КИЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від 07.06.2017 р. N 310

Про затвердження Порядку укладання договорів від імені Київської обласної державної адміністрації

Відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Бюджетного кодексу України, законів України "Про місцеві державні адміністрації", "Про публічні закупівлі" (Закон N 922-VIII):

Затвердити Порядок укладання договорів від імені Київської обласної державної адміністрації, що додається.

 

Голова адміністрації

О. Л. Горган

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження Київської обласної державної адміністрації
07 червня 2017 року N 310

ПОРЯДОК
укладання договорів від імені Київської обласної державної адміністрації

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Бюджетного кодексу України, законів України "Про місцеві державні адміністрації", "Про публічні закупівлі" (Закон N 922-VIII), інших законодавчих та нормативно-правових актів та визначає загальні засади організації підготовки проектів та укладання від імені Київської обласної державної адміністрації (далі - облдержадміністрація) договорів, меморандумів, угод, додаткових угод тощо (далі - договори), їх реєстрації, зберігання та контролю за їх виконанням.

1.2. Дія цього Порядку поширюється на всі правовідносини з укладання договорів від імені облдержадміністрації, які виникають в результаті діяльності облдержадміністрації в межах повноважень, визначених Законом України "Про місцеві державні адміністрації", іншими законодавчими та нормативно-правовими актами.

Порядок є обов'язковим для виконання посадовими особами, які беруть участь у веденні договірної роботи.

1.3. Договірна робота має сприяти:

- виконанню зобов'язань сторін для задоволення потреб облдержадміністрації;

- забезпеченню виконання договірних зобов'язань в усіх сферах діяльності;

- економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів;

- зниженню витрат облдержадміністрації та усуненню причин і умов, що їх спричиняють.

1.4. До договірної роботи належить:

- підготовка договорів та розгляд проектів договорів, що надійшли від іншої сторони (контрагента);

- погодження проектів договорів;

- реєстрація та зберігання укладених договорів;

- контроль за виконанням договорів.

1.5. Договори, додаткові угоди та документи, що є додатками до цих договорів та додаткових угод, укладаються у письмовій формі виключно державною мовою.

1.6. Укладання договорів з питань матеріально-технічного та господарського забезпечення апарату облдержадміністрації здійснюється з урахуванням Положення про облікову політику апарату Київської обласної державної адміністрації.

2. Підготовка проекту договору та його підписання

2.1. Договори від імені облдержадміністрації укладаються головою облдержадміністрації або уповноваженими на це розпорядженням голови облдержадміністрації першим заступником голови, заступником голови, заступником голови - керівником апарату облдержадміністрації, заступником керівника апарату, керівником структурного підрозділу облдержадміністрації.

2.2. Проект договору готується структурним підрозділом облдержадміністрації, структурним підрозділом апарату облдержадміністрації, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору (далі - структурний підрозділ, що супроводжує договір).

Проект договору може розроблятися будь-якою зі сторін, що домовляються, крім випадків, передбачених законодавством.

2.3. Підготовка проекту договору здійснюється структурним підрозділом облдержадміністрації, що супроводжує договір, за наявністю розпорядження голови облдержадміністрації або іншого документа (подання, листа тощо) з резолюцією голови облдержадміністрації (першого заступника голови, заступника голови, заступника голови - керівника апарату адміністрації згідно з розподілом обов'язків), де зазначається про необхідність укладання договору.

2.4. Проект договору має бути завізований:

- керівником структурного підрозділу, що супроводжує договір;

- керівниками інших структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання, що становлять предмет договору;

Проект договору про закупівлю товарів, робіт та послуг за бюджетні кошти також має бути завізований:

- начальником відділу фінансового забезпечення апарату облдержадміністрації;

- головою тендерного комітету.

В обов'язковому порядку за наявності віз зазначених вище посадових осіб проект договору візується начальником управління юридичного забезпечення облдержадміністрації.

Візи проставляються на всіх сторінках примірника договору, що залишається в облдержадміністрації.

2.5. Укладення договорів за результатами проведеної процедури закупівлі за бюджетні кошти здійснюється з урахуванням особливостей, визначених Законом України "Про публічні закупівлі" (Закон N 922-VIII), зокрема з урахуванням таких вимог:

- укладення договорів має бути передбачено річним планом закупівель товарів, робіт та послуг за бюджетні кошти;

- отримання від учасника - переможця процедури закупівлі під час укладення договору копії дозволу або ліцензії на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання такого дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законодавством;

- умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції за результатами аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі або ціни пропозиції учасника у разі застосування переговорної процедури.

2.6. Порядок укладення договорів, на які не поширюється дія законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти:

- укладення кожного договору без проведення процедури державної закупівлі можливе лише у випадках, передбачених чинним законодавством;

- під час укладення договору структурний підрозділ, що супроводжує договір, виконує роботи щодо аналізу та первинного погодження з можливими виконавцями - суб'єктами господарювання одержаного проекту договору, а саме:

- перевіряє наявність відповідних ліцензій, патентів, інших документів дозвільного характеру, необхідних для реалізації товару, надання робіт, послуг;

- здійснює перевірку договірних документів на їх відповідність актам законодавства;

- аналізує та готує висновки щодо прийнятності для облдержадміністрації вартості за договором;

- отримує витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

- отримує від контрагента ксерокопії наказу про призначення на посаду уповноваженої особи, яка підписуватиме договір з боку контрагента, або довіреність на уповноважену особу, якщо такі повноваження не визначені статутом (порядком), документів дозвільного характеру, витяг із статуту (порядку). Вищезазначені документи мають бути засвідчені у встановленому законодавством порядку.

2.7. Вартість договору погоджується сторонами до його підписання. Облдержадміністрація має право укладати договори, де вона є платником, лише за наявності відповідного бюджетного призначення.

У договорах про закупівлю товарів, робіт і послуг за бюджетні кошти попередня оплата може передбачатись відповідно до належним чином оформленого рішення головного розпорядника бюджетних коштів лише у випадках, визначених законодавством.

2.8. У разі відсутності зауважень проект договору візується та подається на підпис голові облдержадміністрації або уповноваженому на підписання розпорядженням голови облдержадміністрації першому заступнику голови, заступнику голови, заступнику голови - керівнику апарату облдержадміністрації, заступнику керівника апарату, керівнику структурного підрозділу облдержадміністрації.

2.9. Договір повинен містити:

- предмет, об'єкт договору;

- сторони за договором;

- зобов'язання (права та обов'язки сторін) за договором;

- ціну за договором;

- строк дії договору;

- способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава);

- порядок здійснення розрахунків за договором;

- термін виконання за договором;

- відповідальність за договором;

- обставини непереборної сили;

- інші істотні умови договору.

2.10. Розбіжності, що виникають між сторонами під час укладання договору, розглядаються структурним підрозділом, який супроводжує договір, із залученням, у разі необхідності, відповідних структурних підрозділів облдержадміністрації та/або голови облдержадміністрації (першого заступника голови, заступника голови, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації згідно з розподілом обов'язків).

2.11. У разі наявності додатків до договору їх повні назви мають бути зазначені у договорі.

Додатки до договорів візуються структурним підрозділом, що супроводжує договір.

Додатки до договорів про закупівлю товарів, робіт та послуг за бюджетні кошти візуються начальником відділу фінансового забезпечення апарату облдержадміністрації та головою тендерного комітету.

2.12. Зміни та доповнення до договорів візуються в тому ж порядку, що і самі договори.

2.13. Договір має бути підписаний лише тією уповноваженою особою, прізвище якої зазначено в преамбулі та реквізитах договору. Підписання договорів іншими особами та проставляння риски біля посади уповноваженої особи не допускається.

2.14. Структурний підрозділ, що супроводжує проект договору, координує роботу, пов'язану з укладенням договору.

2.15. У випадку виникнення необхідності внесення за згодою сторін змін до договору проект таких змін готується структурним підрозділом, що супроводжує договір.

2.16. Контроль за своєчасністю підготовки, візування, реєстрації й виконання договорів покладається на структурний підрозділ, що супроводжує договір.

2.17. Управління юридичного забезпечення облдержадміністрації здійснює контроль у частині відповідності вимогам чинного законодавства положень, викладених у проекті договору.

3. Порядок реєстрації та зберігання договорів

3.1. Реєстрацію та зберігання укладених від імені облдержадміністрації договорів, меморандумів, угод, додаткових угод, укладених на виконання повноважень облдержадміністрації, здійснює загальний відділ апарату облдержадміністрації, реєстрацію та зберігання договорів з питань матеріально-технічного та господарського забезпечення, в тому числі договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг згідно із затвердженим кошторисом, - відділ фінансового забезпечення апарату облдержадміністрації.

У відповідному структурному підрозділі керівник даного підрозділу визначає працівника, відповідального за реєстрацію та зберігання зазначених договорів.

3.2. Упродовж одного робочого дня після підписання договору сторонами його оригінальні прошиті примірники з додатками відповідно до кількості сторін подаються до відповідного структурного підрозділу, визначеного в пункті 3.1 цього розділу, для реєстрації. Передачу на реєстрацію примірників договору здійснює структурний підрозділ, що супроводжує договір.

3.3. Для реєстрації у загальному відділі апарату облдержадміністрації разом із примірниками договору необхідно подати:

- документ, в якому зазначається про необхідність укладання договору з резолюцією голови облдержадміністрації (першого заступника голови, заступника голови, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації згідно з розподілом обов'язків);

- витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

- засвідчені у встановленому законодавством порядку копії наказу про призначення на посаду уповноваженої особи, яка підписала договір з боку контрагента або довіреність на уповноважену особу, якщо такі повноваження не визначені статутом (порядком), документів дозвільного характеру, витяг із статуту (порядку).

3.4. Для реєстрації у відділі фінансового забезпечення апарату облдержадміністрації разом із примірниками договору необхідно подати:

- документ, в якому зазначається про необхідність укладання договору з резолюцією голови облдержадміністрації (першого заступника голови, заступника голови, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації згідно з розподілом обов'язків);

- висновок структурного підрозділу, що супроводжує договір, щодо прийнятності для облдержадміністрації вартості за договором;

- витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

- засвідчені у встановленому законодавством порядку копії наказу про призначення на посаду уповноваженої особи, яка підписала договір з боку контрагента або довіреність на уповноважену особу, якщо такі повноваження не визначені статутом (порядком), документів дозвільного характеру, витяг із статуту (порядку).

3.5. Відповідний структурний підрозділ, визначений в пункті 3.1 цього розділу, здійснює реєстрацію договору в окремому журналі обліку договорів за формою, що додається. Реєстрація договору здійснюється шляхом проставлення на першій сторінці всіх примірників договору номера згідно з журналом обліку договорів та внесення відомостей про договір до зазначеного журналу.

У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації облдержадміністрації ставиться через дріб.

3.6. Один примірник договору з документами, зазначеними у пунктах 3.3, 3.4 цього розділу, після реєстрації залишається для зберігання у структурному підрозділі, визначеному у пункті 3.1 цього розділу.

Інші примірники договору повертаються структурному підрозділові, який подав його на реєстрацію, для передачі контрагентам, що фіксується зазначеним структурним підрозділом у журналі прийому-передачі догорів контрагентам, або для надсилання контрагентам поштою.

3.7. Договори, які підлягають нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації, посвідчуються та/або реєструються у встановленому законом порядку.

Відповідальність за своєчасністю подання договору, який підлягає нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації, для посвідчення та/або реєстрації покладається на структурний підрозділ, що супроводжує договір.

Нотаріально посвідчені договори або їх копії реєструються відповідно до пункту 3.1 цього Порядку.

4. Відповідальність за ведення договірної роботи

4.1. Відповідальність за ведення договірної роботи, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів покладається на структурний підрозділ, що супроводжує договір.

 

Заступник голови -
керівник апарату адміністрації

В. А. Кучер

 

Додаток
до Порядку укладання договорів від імені Київської обласної державної адміністрації

Форма

Журнал реєстрації договорів

N
договору

Дата укладання договору

Дата реєстрації договору

Предмет договору

Найменування контрагента за договором

Сума договору

Строк виконання зобов'язань договору

Ким підготовлений

Кількість сторінок

Назви додатків

Нотаріальне посвідчення

Державна реєстрація

Інформація про передачу примірників договору (крім того, що залишається для зберігання) іншому структурному підрозділу

Посада, прізвище, ініціали особи, яка отримала примірники договору

Дата, підпис особи, яка отримала примірники договору

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали