МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 14 листопада 2011 року N 1025/0/16-11

Про затвердження Порядку ведення договірної роботи в Міністерстві культури України

З метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи, реєстрації та забезпечення збереження договорів, що укладаються від імені Міністерства, наказую:

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві культури України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам департаментів та самостійних структурних підрозділів центрального апарату Міністерства організувати ведення договірної роботи відповідно до Порядку.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Губіну О. О.

 

Міністр

М. А. Кулиняк

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства культури України
14.11.2011 N 1025/0/16-11

ПОРЯДОК
ведення договірної роботи в Міністерстві культури України

1. Загальні положення

1.1. Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві культури України (далі - Порядок) визначає загальні засади організації роботи із укладання, виконання договорів та контролю за їх виконанням, реєстрації, зберігання та ведення реєстру договорів в Міністерстві культури України (далі - Мінкультури).

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - законодавство про державні закупівлі), Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, інших законодавчих та нормативно-правових актів.

2. Розробка та опрацювання проектів договорів

2.1. Проект договору готується ініціативним структурним підрозділом.

У разі отримання проекту договору від іншої сторони ініціативний структурний підрозділ розглядає умови проекту договору, його економічну ефективність та доцільність.

Ініціативний структурний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору (контракту), копій статутних документів сторони договору та здійснює підготовку проекту договору разом з техніко-економічним обґрунтуванням, у якому мають бути відображені підстави необхідності укладення та істотні умови договору.

Під час укладання договору ініціативний структурний підрозділ перевіряє наявність у виконавця за договором відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, здійснення робіт, надання послуг.

2.2. Договір вважається укладеним, коли між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами.

Істотними умовами договору є ті, які визначені такими за законодавством або необхідні для договорів цього виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:

найменування сторін;

дата і місце його укладання;

предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, соціальним, економічним та іншим вимогам);

права та обов'язки сторін за договором;

відповідальність сторін;

способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава);

строк дії договору;

порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

форс-мажорні обставини;

порядок врегулювання спорів;

місцезнаходження сторін.

Договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать чинному законодавству.

2.3. Невід'ємною частиною представленого для розгляду проекту договору можуть бути:

специфікація;

протокол про договірну ціну та калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

графік виконання робіт;

технічні вимоги (у разі потреби);

інша документація, що є підставою підписання договору чи визнається сторонами договору його невід'ємною складовою.

2.4. До проекту договору також додаються такі документи:

копія свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності, юридичної особи, витяг із Статуту щодо юридичного статусу підприємства та його місцезнаходження;

копія свідоцтва про реєстрацію платника податку та копія довідки про платника податку на додану вартість;

довідка від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок, із зазначенням банківських реквізитів (поточний рахунок; МФО; код ЄДРПОУ).

2.5. Ініціативний структурний підрозділ обов'язково здійснює погодження проекту договору з фінансово-економічною службою, бухгалтерією, юридичною службою та підрозділом, відповідальним за формування Річного плану закупівель Мінкультури України.

За умови укладання договору Міністерством ініціативний структурний підрозділ також погоджує проект договору з структурним підрозділом, відповідальним за протидію корупції та контрольно-ревізійної роботи.

У разі необхідності такий проект договору погоджується іншими заінтересованими структурними підрозділами Мінкультури України.

Фінансово-економічна служба та бухгалтерія перевіряє проект договору на відповідність плану закупівель та кошторисним призначенням, порядок розрахунків (попередня оплата, за фактом постачання), реквізити замовника, наявність (відсутність) штрафних санкцій за невиконання умов договору.

Юридична служба, за наявності погодження керівників заінтересованих структурних підрозділів, здійснює правову оцінку проекту договору, зокрема його відповідність вимогам чинного законодавства, наявність у договорі (можливих відповідно до предмета договору) способів забезпечення виконання умов договору та визначення в договорі санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору і, у разі відсутності зауважень, погоджує проект договору.

Структурний підрозділ, відповідальний за протидію корупції та контрольно-ревізійну роботу, перевіряє проект договору та наданий пакет документів, що є невід'ємною частиною договору, на дотримання вимог актів законодавства в частині закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти.

2.6. Термін розгляду проекту договору з усіма додатками в кожному підрозділі не може перевищувати 2 робочих дня.

2.7. У разі виявлення у проекті договору помилок та інших недоліків, що вимагають додаткового опрацювання, проект договору повертається ініціативному структурному підрозділу на доопрацювання.

2.8. Зміни до договору можуть здійснюватися шляхом укладення додаткових договорів як за ініціативою Мінкультури України, так і другої сторони за договором. Погодження та підписання додаткового договору здійснюється в тому самому порядку, що й основного договору.

2.9. Для виконання договору, умовами про предмет якого є роботи чи спеціальні послуги, строк дії виконання яких перевищує один фінансовий рік, щороку після затвердження кошторису (фінансового плану) оформляється додатковий договір. У межах додаткового договору можуть уточнюватися обсяги робіт, терміни його виконання, порядок фінансування тощо.

2.10. Особливість укладання договорів за результатами проведеної процедури закупівлі за державні кошти.

2.10.1. Річний план закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, який затверджується відповідно до законодавства про державні закупівлі, є базовим планом щодо укладання договорів в Мінкультури України та затверджується головою тендерного комітету.

2.10.2. Якщо однією зі складових тендерної документації є основні умови, то вони обов'язково повинні бути включені до проекту договору про закупівлю.

2.10.3. Проект договору попередньо, перед проведенням процедури закупівлі, візується (кожна сторінка) відповідальним структурним підрозділом Мінкультури України щодо укладення Договору (далі - відповідальний виконавець) і передається на розгляд та візування до структурного підрозділу Мінкультури України, відповідального за фінансування цього договору, юридичної служби Міністерства та інших заінтересованих структурних підрозділів Мінкультури України.

2.10.4. Після проведення процедури закупівлі, визначення переможця та підписання виконавцем - суб'єктом господарювання двох примірників договору, останні передаються відповідальному виконавцеві для подання на підпис керівництву Міністерства.

2.11. Керівники ініціативних структурних підрозділів Мінкультури України, що здійснюють погодження проекту договору, зобов'язані забезпечити:

- реєстрацію в журналі реєстрації вхідної кореспонденції всієї документації стосовно проекту договору, що надходить на погодження;

- погодження або підготовку та надання зауважень до проекту договору впродовж двох робочих днів.

3. Укладення, реєстрація, контроль за виконанням та зберіганням договору

3.1. Проект договору, погоджений із дотриманням встановленої цим Порядком процедури, подається на підпис Міністру або його заступнику, який має право на укладення відповідних договорів відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Примірники договорів, які складено на двох і більше аркушах, прошнуровуються і скріплюються печаткою.

3.2. Оригінали укладеного договору ініціативний структурний підрозділ реєструє в журналі обліку договорів за формою згідно із додатком та присвоює йому дату і номер реєстрації на всіх його примірниках, що має складатися з цифр порядкового номеру, індексу за діловодством та числа поточного року. Наприклад: "Договір N 1/11/2011".

У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації Мінкультури України ставиться через дріб.

Реєстр договорів передбачає такі розділи:

1) порядковий номер;

2) дата реєстрації договору;

3) реєстраційний номер договору;

4) найменування контрагента договору;

5) код за ЄДРПОУ контрагента за договором;

5) предмет договору;

6) сума зобов'язання за договором;

7) термін дії договору;

8) код програмної класифікації видатків (КПКВ), за яким здійснюється фінансова операція;

9) код економічної класифікації видатків (КЕКВ), за яким здійснюються видатки;

10) примітка - додаткова інформація щодо виконання договору, його доповнення чи пролонгації, дебіторської чи кредиторської заборгованості тощо.

Реєстр договорів ведеться у формі журналу, який прошнуровано, пронумеровано та скріплено печаткою.

3.3. Після присвоєння договору з господарських питань відповідного номера ініціативний структурний підрозділ один примірник договору (з візами посадових осіб Мінкультури України) передає для зберігання до бухгалтерії, яка з метою ведення контролю за виконанням умов договору може вести свій журнал обліку договорів, інший примірник оригіналу договору - іншій стороні по договору.

Оригінал договору на реалізацію соціально-творчого замовлення (з візами посадових осіб Мінкультури України) після присвоєння відповідного номеру зберігається в ініціативному структурному підрозділі, інший примірник оригіналу договору передається іншій стороні по договору.

Облік договорів має забезпечити створення документальної бази для аналізу причин невиконання договірних зобов'язань, розробки заходів щодо запобігання та усунення цих причин, а також можливість статистичної звітності про виконання договорів, сприяти правильному розгляду претензій та позовів контрагентів. Справа договору - це зібраний в окремій папці комплект документів, що стосуються конкретного договору.

Документація, що є підставою підписання договору за результатами здійснення процедури закупівлі товарів, робіт та послуг, зберігається в підрозділі, відповідальному за формування Річного плану закупівель.

3.4. Супроводження договору та контроль за його виконанням (у тому числі за термінами виконання та нарахуванням бухгалтерією штрафних санкцій за порушення умов договору) здійснюється ініціативним структурним підрозділом.

У разі необхідності ініціативний структурний підрозділ готує матеріали для пред'явлення претензій до сторони, якою було порушено умови договору та звертається до юридичної служби для правової експертизи проекту претензії або для звернення до суду з дотриманням встановленого порядку ведення претензійно-позовної роботи в Мінкультури України.

3.5. Своєчасна та повна оплата договору, нарахування штрафних санкцій забезпечується фінансово-економічною службою та бухгалтерією. У разі затримки бюджетного фінансування фінансово-економічна служба та бухгалтерія письмово доводить до відома керівника Мінкультури України інформацію про загрозу порушення виконання договірних зобов'язань.

3.6. Додаткові угоди про внесення змін та доповнень до укладених договорів реєструються з присвоєнням номерів раніше зареєстрованих договорів та через дріб порядкового номера такої додаткової угоди.

4. Відповідальність за ведення договірної роботи

4.1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів (відповідність обсягу робіт, що виконуються, фактично виконаним роботам та державним будівельним нормам тощо), за правильність визначення форм оплати покладається на керівника ініціативного структурного підрозділу, що супроводжує договір з моменту підготовки проекту договору до повного його виконання.

4.2. Ініціативний структурний підрозділ забезпечує належне виконання договору Мінкультури України та контроль за виконанням договору іншою стороною, а також достовірність складання актів передавання-приймання отриманих товарів (робіт, послуг), що передбачає:

1) підтримку контактів зі стороною, доведення до її відома нормативних та інших документів Мінкультури України з питань, що стосуються укладеного договору;

2) отримання від іншої сторони звітних матеріалів щодо договору та перевірку їх відповідності укладеному договору і відповідним законодавчим та нормативно-правовим актам;

3) здійснення контролю за термінами виконання договору та за термінами передачі до Мінкультури України звітних матеріалів відповідно до договору;

4) у разі поетапного виконання умов договору - участь у складанні акта передавання-приймання кожного етапу виконання договору, проведення аналізу виконаної впродовж етапу роботи і, у разі необхідності, підготовку висновків про недоцільність її продовження;

5) підготовка та надання іншій стороні інформації, необхідної для виконання умов договору;

6) підготовка та надання на вимогу керівництва Міністерства інформації щодо стану виконання умов договору;

7) проведення оцінки результатів виконаного договору;

8) ведення обліку договорів;

9) ведення справи кожного договору.

5. Фінансування та розрахунки за договором

5.1. Фінансування договорів здійснюється за рахунок коштів Державного бюджету України, розпорядником яких є Мінкультури України.

5.2. Підставою для фінансування договору є укладений договір.

5.3. Фінансування договору здійснюється на умовах, визначених у відповідному договорі за такими схемами:

1) попередня оплата у випадках, визначених законодавством;

2) оплата за результатами виконання договору;

3) поетапна оплата за результатами виконання окремих етапів, передбачених календарним планом, з можливим частковим авансуванням або без такого.

Конкретна схема фінансування визначається в договорі, враховуючи вимоги чинного законодавства.

5.4. Датою виконання зобов'язань за договором є дата підписання (затвердження) керівником Міністерства акта передавання-приймання за договором, якщо інше не передбачено договором.

 

Начальник управління
правового забезпечення

Л. В. Петасюк

 

Додаток
до Порядку ведення договірної роботи в Міністерстві культури України,
затвердженого наказом Міністерства культури України
14.11.2011 N 1025/0/16-11

Порядковий номер договору

Дата реєстрації договору

Найменування контрагента договору та код ЄДРПОУ

Предмет договору

Сума зобов'язання за договором

Термін дії договору

Код програмної класифікації видатків (КПКВ), за яким здійснюється фінансова операція

Код економічної класифікації видатків (КЕКВ), за яким здійснюються видатки

Примітка

 




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали