

здійснює організаційне забезпечення особистого прийому громадян першим заступником Міністра, державним секретарем Міністерства, заступником Міністра - Торговим представником України та заступником Міністра у своїх приймальнях (складання та погодження із зазначеними посадовими особами Мінекономрозвитку графіку прийому громадян, забезпечення приймалень журналами обліку особистого прийому);

організовує проведення та забезпечує участь представників Мінекономрозвитку в роботі прямої телефонної лінії Кабінету Міністрів України відповідно до графіку участі членів Уряду, керівників інших центральних органів виконавчої влади в роботі прямої телефонної лінії Кабінету Міністрів України, затвердженого в установленому порядку;

працює з документами з грифом "ДСК";

забезпечує надання структурним підрозділам Мінекономрозвитку методичної та консультативної допомоги з питань, що належать до компетенції сектору.

3. Права сектору

Сектор для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:

отримувати інформацію, документи та матеріали від структурних підрозділів Мінекономрозвитку;

ініціювати скликання нарад, утворення робочих груп з питань, що належать до його компетенції;

за дорученням керівництва департаменту брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції сектору;

залучати фахівців структурних підрозділів Мінекономрозвитку з питань, що належать до їх компетенції, до спільного виконання покладених на сектор завдань;

використовувати для виконання службових завдань телефонний зв'язок (включаючи міжміський), існуючі комп'ютерні мережі (включаючи Інтернет), іншу оргтехніку Мінекономрозвитку, засоби поштових, кур'єрських та інших функціональних служб і підрозділів.

4. Керівництво сектору

4.1. Сектор очолює завідувач сектору доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян (далі - завідувач сектору), якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади державний секретар Мінекономрозвитку.

4.2. Завідувач сектору повинен мати ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років та вільно володіти державною мовою.

4.3. Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований директору департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (далі - директор департаменту).

4.4. Завідувач сектору:

здійснює керівництво роботою сектору і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку, директора департаменту, несе відповідальність за стан виконавської дисципліни у секторі;

уживає заходів щодо збереження службової інформації у секторі;

забезпечує додержання співробітниками сектору правил внутрішнього службового розпорядку; пожежної безпеки, утримання та експлуатації засобів пожежного захисту;

визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки державних службовців сектору, підписує їх посадові інструкції;

забезпечує разом з департаментом персоналу роботу у секторі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації;

погоджує заяви про переведення, стажування, звільнення працівників сектору, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

погоджує подання, підготовлене департаментом персоналу, про присвоєння чергового рангу державним службовцям, які знаходяться у його безпосередньому підпорядкуванні;

здійснює в установленому порядку оцінювання результатів службової діяльності державних службовців сектору;

за дорученням керівництва Мінекономрозвитку, директора департаменту здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях з питань, що належать до компетенції сектору.

4.5. Завідувач сектору має право підпису документів з питань, що належать до компетенції сектору, які надсилаються від імені сектору на адресу інших управлінь, відділів, секторів, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.

 

Завідувач сектору доступу
до публічної інформації та
розгляду звернень громадян

М. В. Височанська

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України
18 березня 2019 року N 433

ПОЛОЖЕННЯ
про сектор контролю за виконанням доручень органів державної влади департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів

1. Загальні положення

1.1. Сектор контролю за виконанням доручень органів державної влади у складі департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (далі - сектор) є структурним підрозділом апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (Положення N 240), а також цим Положенням.

1.3. Чисельність сектору визначається відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.4. Співробітники сектору здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

2. Завдання та функції сектору

2.1. Основними завданнями сектору є:

проведення моніторингу за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, протоколами нарад під головуванням Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, Міністра Кабінету Міністрів, листами Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України, депутатських фракцій Верховної Ради України, зверненнями та запитами народних депутатів України та інших центральних органів виконавчої влади, щодо яких встановлено строки їх виконання;

підготовка інформаційних, довідкових та аналітичних матеріалів керівництву Мінекономрозвитку про стан виконавської дисципліни.

2.2. Сектор відповідно до покладених на нього завдань:

в установленому порядку здійснює облік завдань, які перебувають на контролі;

проводить щоденний випереджувальний моніторинг за термінами і станом виконання доручень за наданими структурними підрозділами з контролю Секретаріату Кабінету Міністрів України та Секретаріату Прем'єр-міністра України матеріалами;

створює та узагальнює інформаційні файли документів (завдань), які перебувають на контролі в Секретаріаті Кабінету Міністрів України та визначені протокольними рішеннями засідань Уряду;

здійснює контроль стану виконання документів з грифом "для службового користування";

готує та узагальнює інформаційні матеріали для розміщення на внутрішньому веб-сайті Мінекономрозвитку в рубриці "Актуальна інформація" та у підрубриці "Контроль виконання завдань";

контролює стан виконавської дисципліни за даними автоматизованої системи електронної взаємодії Мінекономрозвитку "АСКОД": визначення рівня контролю (особливий СКМУ, особливий контроль, контроль керівництва), контрольного терміну виконання для своєчасного виконання завдань;

щоквартально готує та надає інформацію Раді національної безпеки і оборони України та Кабінету Міністрів України про стан виконання завдань, доведених Мінекономрозвитку рішеннями Ради національної безпеки і оборони України;

готує інформаційні та аналітичні матеріали до звітів про стан виконавської дисципліни;

готує та надає інформацію керівництву Мінекономрозвитку до засідань Кабінету Міністрів України та апаратних нарад про стан виконання доручень, які знаходяться на контролі в Секретаріаті Кабінету Міністрів України (за потребою);

взаємодіє із структурними підрозділами з контролю Секретаріату Кабінету Міністрів України, Прем'єр-міністра України та підрозділами з контролю інших центральних органів виконавчої влади та місцевих державних адміністрацій;

надає структурним підрозділам Мінекономрозвитку необхідну методичну та консультативну допомогу з питань виконавської дисципліни;

розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю та поліпшення виконавської дисципліни в структурних підрозділах Мінекономрозвитку.

3. Права сектору

Сектор для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:

отримувати інформацію, документи і матеріали від структурних підрозділів Мінекономрозвитку, зокрема:

- щодо стану виконання завдань, які перебувають на контролі;

- про причини несвоєчасного виконання доручень, які знаходяться на контролі та вжиті заходи щодо їх усунення;

- про закриття та зняття з контролю документів;

ініціювати скликання нарад, утворення робочих груп з питань, що належать до його компетенції;

за дорученням керівництва департаменту брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції сектору.

4. Керівництво сектору

4.1. Сектор очолює завідувач сектору контролю за виконанням доручень органів державної влади (далі - завідувач сектору), якого в установленому порядку призначає на посаду і звільняє з посади державний секретар Мінекономрозвитку.

4.2. Завідувач сектору повинен мати ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років та вільно володіти державного мовою.

4.3. Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований директору департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (далі - директор департаменту).

4.4. Завідувач сектору:

здійснює керівництво роботою сектору та несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку, несе відповідальність за стан виконавської дисципліни у секторі;

візує доповідні та службові записки, інформаційно-аналітичні матеріали та інші документи для подання керівництву Мінекономрозвитку та директору департаменту або направлення іншим самостійним структурним підрозділам Мінекономрозвитку;

співпрацює із структурним підрозділом контролю Секретаріату Кабінету Міністрів України, службою контролю Прем'єр-міністра України, підрозділами з контролю органів державної влади;

розробляє і здійснює заходи щодо організації та підвищення ефективності роботи сектору;

забезпечує підготовку інформаційних матеріалів з питань виконавської дисципліни керівництву Мінекономрозвитку до засідань Кабінету Міністрів України, колегії Міністерства та апаратних нарад;

доповідає директору департаменту про завдання, які подаються для розгляду на черговому засіданні Кабінету Міністрів України як невиконані, а також про причини невиконання та вжиті заходи щодо забезпечення своєчасного виконання таких завдань;

надає необхідну методичну, консультативну допомогу щодо поліпшення роботи з контролю за виконанням документів;

контролює додержання співробітниками сектору правил внутрішнього службового розпорядку;

за дорученням керівництва Мінекономрозвитку, директора департаменту здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях з питань, що належать до компетенції сектору;

визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки державних службовців та працівників сектору, підписує посадові інструкції працівників сектору;

організовує разом з департаментом персоналу роботу у секторі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації;

погоджує заяви про переведення, стажування, звільнення державних службовців та працівників сектору, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

погоджує подання, підготовлене департаментом персоналу, про присвоєння чергового рангу державним службовцям які знаходяться у його безпосередньому підпорядкуванні;

здійснює в установленому порядку оцінювання результатів службової діяльності державних службовців сектору.

4.5. Завідувач сектору має право підпису документів з питань, що належать до компетенції сектору, які надсилаються від імені сектору на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономрозвитку, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.

 

Завідувач сектору контролю
за виконанням доручень
органів державної влади

О. А. Паюн




 
 
Copyright © 2003-2019 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали