МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

14.11.2011

м. Київ

N 3319/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
15 листопада 2011 р. за N 1299/20037

Про затвердження Порядку ведення архіву реєстраційних справ

Відповідно до частини четвертої статті 14 Закону України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень"

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення архіву реєстраційних справ, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О. В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О. В.

4. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2012 року.

 

Міністр

О. Лавринович

ПОГОДЖЕНО:

 

Перший заступник Голови
Державної реєстраційної
служби України

І. І. Завальна

В. о. Голови Державної
архівної служби України

В. М. Воронін

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
14.11.2011 N 3319/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
15 листопада 2011 р. за N 1299/20037

ПОРЯДОК
ведення архіву реєстраційних справ

I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає процедуру передавання та зберігання закритих реєстраційних справ щодо об'єктів нерухомого майна, що утворилися в результаті діяльності органів державної реєстрації прав, до архіву реєстраційних справ (далі - архів).

1.2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному у Законах України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень", "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та інших нормативно-правових актах.

1.3. Архіви є складовими частинами архівних підрозділів головних управлінь юстиції в містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції (далі - управління юстиції).

II. Оформлення реєстраційних справ

2.1. Реєстраційна справа має бути сформована з дотриманням вимог, встановлених законодавством.

2.2. Оформлення реєстраційної справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

2.3. З метою забезпечення порядку розташування документів у реєстраційній справі всі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Якщо справа перевищує 250 аркушів, вона поділяється на томи.

2.4. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. Реєстраційна справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

2.5. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи здійснюється перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

2.6. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1 а, 10 б тощо).

2.7. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою (додаток 1) і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

2.8. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено попередньо без внутрішнього опису, бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

2.9. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші за встановленою формою (додаток 2) і вміщується наприкінці реєстраційної справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на звороті останнього чистого аркуша.

2.10. У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у реєстраційній справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

2.11. Реєстраційні справи оправляються в тверду обкладинку.

2.12. Під час оправлення документів реєстраційної справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

2.13. Обкладинка реєстраційної справи оформляється за встановленою формою (додаток 3).

2.14. Перед передаванням реєстраційних справ до архіву в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості. З реєстраційної справи вилучаються документи, що не належать до неї.

2.15. На обкладинках реєстраційних справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів (дата заведення і дата закінчення справи).

Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

На обкладинці справи проставляються за погодженням з архівом номер опису та номер архівного фонду.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення в реєстраційну справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку реєстраційної справи.

III. Порядок передавання реєстраційних справ до архіву

3.1. Після спливу п'яти років після закриття реєстраційної справи державний реєстратор прав на нерухоме майно (далі - державний реєстратор) передає її на зберігання до архіву для наступного зберігання та користування.

3.2. Прийом реєстраційних справ здійснюється особою, відповідальною за архів, у присутності державного реєстратора, який їх здає.

3.3. Під час прийому архівних документів працівник архіву здійснює перевірку правильності оформлення реєстраційних справ та групування документів у них.

3.4. Передавання реєстраційних справ до архіву здійснюється за окремими описами справ, що оформлюються за встановленими формами (додатки 4 та 5).

До опису реєстраційних справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про реєстраційні справи, які увійшли до опису, коротко характеризуються зміст і повнота документів у реєстраційних справах; висвітлюються особливості формування і описання реєстраційних справ, їх систематизації в описі.

Передмова підписується укладачем опису та особою, відповідальною за архів управління юстиції.

IV. Облік, забезпечення збереженості та користування документами архіву

Ведення обліку документів, порядок забезпечення збереженості, користування документами архіву ведеться відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами).

В архівах, де зберігається велика кількість справ, якими інтенсивно користуються, можуть складатися довідкові картотеки і каталоги.

Реєстраційні справи розміщуються в окремому архівосховищі на стелажах.

 

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади

О. В. Зеркаль

 

Додаток 1
до Порядку ведення архіву реєстраційних справ

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи N ________

N
з/п

Індекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номери аркушів справи

Примітка

1

2

3

4

5

6

Разом _________ документів
                                                                                       (цифрами і словами)

Кількість аркушів внутрішнього опису ____
                                                                                                                                                   (цифрами і словами)

Посада особи, яка склала
внутрішній опис документів
справи

Дата

 
Підпис

 
Розшифровка підпису

Формат А4 (210 х 297)

 

Додаток 2
до Порядку ведення архіву реєстраційних справ

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N ____

У справі підшито (вкладено) і пронумеровано _________
_____ аркушів,
                                                                           (цифрами і словами)

у тому числі: літерні аркуші ___________

пропущені номери аркушів ___ + аркушів

внутрішнього опису _____.

Особливості фізичного стану та формування справи

Номери аркушів

1

2

Посада особи, яка склала
засвідчувальний напис

Дата

 
Підпис

 
Розшифровка підпису

Формат А4 (210 х 297)

 

Додаток 3
до Порядку ведення архіву реєстраційних справ

  

 

Додаток 4
до Порядку ведення архіву реєстраційних справ

Управління юстиції
 

Фонд N _________
ОПИС N _______

 

Реєстраційних справ
постійного зберігання
за _________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник управління юстиції

Підпис         Розшифровка підпису
Дата

Печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду

N
з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

6

У цей розділ опису внесено ___ справ з N ______
                                                                                                (цифрами і словами)

до N __________, у тому числі:
літерні номери _________;
пропущені номери ______

Посада особи, яка склала опис

Дата

Підпис

Розшифровка підпису

Особа, відповідальна за архів

Дата

Підпис

Розшифровка підпису

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕПК державного архіву
від ___________ N _____

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК управління юстиції
від ___________ N _____

Формат А4 (210 х 297)

 

Додаток 5
до Порядку ведення архіву реєстраційних справ

__
                                                                         (найменування державної архівної установи*)

__
                                                                                                   (назва фонду)

Фонд N __

ОПИС N ___________

__
                                                                                                  (назва опису)

Крайні дати справ ______

Формат А4 (210 х 297)


* Заповнюється в державній архівній установі.

 




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали